Le policy di spesa sono uno degli strumenti più efficaci per controllare le spese aziendali e garantirne la conformità. Una policy ben strutturata indica ai dipendenti cosa possono spendere, quanto e a quali condizioni .
Factorial consente di creare politiche di spesa flessibili personalizzando:
- Categorie e sottocategorie (ad esempio Pasti, Viaggi, Alloggi).
- Moduli di spesa (campi da compilare a cura dei dipendenti).
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Regole di policy basate su:
- Categoria
- Quantità
- Valuta
- Intervallo di tempo (per spesa, giornaliero, settimanale, mensile, annuale)
- Requisiti di descrizione
- Dipendenti interessati (per team, progetto, centro di costo, sede o individuo)
Perché la struttura è importante
- Equità : tutti i dipendenti sanno che valgono le stesse regole.
- Chiarezza : riduce i rapporti con la finanza e le spese rifiutate.
- Conformità : garantisce l'allineamento con i requisiti fiscali, legali e di revisione contabile.
- Efficienza : consente di risparmiare tempo a dipendenti, responsabili dell'approvazione e team finanziari.
Passaggio 1: definire categorie e sottocategorie
Inizia con un elenco chiaro di categorie che riflettano le spese abituali della tua azienda. Esempi comuni:
- Pasti
- Viaggi (voli, treni, taxi, chilometraggio)
- Alloggio
- Forniture per ufficio
- Abbonamenti / Software
- Rappresentanza (intrattenimento clienti, regali)
Suggerimento : utilizzare le sottocategorie quando i limiti differiscono all'interno di una categoria più ampia. Esempio:
- Categoria: Viaggi
- Sottocategoria: Volo
- Sottocategoria: Treno
- Sottocategoria: Taxi
Passaggio 2: personalizzare i moduli di spesa
Factorial consente di aggiungere o rimuovere i campi che i dipendenti devono compilare quando inviano una spesa.
Esempi di campi utili:
- Progetto / Centro di costo
- Nome del cliente
- Giustificazione aziendale
- Numero di partecipanti (per pasti o intrattenimento)
Fase 3: definire le regole di spesa
Per ogni categoria, decidi:
- Importo massimo (per spesa o al giorno).
- Valuta (se i dipendenti lavorano in più regioni).
- Intervallo di tempo (giornaliero, mensile, annuale).
- Requisiti descrittivi (ad esempio giustificazione obbligatoria per i pasti dei clienti).
- Pubblico di destinazione (dipendenti, team o uffici).
Passaggio 4: Esempi di policy che puoi utilizzare
Ecco 3 policy comuni adottate dalla maggior parte delle aziende. Puoi copiarle e adattarne i valori alle tue esigenze:
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Pasti
- Categoria: Pasti
- Limite: 25 EUR al giorno
- Dipendenti: Tutti i dipendenti
- Note: è richiesta la ricevuta, la descrizione deve includere lo scopo commerciale
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Viaggi - Taxi
- Categoria: Viaggi → Taxi
- Limite: 50 EUR per viaggio
- Dipendenti: tutti i dipendenti che viaggiano per lavoro
- Note: Consentito solo se non sono disponibili mezzi pubblici o se si viaggia a tarda notte
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Viaggio - Alloggio
- Categoria: Viaggi → Alloggi
- Limite: 150 EUR a notte
- Dipendenti: tutti i dipendenti che viaggiano all'estero
- Note: Hotel standard, non soggiorni di lusso o resort
Fase 5: testare e comunicare le proprie politiche
- Eseguire un test con un team prima di estenderlo a tutta l'azienda.
- Comunicare in modo chiaro : condividere le policy nel manuale interno o su Slack/Teams.
- Capitreno : sono la prima linea di approvazione.
- Revisione regolare : almeno una volta all'anno, aggiornare le politiche in base all'inflazione, ai nuovi mercati o ai cambiamenti aziendali.
Suggerimenti dai migliori team finanziari
- Mantenere le politiche semplici e facili da ricordare (ad esempio "limite giornaliero di 25 EUR per pasto").
- Se necessario, utilizzare policy diverse per team (il reparto vendite potrebbe aver bisogno di limiti di rappresentanza più elevati rispetto all'IT).
- Includere politiche di indennità giornaliera o di chilometraggio se i dipendenti viaggiano frequentemente.
- Collega ogni policy a un flusso di approvazione chiaro (vedi: Impostare i flussi di approvazione ).
- Monitorare l'utilizzo con report/esportazioni per verificare se i limiti sono realistici.
Come educare il tuo team sull'uso corretto del modulo