Si tu empresa tiene información de políticas almacenada como PDFs en Documentos, ahora puedes convertir archivos elegibles en Políticas. Esto hace que la información esté disponible para One, para que los/as empleados/as puedan hacer preguntas y obtener respuestas basadas en las políticas de tu empresa.
Vista general
Factorial puede detectar PDFs similares a políticas almacenados en Documentos públicos y sugerir convertirlos en Políticas.
La detección es basada en IA y conservadora: nada se convierte automáticamente. Un/a administrador/a siempre revisa y confirma la conversión antes de que se cree una Política.
Esta funcionalidad es útil cuando:
- La información de políticas ya está almacenada como PDFs en Documentos
- Quieres que los empleados puedan hacer preguntas a One sobre esa información
- Quieres mantener tus documentos existentes mientras haces que su contenido esté disponible en Políticas
- Quieres evitar recrear manualmente políticas que ya existen como documentos
Solo los PDFs almacenados en el espacio público son elegibles para detección.
Cómo usar
Crear una Política a partir de una nueva carga
- En tu barra lateral, ve a Documentos
- Accede a la pestaña Público
- Haz clic en Cargar archivos y sube un PDF
- Si Factorial detecta que el archivo puede contener una Política, aparece una sugerencia para crear una Política
- Elige la acción que mejor se adapte a tus necesidades:
- Crear solo la Política
- Cargar solo el documento
- Crear la Política y cargar el documento
- Si creas una Política, revisa el contenido convertido y completa la configuración de la Política
- Publica la Política
Convertir PDFs de políticas existentes
- En tu barra lateral, ve a Documentos
- Accede a la pestaña Público
- Busca el banner que muestra PDFs que Factorial ha detectado como Políticas potenciales
- Haz clic en el banner para revisar los documentos detectados
- En la ventana de revisión, selecciona un documento
- Revisa o cambia la categoría de Política sugerida
- Selecciona a quién se aplica la Política
- Si es necesario, habilita un reconocimiento para la Política
- Revisa el contenido convertido
- Publica la Política
Una vez publicada, el PDF original permanece en Documentos y está vinculado a la nueva Política. Nunca se elimina.
Importante: Solo los usuarios con el permiso de Gestionar el Manual de la Empresa pueden ver el banner que muestra los PDFs detectados como políticas.
Si se detectó un documento pero el contenido convertido no es correcto, revisa la versión convertida contra el PDF original antes de publicar. Puedes editar el contenido convertido según sea necesario antes de crear la Política.
Si desechaste o manejaste un documento y ya no lo ves en las sugerencias, esto es esperado. Los documentos que ya han sido manejados están marcados para que no se te pida revisarlos de nuevo.
Si One no puede responder a una pregunta de una Política convertida, asegúrate de que la Política se haya creado y publicado con éxito. Si el problema persiste, contacta al equipo de soporte.
Consejos y mejores prácticas
- Revisa el contenido convertido antes de publicar. La detección y conversión por IA ayudan a ahorrar tiempo, pero siempre debes confirmar que la Política refleje con precisión el documento original.
- Utiliza categorías y audiencias de Políticas claras. Esto ayuda a mantener tus Políticas organizadas y asegura que las personas adecuadas puedan acceder a ellas.
- Mantén tus documentos originales. El PDF original permanece disponible en Documentos después de la conversión, por lo que no necesitas preocuparte por perder el archivo fuente.
- Utiliza Políticas para información que los/as empleados/as necesitan preguntar. Una vez convertidos, el contenido puede ser leído por One y utilizado para responder a las preguntas de los/as empleados/as.
- No te preocupes por sugerencias repetidas. Los documentos que ya has manejado están marcados, por lo que Factorial no te pedirá revisar el mismo documento de nuevo.
- Las imágenes se convierten en contenido de Política. Esto permite que la información contenida en imágenes dentro de documentos compatibles se incluya en la Política convertida.
FAQ
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¿Qué tipos de documentos puede detectar Factorial?
Factorial detecta Políticas potenciales en archivos PDF almacenados en Documentos Públicos de la Empresa. La detección se basa en IA y considera información como el nombre del archivo y, durante el escaneo de documentos existentes, parte del contenido del archivo.
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¿Los documentos se convierten automáticamente?
No. Factorial solo sugiere documentos que pueden ser Políticas. Un/a administrador/a debe revisar y confirmar la conversión.
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¿Quién puede convertir un documento en una Política?
Los/as administradores/as con el permiso de Gestionar el Manual de la Empresa pueden revisar los documentos detectados y convertirlos en Políticas.
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¿Qué pasa con el PDF original?
El PDF original permanece en Documentos. No se elimina y está vinculado a la nueva Política.
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¿Puedo elegir a quién se aplica la Política?
Sí. Puedes establecer la audiencia de la Política usando Se aplica a. Todos está seleccionado por defecto.
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¿Puedo requerir que los/as empleados/as reconozcan la Política?
Puedes configurar opcionalmente un reconocimiento al crear la Política.
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¿Puedo editar la Política después de que se convierta?
Sí. El PDF se convierte en contenido de Política editable, que puedes revisar y ajustar antes de publicar.
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¿Puede One usar Políticas convertidas para responder a las preguntas de los/as empleados/as?
Sí. Una vez que el contenido está disponible como una Política publicada, One puede leerlo y usarlo para responder preguntas de los/as empleados/as.
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¿Sugerirá Factorial el mismo documento de nuevo?
No. Los documentos que ya has manejado están marcados para que no se te pida revisarlos de nuevo.
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¿Se pueden convertir imágenes en un documento en contenido de Política?
Sí. Las imágenes se convierten en contenido de Política como parte del proceso de conversión.