Se a sua empresa tem informações de políticas armazenadas como PDFs em Documentos, agora você pode converter arquivos elegíveis em Políticas. Isso torna a informação disponível para One, para que os funcionários possam fazer perguntas e obter respostas com base nas políticas da sua empresa.
Visão Geral
Factorial pode detectar PDFs semelhantes a políticas armazenados em Documentos Públicos e sugerir a conversão deles em Políticas.
A detecção é baseada em IA e é conservadora: nada é convertido automaticamente. Um administrador sempre revisa e confirma a conversão antes que uma Política seja criada.
Essa funcionalidade é útil quando:
- As informações da política já estão armazenadas como PDFs em Documentos
- Você quer que os funcionários possam fazer perguntas a One sobre essas informações
- Você quer manter seus documentos existentes enquanto torna seu conteúdo disponível em Políticas
- Você quer evitar recriar manualmente políticas que já existem como documentos
Apenas PDFs armazenados no espaço Público são elegíveis para detecção.
Como usar
Criar uma Política a partir de um novo upload
- No seu menu lateral, vá para Documentos
- Acesse a aba Pública
- Clique em Carregar arquivos e faça o upload de um PDF
- Se Factorial detectar que o arquivo pode conter uma Política, uma sugestão para criar uma Política aparecerá
- Escolha a ação que melhor se adequa às suas necessidades:
- Criar apenas a Política
- Carregar apenas o documento
- Criar a Política e carregar o documento
- Se você criar uma Política, revise o conteúdo convertido e complete as configurações da Política
- Publique a Política
Converter PDFs de políticas existentes
- No seu menu lateral, vá para Documentos
- Acesse a aba Pública
- Procure o banner mostrando PDFs que Factorial detectou como potenciais Políticas
- Clique no banner para revisar os documentos detectados
- Na janela de revisão, selecione um documento
- Revise ou altere a categoria da Política sugerida
- Selecione para quem a Política se aplica
- Se necessário, habilite um reconhecimento para a Política
- Revise o conteúdo convertido
- Publique a Política
Uma vez publicada, o PDF original permanece em Documentos e está vinculado à nova Política. Ele nunca é excluído.
Importante: Apenas usuários com a permissão Gerenciar Manual da Empresa podem ver o banner exibindo os PDFs detectados como políticas.
Se um documento foi detectado, mas o conteúdo convertido não está correto, revise a versão convertida em relação ao PDF original antes de publicar. Você pode editar o conteúdo convertido conforme necessário antes de criar a Política.
Se você dispensou ou lidou com um documento e não o vê mais nas sugestões, isso é esperado. Documentos que já foram tratados são marcados para que você não seja solicitado a revisá-los novamente.
Se One não consegue responder a uma pergunta de uma Política convertida, certifique-se de que a Política foi criada e publicada com sucesso. Se o problema persistir, entre em contato com a equipe de Suporte.
Dicas e melhores práticas
- Revise o conteúdo convertido antes de publicar. A detecção e conversão por IA ajudam a economizar tempo, mas você deve sempre confirmar que a Política reflete com precisão o documento original.
- Use categorias e públicos claros para as Políticas. Isso ajuda a manter suas Políticas organizadas e garante que as pessoas certas possam acessá-las.
- Mantenha seus documentos originais. O PDF original permanece disponível em Documentos após a conversão, então você não precisa se preocupar em perder o arquivo fonte.
- Use Políticas para informações que os funcionários precisam perguntar. Uma vez convertidos, o conteúdo pode ser lido por One e utilizado para responder às perguntas dos funcionários.
- Não se preocupe com sugestões repetidas. Documentos que você já tratou são marcados, então Factorial não solicitará que você revise o mesmo documento novamente.
- Imagens são convertidas em conteúdo de Política. Isso permite que informações contidas em imagens dentro de documentos suportados sejam incluídas na Política convertida.
FAQ
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Quais tipos de documentos Factorial pode detectar?
Factorial detecta potenciais Políticas em arquivos PDF armazenados em Documentos Públicos da Empresa. A detecção é baseada em IA e considera informações como o nome do arquivo e, durante a varredura de documentos existentes, parte do conteúdo do arquivo.
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Os documentos são convertidos automaticamente?
Não. Factorial apenas sugere documentos que podem ser Políticas. Um administrador deve revisar e confirmar a conversão.
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Quem pode converter um documento em uma Política?
Administradores com a permissão Gerenciar Manual da Empresa podem revisar documentos detectados e convertê-los em Políticas.
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O que acontece com o PDF original?
O PDF original permanece em Documentos. Não é excluído e está vinculado à nova Política.
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Posso escolher para quem a Política se aplica?
Sim. Você pode definir o público da Política usando Se aplica a. Todos é selecionado por padrão.
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Posso exigir que os funcionários reconheçam a Política?
Você pode opcionalmente configurar um reconhecimento ao criar a Política.
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Posso editar a Política após a conversão?
Sim. O PDF é convertido em conteúdo de Política editável, que você pode revisar e ajustar antes de publicar.
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O One pode usar Políticas convertidas para responder às perguntas dos funcionários?
Sim. Uma vez que o conteúdo está disponível como uma Política publicada, One pode lê-lo e usá-lo para responder às perguntas dos funcionários.
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O Factorial sugerirá o mesmo documento novamente?
Não. Documentos que você já tratou são marcados para que você não seja solicitado a revisá-los novamente.
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Imagens em um documento podem ser convertidas em conteúdo de Política?
Sim. Imagens são convertidas em conteúdo de Política como parte do processo de conversão.