As políticas de despesas são uma das ferramentas mais eficazes para controlar os gastos da empresa e garantir a conformidade. Uma política bem estruturada informa aos funcionários o que eles podem gastar, quanto e em que condições .

Factorial permite que você crie políticas de gastos flexíveis personalizando:

• Categorias e subcategorias (por exemplo, refeições, viagens, hospedagem).
• Formulários de despesas (campos a serem preenchidos pelos funcionários).
• Regras de política baseadas em:
  • Categoria
  • Quantia
  • Moeda
  • Prazo (por despesa, diário, semanal, mensal, anual)
  • Requisitos de descrição
  • Funcionários afetados (por equipe, projeto, centro de custo, local ou indivíduo)

Etapa 1: definir categorias e subcategorias

Comece com uma lista clara de categorias que reflitam como sua empresa costuma gastar. Exemplos comuns:

• Refeições
• Viagens (voos, trens, táxis, quilometragem)
• Alojamento
• Material de escritório
• Assinaturas / Software
• Representação (Entretenimento para clientes, Presentes)

Etapa 2: personalizar formulários de despesas

Factorial permite adicionar ou remover campos que os funcionários devem preencher ao enviar uma despesa.

Etapa 3: Defina regras de gastos

Para cada categoria, decida:

• Valor máximo (por despesa ou por dia).
• Moeda (se os funcionários trabalham em diferentes regiões).
• Período (diário, mensal, anual).
• Requisitos de descrição (por exemplo, justificativa obrigatória para refeições do cliente).
• Público-alvo (funcionários, equipes ou escritórios).

Etapa 4: Exemplos de políticas que você pode usar

Aqui estão 3 políticas comuns adotadas pela maioria das empresas. Você pode copiá-las e ajustar os valores às suas necessidades:

1. Refeições
   • Categoria: Refeições
   • Limite: 25 EUR por dia
   • Funcionários: Todos os funcionários
   • Observações: Recibo obrigatório, a descrição deve incluir o propósito comercial
2. Viagem - Táxi
   • Categoria: Viagem → Táxi
   • Limite: 50 EUR por viagem
   • Funcionários: Todos os funcionários que viajam a negócios
   • Observações: Permitido somente se não houver transporte público disponível ou se a viagem for noturna.
3. Viagem - Hospedagem
   • Categoria: Viagem → Hospedagem
   • Limite: 150 EUR por noite
   • Funcionários: Todos os funcionários que viajam para o exterior
   • Observações: Hotéis padrão, não estadias de luxo ou resort

Etapa 5: Teste e comunique suas políticas

1. Piloto com uma equipe antes de implementar em toda a empresa.
2. Comunique-se claramente : compartilhe as políticas em seu manual interno ou no Slack/Teams.
3. Gerentes de trem : eles são a primeira linha de aprovação.
4. Revise regularmente : pelo menos uma vez por ano, atualize as políticas para inflação, novos mercados ou mudanças nos negócios.

Dicas das melhores equipes financeiras

• Mantenha as políticas simples e fáceis de lembrar (por exemplo, “limite de refeição diária de 25 EUR”).
• Use políticas diferentes por equipe, se necessário (Vendas pode precisar de limites de representação maiores que TI).
• Inclua políticas de diárias ou quilometragem se os funcionários viajarem com frequência.
• Vincule cada política a um fluxo de aprovação claro (consulte: Configurar fluxos de aprovação ).
• Acompanhe o uso com relatórios/exportações para ver se os limites são realistas.