O importador de funcionários permite que você adicione informações sobre funcionários ao Factorial em massa, em vez de criar cada perfil manualmente. Antes de começar a importação, prepare suas entidades legais, grupos de funcionários, locais de trabalho, equipes e catálogo de cargos para que você possa incluir o máximo de informações possível na primeira importação.
Visão Geral
O importador de funcionários é uma planilha que permite que você envie informações sobre funcionários e contratos ao Factorial em massa.
O importador inclui colunas obrigatórias, que contêm as informações mínimas necessárias para criar um perfil de funcionário, e colunas opcionais, que permitem adicionar informações pessoais, organizacionais e contratuais adicionais.
Antes de usar o importador, certifique-se de ter preparado o seguinte:
- Entidades legais e grupos de funcionários: Crie todas as entidades legais e grupos de funcionários que você precisa. Você deve completar um importador separado para cada entidade legal.
- Campos de contrato: Revise os campos de contrato disponíveis em sua entidade legal e adicione ou modifique campos, se necessário.
- Locais de trabalho: Crie os locais de trabalho e, se aplicável, suas áreas de trabalho.
- Equipes: Crie as equipes às quais os funcionários pertencerão.
- Catálogo de cargos: Crie e mapeie as posições de trabalho relevantes, funções e níveis na seção Funções.
Recomendamos completar o máximo de informações possível durante a primeira importação. Isso reduz a necessidade de atualizar perfis de funcionários manualmente ou usar editores em massa mais tarde.
Importante: One importação deve ser feita por entidade legal.
Prepare seu catálogo de cargos
O Catálogo de Cargos é o local central para visualizar, organizar e gerenciar a arquitetura de cargos da sua organização.
Os cargos são organizados em uma hierarquia clara de:
- Famílias
- Funções
- Funções
A visualização em árvore ajuda você a entender como as posições estão relacionadas e identificar lacunas na sua estrutura de cargos.
Selecione uma Família, Função ou Cargo para abrir sua visão geral. A partir daí, abra Detalhes para revisar e configurar as condições associadas à posição. Você pode gerenciar informações como:
- Níveis
- Condições de trabalho
- Habilidades e competências
- Horários de trabalho e políticas de localização
- Dispositivos atribuídos
O Catálogo de Cargos atua como uma única fonte de verdade para a estrutura de cargos da sua organização. Uma vez configurado, pode reduzir o trabalho manual em outros processos:
- Recrutamento: As posições de trabalho podem ser automaticamente completadas em ofertas de emprego.
- Onboarding: Contratos e dispositivos de TI podem ser atribuídos automaticamente.
- Desenvolvimento: As trajetórias de carreira e estruturas salariais podem permanecer consistentes em toda a organização.
Como usar
1. Prepare as informações no Factorial
Antes de baixar o importador, crie e configure as entidades legais, grupos de funcionários, locais de trabalho, equipes e informações do catálogo de cargos que você deseja usar.
O importador usa essas informações existentes para preencher menus suspensos. Por exemplo, as colunas Local de Trabalho, Equipe, Grupo de Funcionários e Posição de Trabalho usam informações que já existem no Factorial.
2. Acesse o importador
- No seu painel lateral, vá para Organização
- Em Pessoas, clique na seta ao lado de +Adicionar pessoa e selecione Importar pessoas
- Selecione uma entidade legal
- Baixe a planilha ou faça o upload da sua própria
- As colunas disponíveis na planilha dependem das informações e configurações disponíveis na sua conta do Factorial.
3. Complete as colunas obrigatórias
As colunas A–E contêm as informações mínimas necessárias para criar um perfil de funcionário.
| Coluna | Campo | O que é? | Formato | Considerações |
|---|---|---|---|---|
| A | Nome | O primeiro nome legal do funcionário. | Texto | Use o nome legal do funcionário. |
| B | Sobrenome | O sobrenome legal do funcionário. | Texto | Use o sobrenome legal do funcionário. |
| C | Endereço de e-mail | O endereço de e-mail associado ao funcionário. | Texto | Certifique-se de que o e-mail não contenha letras maiúsculas. Pode ser um e-mail pessoal ou de trabalho. |
| D | Data de início do contrato | A data em que a relação de emprego começa. |
dd/mm/yyyy* |
Esta data depende do formato de data configurado em suas preferências. |
| E | Data de efetividade do contrato | A data a partir da qual as condições do contrato se aplicam. |
dd/mm/yyyy* |
Pode ser a mesma que a data de início do contrato, mas não pode ser anterior. Também é usada para calcular a prorrogação de ausências. |
O formato da data pode variar dependendo das suas preferências no Factorial.
