Wie funktionieren Kostenstellen?

Viele Unternehmen nutzen häufig Kostenstellen, um Kosten segmentiert und individuell zu überwachen. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, Gesamtkosten zu verwalten, Ressourcen zuzuweisen und die Rentabilität basierend auf Produkten oder Abteilungen zu bestimmen.

Wie richte ich die Spesengenehmigung richtig ein?

Um die Kostengenehmigung einzurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Installieren Sie die App, indem Sie zu Marktplatz → Apps gehen, scrollen, bis Sie „Kosten“ finden, und auf „App installieren“ klicken.
2. Richten Sie die Genehmigungseinstellungen ein, indem Sie zu Einstellungen > Finanzen > Ausgaben gehen. Hier können Sie eine Genehmigungsgruppe erstellen und festlegen, wer Ausgaben genehmigen oder ablehnen kann. Dabei kann es sich um bestimmte Mitarbeiter handeln oder um Personen mit relativen Rollen wie Managern oder freigestellten Vorgesetzten. Sie können einer Genehmigungsgruppe auch bestimmte Mitarbeiter oder Rollen zuweisen.
3. Im Bereich „Genehmigungsgruppen“ > „Mitarbeiter“ sehen Sie die Mitarbeiter, die dieser Genehmigungsgruppe zugeordnet sind. Sie können Mitarbeiter hinzufügen, indem Sie oben rechts auf das „+“-Symbol klicken.
4. Richten Sie Ihre Ausgaben und Ihr Bankkonto ein. Sobald das Bankkonto erstellt ist, wird die Ansicht der Spesenkontoinformationen angezeigt.
5. Legen Sie Berechtigungen für die Ausgabenverwaltung fest, indem Sie zu Einstellungen > Allgemein > Berechtigungen gehen. Öffnen Sie eine Berechtigungsgruppe und scrollen Sie zu Ausgaben, um alle Berechtigungen zu finden, die Sie für Ausgaben erteilen können.
6. Nur der zugewiesene Genehmiger kann eine Ausgabe genehmigen oder ablehnen. Sie können dies tun, indem Sie auf die drei Punkte (...) der zur Genehmigung ausstehenden Ausgabe klicken und zwischen „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ wählen. Die Ausgaben mehrerer Mitarbeiter können gleichzeitig genehmigt oder abgelehnt werden.

Wie erfolgt der Export von Spesendaten?

Um Daten zu Ausgaben zu exportieren, sollten Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Beginnen Sie damit, die Ausgaben hinzuzufügen und zu genehmigen. Ausgaben können automatisch hinzugefügt werden, indem Sie sie beispielsweise Ihrer Factorial belasten, oder manuell, indem Sie im Abschnitt „Meine Ausgaben“ auf „+Ausgabe hinzufügen“ klicken.
2. Wenn Sie eine Ausgabe hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie ein Dokument beifügen, z. B. ein Foto der Quittung, da dieses für die Genehmigung erforderlich ist.
3. Nachdem die Ausgaben genehmigt wurden, können Sie verschiedene Filter verwenden, um Ihre exportierten Daten zu verfeinern. Sie können beispielsweise nach aktiven Mitarbeitern und Ausgabenarten filtern und bestimmte Datumsbedingungen festlegen, um die im aktuellen Monat generierten Ausgaben anzuzeigen.
4. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, bei der Meldung einer Ausgabe Unterkategorien einzubeziehen und Ausgaben in verschiedenen Währungen zu verwalten.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie die gewünschten Spesendaten effektiv aus dem System exportieren.

Ist es möglich, Kostenstellen in das Spesenformular aufzunehmen?

Absolut! Sie haben die Möglichkeit, Kostenstellen anzulegen und Mitarbeitern zuzuordnen und diese Informationen anschließend für die Verwaltung von Ausgaben zu nutzen.

Warum kann ich die Kostenstelle nicht einsehen?

Wenn Sie die Kostenstelle im Spesendetail nicht sehen können, überprüfen Sie bitte Ihre Berechtigungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zugriffsrechte entsprechend konfiguriert sind, um die Kostenstelleninformationen anzuzeigen.

Was passiert, wenn ich keine Kostenstellen angelegt habe?

Wenn Sie nicht die erforderlichen Kostenstellen erstellt und ihnen keine Mitarbeiter zugewiesen haben, funktioniert diese Funktion nicht ordnungsgemäß. Daher ist es wichtig, die Kostenstellen zu erstellen und zu konfigurieren, bevor Sie diese Funktionalität aktivieren.

Wer hat Zugriff auf die Kostenstellen?

Die Sichtbarkeit von Kostenstellen wird durch die Berechtigungseinstellungen der Kostenstelle im Finanzmodul bestimmt.