¿Cómo funcionan los centros de costes?
Muchas empresas suelen utilizar los centros de costes para monitorear los costes de manera segmentada y personalizada. Brindan a las empresas la capacidad de administrar los costes generales, asignar recursos y determinar la rentabilidad en función de los productos o departamentos.
¿Cómo configurar correctamente la aprobación de gastos?
Para configurar la aprobación de gastos, sigue estos pasos:
- Instala la aplicación dirigiéndose a Marketplace → Aplicaciones, desplazándote hasta encontrar Gastos y haciendo clic en Instalar aplicación.
- Configura los ajustes de aprobación yendo a Configuración > Finanzas > Gastos. Aquí puedes crear un grupo de autorización y definir quién puede aprobar o rechazar los gastos. Estos podrían ser empleados específicos o aquellos con funciones relativas como un manager o supervisor de ausencias. También puedes asignar empleados o roles específicos a un grupo de aprobación.
- En el Grupo de aprobación > Empleados/as, puedes ver los empleados asignados a este grupo de aprobación. Puedes añadir empleados haciendo clic en el ícono "+" en la esquina superior derecha.
- Configura tus Gastos y Cuenta Bancaria. Una vez que se crea la cuenta bancaria, la vista de la información de la cuenta de gastos será visible.
- Establece permisos para la gestión de gastos yendo a Configuración > General > Permisos. Abre un grupo de permisos y desplázate hacía Gastos para encontrar todos los permisos que puedes otorgar para los gastos.
- Solo el aprobador asignado puede aprobar o rechazar un gasto. Puede hacerlo haciendo clic en los tres puntos (...) del gasto pendiente de aprobación y eligiendo entre Aprobar o Rechazar. Los gastos de varios empleados se pueden aprobar o rechazar a la misma vez.
¿Cuál es el proceso para exportar datos de gastos?
Para exportar datos sobre gastos, debes seguir estos pasos:
- Comienza agregando y aprobando los gastos. Los gastos se pueden añadir de forma automática, como pagándolos con tu Tarjeta Factorial, o de forma manual pulsando en "+Añadir gastos" en el apartado "Mis Gastos".
- Al agregar un gasto, asegúrate de adjuntar un documento, como una foto del recibo, ya que será necesario para su aprobación.
- Una vez que se aprueban los gastos, puedes utilizar varios filtros para refinar los datos exportados. Por ejemplo, puedes filtrar por empleados activos, tipos de gastos y establecer condiciones de fecha específicas para ver los gastos generados en el mes en curso.
- Además, tienes la opción de incluir subcategorías al guardar un gasto y administrar los gastos en diferentes monedas.
Siguiendo estos pasos, puedes exportar efectivamente los datos de gastos deseados del sistema.
¿Es posible incluir centros de costes en el formulario de gastos?
¡Absolutamente! Tienes la opción de crear y asignar centros de costes a los empleados y, posteriormente, utilizar esta información para administrar los gastos.
¿Por qué no puedo ver el centro de costes?
Si no puedes ver el centro de costes en los detalles de gastos, verifica tus permisos. Asegúrate de que tus derechos de acceso estén configurados adecuadamente para mostrar la información del centro de costes.
¿Qué pasa si no he creado ningún centro de costes?
Si no has creado los centros de costos necesarios y no les has asignado empleados, esta opción no funcionará correctamente. Por lo tanto, es crucial crear y configurar los centros de costes antes de activar la funcionalidad.
¿Quién tiene acceso para ver los centros de costes?
La visibilidad de los centros de costes está determinada por la configuración de permisos del centro de costes dentro del módulo Finanzas.