Importante: O importador inclui apenas o contrato atual do funcionário. Contratos históricos devem ser adicionados separadamente.
4. Complete as informações opcionais do funcionário
As seguintes colunas permitem que você adicione informações organizacionais e do funcionário adicionais.
| Coluna | Campo | O que é? | Formato | Considerações |
|---|---|---|---|---|
| F | Data de término do contrato | A data em que o contrato termina. |
dd/mm/yyyy* |
Se preenchido, o funcionário é automaticamente desativado no Factorial nesta data. |
| G | Local de trabalho padrão | O local de trabalho onde o funcionário realiza a maioria de suas atividades. | Dropdown | Seleção única. |
| H | Área de trabalho padrão | Uma subdivisão dentro de um local de trabalho. | Dropdown | Opcional. Pode ser particularmente útil para o módulo de Turnos. O dropdown de área de trabalho não está vinculado ao local de trabalho na coluna G, então você pode selecionar uma área de trabalho de qualquer local de trabalho. |
| I | Locais de trabalho | Outros locais de trabalho onde o funcionário também realiza atividades. | Dropdown | Seleções múltiplas podem ser usadas no Google Sheets. |
| J | Equipes | As equipes usadas para estruturar e classificar funcionários. | Dropdown |
Um funcionário pode pertencer a várias equipes e ter diferentes funções dentro delas. Visível apenas quando as equipes são criadas. |
| K | Posição de trabalho no Catálogo de Cargos | A função e nível que o funcionário ocupa na organização. | Dropdown | Esta coluna só aparece quando as funções foram criadas no Catálogo de Cargos. |
| L | Título de trabalho preferido | O nome informal usado internamente para se referir à posição do funcionário. | Texto | Se deixado em branco, Factorial usa a função e o nível do Catálogo de Cargos. Este título pode ser exibido em Organização > Pessoas > Título do trabalho. |
| M | Descrição do trabalho | Uma breve descrição da função do funcionário. | Texto | Se uma posição do Catálogo de Cargos for selecionada na coluna K, sua descrição configurada é usada automaticamente. |
| N | Endereço de e-mail do gerente | Identifica o gerente do funcionário no organograma. | Texto | Certifique-se de que o e-mail não contenha letras maiúsculas. Para a primeira importação, recomendamos deixar este campo em branco e atribuir gerentes mais tarde em massa. |
| O | Endereço de e-mail do supervisor de ausências | Identifica outra pessoa responsável pelas aprovações relacionadas à ausência do funcionário. | Texto | Pode ser usado para criar fluxos de aprovação mais flexíveis. |
O formato da data pode variar dependendo das suas preferências no Factorial.
5. Complete as informações pessoais e contratuais
As colunas P–BE contêm informações adicionais sobre funcionários, contratos, tempo de trabalho e informações pessoais.
| Coluna | Campo | O que é? | Formato | Considerações |
|---|---|---|---|---|
| P | Data de antiguidade | A data usada para calcular a antiguidade do funcionário. |
dd/mm/yyyy* |
Apresenta-se no perfil do funcionário. |
| Q | Identificador da empresa | Um código alfanumérico personalizável que pode ser usado como identificador do funcionário, incluindo para fins de registro de ponto, quando aplicável. | Alfanumérico | O formato pode ser personalizado. |
| R | Número de telefone | O número de telefone do funcionário. | Formato internacional | Comece com o código do país, por exemplo, +34. |
| S | Data de nascimento | A data de nascimento do funcionário. |
dd/mm/yyyy* |
— |
| T | Gênero | O gênero do funcionário. | Dropdown | As opções são preenchidas a partir do Factorial. |
| U | Nacionalidade | A nacionalidade do funcionário. | Dropdown | — |
| V | Tipo de identificação | O tipo de documento de identificação (DNI, NIE, etc.) | Dropdown | — |
| W | Número de identificação | O número associado ao documento de identificação. | Alfanumérico | Não inclua espaços ou barras. |
| X | Data de expiração da identificação | A data de expiração do documento de identificação. | dd/mm/yyyy |
— |
| Y | Número de Segurança Social | O número de identificação do funcionário na Segurança Social. | Alfanumérico | Não inclua espaços ou barras. |
| Z | Nível de escolaridade | O nível de escolaridade do funcionário. | Dropdown | As opções disponíveis podem ser editadas em Configurações > Entidades legais > Contratos. |
| AA | Endereço - Cidade | A cidade de residência do funcionário. | Texto | — |
