Se a sua empresa tem informações de políticas armazenadas como PDFs em Documentos, agora você pode converter arquivos elegíveis em Políticas. Isso torna as informações disponíveis para One, para que os funcionários possam fazer perguntas e obter respostas com base nas políticas da sua empresa.
Visão Geral
Factorial pode detectar PDFs semelhantes a políticas armazenados em Documentos Públicos e sugerir a conversão deles em Políticas.
A detecção é baseada em IA e é conservadora: nada é convertido automaticamente. Um administrador sempre revisa e confirma a conversão antes que uma Política seja criada.
Essa funcionalidade é útil quando:
- As informações da política já estão armazenadas como PDFs em Documentos
- Você quer que os funcionários possam fazer perguntas sobre essas informações para One
- Você quer manter seus documentos existentes enquanto torna seu conteúdo disponível em Políticas
- Você quer evitar recriar manualmente políticas que já existem como documentos
Apenas PDFs armazenados no espaço Público são elegíveis para detecção.
Como usar
Criar uma Política a partir de um novo upload
- No seu menu lateral, vá para Documentos
- Acesse a aba Pública
- Clique em Enviar arquivos e faça o upload de um PDF
- Se Factorial detectar que o arquivo pode conter uma Política, uma sugestão para criar uma Política aparecerá
- Escolha a ação que melhor se adequa às suas necessidades:
- Criar apenas a Política
- Enviar apenas o documento
- Criar a Política e enviar o documento
- Se você criar uma Política, revise o conteúdo convertido e complete as configurações da Política
- Publique a Política
Converter PDFs de políticas existentes
- No seu menu lateral, vá para Documentos
- Acesse a aba Pública
- Procure pelo banner mostrando PDFs que Factorial detectou como Políticas potenciais
- Clique no banner para revisar os documentos detectados
- Na janela de revisão, selecione um documento
- Revise ou altere a categoria de Política sugerida
- Selecione para quem a Política se Aplica
- Se necessário, habilite um reconhecimento para a Política
- Revise o conteúdo convertido
- Publique a Política
Uma vez publicada, o PDF original permanece em Documentos e está vinculado à nova Política. Ele é nunca excluído.
Importante: Apenas usuários com a permissão Gerenciar Manual da Empresa podem ver o banner exibindo os PDFs detectados como políticas.
Se um documento foi detectado, mas o conteúdo convertido não está correto, revise a versão convertida em relação ao PDF original antes de publicar. Você pode editar o conteúdo convertido conforme necessário antes de criar a Política.
Se você dispensou ou lidou com um documento e não o vê mais nas sugestões, isso é esperado. Documentos que já foram tratados são marcados para que você não seja solicitado a revisá-los novamente.
Se One não consegue responder a uma pergunta de uma Política convertida, certifique-se de que a Política foi criada e publicada com sucesso. Se o problema persistir, entre em contato com a equipe de Suporte.
Dicas e melhores práticas
- Revise o conteúdo convertido antes de publicar. A detecção e conversão por IA ajudam a economizar tempo, mas você deve sempre confirmar que a Política reflete com precisão o documento original.
- Use categorias e públicos claros para as Políticas. Isso ajuda a manter suas Políticas organizadas e garante que as pessoas certas possam acessá-las.
- Mantenha seus documentos originais. O PDF original permanece disponível em Documentos após a conversão, então você não precisa se preocupar em perder o arquivo fonte.
- Use Políticas para informações que os funcionários precisam perguntar. Uma vez convertidos, o conteúdo pode ser lido por One e usado para responder às perguntas dos funcionários.
- Não se preocupe com sugestões repetidas. Documentos que você já tratou são marcados, então Factorial não irá solicitar que você revise o mesmo documento novamente.
- Imagens são convertidas em conteúdo de Política. Isso permite que informações contidas em imagens dentro de documentos suportados sejam incluídas na Política convertida.
FAQ
-
Quais tipos de documentos Factorial pode detectar?
Factorial detecta Políticas potenciais em arquivos PDF armazenados em Documentos Públicos da Empresa. A detecção é baseada em IA e considera informações como o nome do arquivo e, durante a varredura de documentos existentes, parte do conteúdo do arquivo.
-
Os documentos são convertidos automaticamente?
Não. Factorial apenas sugere documentos que podem ser Políticas. Um administrador deve revisar e confirmar a conversão.
-
Quem pode converter um documento em uma Política?
Administradores com a permissão Gerenciar Manual da Empresa podem revisar documentos detectados e convertê-los em Políticas.
-
O que acontece com o PDF original?
O PDF original permanece em Documentos. Ele não é excluído e está vinculado à nova Política.
-
Posso escolher para quem a Política se aplica?
Sim. Você pode definir o público da Política usando Se Aplica a. Todos é selecionado por padrão.
-
Posso exigir que os funcionários reconheçam a Política?
Você pode opcionalmente configurar um reconhecimento ao criar a Política.
-
Posso editar a Política após a conversão?
Sim. O PDF é convertido em conteúdo de Política editável, que você pode revisar e ajustar antes de publicar.
-
O One pode usar Políticas convertidas para responder às perguntas dos funcionários?
Sim. Uma vez que o conteúdo está disponível como uma Política publicada, One pode lê-lo e usá-lo para responder às perguntas dos funcionários.
-
O Factorial sugerirá o mesmo documento novamente?
Não. Documentos que você já tratou são marcados, então você não será solicitado a revisá-los novamente.
-
As imagens em um documento podem ser convertidas em conteúdo de Política?
Sim. Imagens são convertidas em conteúdo de Política como parte do processo de conversão.