| AB | Endereço - Código postal | O código postal do funcionário. | Texto | — |
| AC | Endereço - Província | A província ou região do funcionário. | Texto | — |
| AD | Endereço - País | O país de residência do funcionário. | Dropdown | — |
| AE | Nome do contato de emergência | O nome do contato de emergência do funcionário. | Nome e sobrenome | — |
| AF | Telefone do contato de emergência | O número de telefone do contato de emergência. | Formato internacional | Comece com o código do país, por exemplo, +34. |
| AG | Número da conta | O número da conta bancária do funcionário. | Alfanumérico | Não inclua espaços. Use letras maiúsculas onde aplicável. |
| AH | Formato da conta bancária | O formato da conta bancária do funcionário. | Dropdown | Obrigatório se uma conta bancária for fornecida. |
| AI | Código bancário adicional | Um código bancário adicional, como um BIC. | Alfanumérico | Não inclua espaços. Use letras maiúsculas onde aplicável. |
| AJ | Grupo de funcionários | O grupo de funcionários atribuído ao funcionário. | Dropdown | As opções são preenchidas a partir do Factorial. Elas podem ser editadas mais tarde em Configurações > Entidades legais > Ver entidade legal > Grupos de funcionários. |
| AK | Valor do salário | O salário bruto do funcionário. | Número | — |
| AL | Período do valor do salário | O período associado ao valor do salário. | Dropdown | Obrigatório se o valor do salário for especificado |
| AM | Tipo de contrato | O tipo de contrato do funcionário. | Dropdown | As opções podem ser editadas em Configurações > Entidades legais > Contratos. |
| AN | Tipo de horas de trabalho | O arranjo de horas de trabalho do funcionário. | Dropdown | As opções podem ser editadas em Configurações > Entidades legais > Contratos. |
| AO | Possui período de experiência | Indica se o funcionário tem um período de experiência. | Sim/Não | — |
| AP | Data de término do período de experiência | A data em que o período de experiência termina. | dd/mm/yyyy |
— |
| AQ | Possui acordo de trabalho remoto | Indica se o funcionário tem um acordo de trabalho remoto. | Sim/Não | — |
| AR | Categoria profissional | A categoria profissional do funcionário. | Dropdown | As opções podem ser editadas em Configurações > Entidades legais > Contratos. |
| AS | Grupo de contribuição | O grupo de contribuição do funcionário. | Dropdown | — |
| AT | Notas do contrato | Notas privadas relacionadas a um contrato específico. | Texto | — |
| AU | Horas do contrato | O número de horas contratadas. | Número |
Recomendamos inserir horas semanais. É obrigatório especificar se é diário, semanal ou mensal. |
| AV | Período das horas do contrato | O período associado às horas contratadas. | Dropdown |
Recomendamos selecionar um período semanal. Obrigatório se a quantidade de horas for especificada. |
| AW | Dias úteis da semana | Os dias em que o funcionário normalmente trabalha. | Dropdown | Seleções múltiplas podem ser usadas no Google Sheets. |
| AX | Máximo de horas anuais | O número máximo de horas de trabalho permitidas por ano. | Número | — |
| AY | Máximo de horas semanais | O número máximo de horas de trabalho permitidas por semana. | Número | Recomendado para agendamento automático |
| AZ | Política de trabalho em feriados | A política que se aplica ao trabalho realizado em feriados. | Dropdown | — |
| BA | Mínimo de horas de descanso entre dias úteis | O período mínimo de descanso exigido entre dias úteis. | Número | Recomendado para agendamento automático |
| BB | Máximo de horas diárias | O número máximo de horas de trabalho permitidas por dia. | Número | Recomendado para agendamento automático |
| BC | Contrato intermitente indefinido | Indica se o funcionário possui um contrato intermitente indefinido. | Sim/Não | — |
| BD | Endereço - Rua e número | O endereço e número da rua do funcionário. | Texto | — |
| BE | Endereço - Informações adicionais | Informações adicionais sobre o endereço. | Texto | — |
O formato da data pode variar dependendo das suas preferências no Factorial.
6. Use seleções múltiplas quando necessário
Factorial pode interpretar seleções múltiplas em uma única coluna. Isso é útil para campos como Equipes, Locais de Trabalho e Dias úteis da semana.
O Excel não permite que múltiplas opções sejam selecionadas em menus suspensos padrão. Se você usar o Google Sheets, pode habilitar seleções múltiplas:
- Selecione a coluna onde deseja permitir seleções múltiplas.
- Abra o menu suspenso
- Selecione a opção Editar, representada pelo ícone de lápis
- Marque a caixa para Permitir seleções múltiplas
- Abra Opções avançadas
- Altere o estilo de exibição para Chip
- Ative Permitir seleções múltiplas
- Selecione Concluído
- Selecione as opções necessárias para cada funcionário
- Por exemplo, um funcionário pode pertencer tanto à equipe de Finanças quanto à equipe de Contas a Pagar e ter uma função diferente em cada uma
7. Complete as informações do gerente com cuidado
O campo de e-mail do gerente requer que os usuários referenciados como gerentes já estejam disponíveis no processo de importação. Por esse motivo, recomendamos deixar a coluna N em branco durante a primeira importação e atribuir gerentes posteriormente usando as opções de edição em massa do Factorial.
8. Revise a planilha antes de importar
Antes de fazer o upload do arquivo, verifique se:
- Todas as colunas obrigatórias estão preenchidas
- Os endereços de e-mail não contêm letras maiúsculas
- As datas usam o formato correto
- As datas de efetividade do contrato não são anteriores às datas de início do contrato
- Os valores do dropdown correspondem às opções disponíveis no Factorial
- Os funcionários estão atribuídos à entidade legal correta
- As posições do Catálogo de Cargos, equipes, locais de trabalho e grupos de funcionários já foram criados
- As seleções múltiplas usam o formato correto se você estiver usando o Google Sheets
- Os endereços de e-mail do gerente e do supervisor correspondem aos usuários corretos do Factorial
9. Importe os funcionários
Faça o upload do importador completo para Factorial e siga as instruções exibidas na tela.
Dicas e melhores práticas
- Prepare sua configuração do Factorial primeiro. Crie entidades legais, grupos de funcionários, locais de trabalho, equipes e posições do Catálogo de Cargos antes de baixar o importador para que os dropdowns correspondentes sejam preenchidos.
- Complete o máximo de informações possível. Adicionar mais informações durante a importação inicial pode reduzir significativamente o trabalho manual mais tarde.
- Comece com as informações obrigatórias. Se você não tiver todas as informações opcionais disponíveis, pode importar os funcionários primeiro e completar informações adicionais mais tarde.
- Use o Catálogo de Cargos sempre que possível. Atribuir uma função e nível na coluna K pode fornecer automaticamente informações relacionadas ao cargo, como a descrição do trabalho.
- Tenha cuidado com os endereços de e-mail. Use endereços de e-mail em letras minúsculas nos campos de e-mail e gerente.
- Considere atribuir gerentes mais tarde. Isso pode tornar a primeira importação mais simples, especialmente ao importar funcionários em diferentes níveis do organograma.
- Use o Google Sheets para seleções múltiplas. Isso é particularmente útil quando os funcionários pertencem a várias equipes ou locais de trabalho.
- Verifique suas preferências de data. O formato de data esperado pode depender das configurações configuradas na sua conta do Factorial.
FAQ
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Preciso preencher todas as colunas?
Não. Apenas as colunas A–E são obrigatórias para criar o perfil do funcionário. As colunas restantes são opcionais, embora seja recomendado preencher o máximo de informações possível.
-
Posso importar funcionários sem atribuir uma posição do Catálogo de Cargos?
Sim. No entanto, se você já criou seu Catálogo de Cargos, atribuir a posição relevante durante a importação pode reduzir o trabalho manual mais tarde.
-
Um funcionário pode pertencer a mais de uma equipe?
Sim. Um funcionário pode pertencer a várias equipes e pode ter funções diferentes dentro dessas equipes.
-
Posso atribuir mais de um local de trabalho a um funcionário?
Sim. Você pode atribuir um local de trabalho padrão e locais de trabalho adicionais. Seleções múltiplas podem ser feitas ao usar o Google Sheets.
-
Posso importar contratos históricos?
Não. O importador de funcionários inclui o contrato atual do funcionário. Contratos históricos devem ser adicionados separadamente.
-
O que acontece se eu inserir uma data de término de contrato?
O funcionário é automaticamente desativado no Factorial na data inserida.
-
A data de efetividade do contrato pode ser anterior à data de início do contrato?
Não. A data de efetividade do contrato pode ser a mesma que a data de início, mas não pode ser anterior.
-
Posso alterar as opções do dropdown de contrato?
Sim. Alguns campos de contrato podem ser editados em Configurações > Entidades legais > Contratos.
-
O que acontece se eu deixar o título de trabalho preferido em branco?
Factorial usa a função e nível configurados no Catálogo de Cargos como título de trabalho do funcionário.
-
Posso importar vários dias úteis para um funcionário?
Sim. Se você usar o Google Sheets, pode habilitar seleções múltiplas no dropdown para a coluna de dias úteis.
-
Devo atribuir gerentes durante a primeira importação?
Recomendamos deixar os campos de gerente em branco durante a primeira importação e atribuir gerentes posteriormente em massa. Isso pode simplificar a importação, especialmente quando os funcionários são importados em diferentes níveis da estrutura organizacional.