Wenn Ihr Unternehmen Richtlinieninformationen als PDFs in Dokumenten gespeichert hat, können Sie jetzt berechtigte Dateien in Richtlinien umwandeln. Dies macht die Informationen für One verfügbar, sodass Mitarbeitende Fragen stellen und Antworten basierend auf den Unternehmensrichtlinien erhalten können.
Überblick
Factorial kann richtlinienähnliche PDFs, die in Öffentlichen Dokumenten gespeichert sind, erkennen und vorschlagen, sie in Richtlinien umzuwandeln.
Die Erkennung erfolgt KI-gestützt und konservativ: nichts wird automatisch umgewandelt. Ein Administrator überprüft und bestätigt immer die Umwandlung, bevor eine Richtlinie erstellt wird.
Diese Funktionalität ist nützlich, wenn:
- Richtlinieninformationen bereits als PDFs in Dokumenten gespeichert sind
- Sie möchten, dass Mitarbeitende One Fragen zu diesen Informationen stellen können
- Sie möchten Ihre vorhandenen Dokumente behalten, während Sie deren Inhalte in Richtlinien verfügbar machen
- Sie möchten vermeiden, Richtlinien manuell neu zu erstellen, die bereits als Dokumente existieren
Nur PDFs, die im Öffentlichen Bereich gespeichert sind, sind für die Erkennung berechtigt.
So verwenden Sie es
Erstellen Sie eine Richtlinie aus einem neuen Upload
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Dokumenten
- Greifen Sie auf die Öffentliche Registerkarte zu
- Klicken Sie auf Dateien hochladen und laden Sie ein PDF hoch
- Wenn Factorial erkennt, dass die Datei möglicherweise eine Richtlinie enthält, erscheint ein Vorschlag zur Erstellung einer Richtlinie
- Wählen Sie die Aktion, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt:
- Nur die Richtlinie erstellen
- Nur das Dokument hochladen
- Die Richtlinie erstellen und das Dokument hochladen
- Wenn Sie eine Richtlinie erstellen, überprüfen Sie den umgewandelten Inhalt und vervollständigen Sie die Richtlinieneinstellungen
- Veröffentlichen Sie die Richtlinie
Vorhandene Richtlinien-PDFs umwandeln
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Dokumenten
- Greifen Sie auf die Öffentliche Registerkarte zu
- Schauen Sie nach dem Banner, das PDFs anzeigt, die Factorial als potenzielle Richtlinien erkannt hat
- Klicken Sie auf das Banner, um die erkannten Dokumente zu überprüfen
- Wählen Sie im Überprüfungsfenster ein Dokument aus
- Überprüfen oder ändern Sie die vorgeschlagene Richtlinienkategorie
- Wählen Sie aus, für wen die Richtlinie Gültigkeit hat
- Falls erforderlich, aktivieren Sie eine Bestätigung für die Richtlinie
- Überprüfen Sie den umgewandelten Inhalt
- Veröffentlichen Sie die Richtlinie
Nach der Veröffentlichung bleibt das ursprüngliche PDF in Dokumenten und ist mit der neuen Richtlinie verknüpft. Es wird niemals gelöscht.
Wichtig: Nur Nutzer mit der Berechtigung Unternehmenshandbuch verwalten können das Banner sehen, das die als Richtlinien erkannten PDFs anzeigt.
Wenn ein Dokument erkannt wurde, der umgewandelte Inhalt jedoch nicht korrekt ist, überprüfen Sie die umgewandelte Version mit dem ursprünglichen PDF, bevor Sie veröffentlichen. Sie können den umgewandelten Inhalt bei Bedarf bearbeiten, bevor Sie die Richtlinie erstellen.
Wenn Sie ein Dokument abgelehnt oder bearbeitet haben und es nicht mehr in den Vorschlägen sehen, ist dies zu erwarten. Dokumente, die bereits bearbeitet wurden, sind markiert, sodass Sie nicht aufgefordert werden, sie erneut zu überprüfen.
Wenn One eine Frage zu einer umgewandelten Richtlinie nicht beantworten kann, stellen Sie sicher, dass die Richtlinie erfolgreich erstellt und veröffentlicht wurde. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an das Support-Team.
Tipps und bewährte Verfahren
- Überprüfen Sie den umgewandelten Inhalt vor der Veröffentlichung. Die KI-Erkennung und -Umwandlung helfen, Zeit zu sparen, aber Sie sollten immer bestätigen, dass die Richtlinie das ursprüngliche Dokument genau widerspiegelt.
- Verwenden Sie klare Richtlinienkategorien und Zielgruppen. Dies hilft, Ihre Richtlinien organisiert zu halten und sicherzustellen, dass die richtigen Personen darauf zugreifen können.
- Behalten Sie Ihre ursprünglichen Dokumente. Das ursprüngliche PDF bleibt nach der Umwandlung in Dokumenten verfügbar, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, die Quelldatei zu verlieren.
- Verwenden Sie Richtlinien für Informationen, zu denen Mitarbeitende Fragen stellen müssen. Nach der Umwandlung kann der Inhalt von One gelesen werden und verwendet werden, um Fragen von Mitarbeitenden zu beantworten.
- Keine Sorge über wiederholte Vorschläge. Dokumente, die Sie bereits bearbeitet haben, sind markiert, sodass Factorial Sie nicht auffordert, dasselbe Dokument erneut zu überprüfen.
- Bilder werden in Richtlinieninhalte umgewandelt. Dadurch können Informationen, die in Bildern innerhalb unterstützter Dokumente enthalten sind, in die umgewandelte Richtlinie aufgenommen werden.
FAQ
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Welche Arten von Dokumenten kann Factorial erkennen?
Factorial erkennt potenzielle Richtlinien in PDF-Dateien, die in Unternehmensöffentlichen Dokumenten gespeichert sind. Die Erkennung erfolgt KI-gestützt und berücksichtigt Informationen wie den Dateinamen und während des Scans vorhandener Dokumente einen Teil des Inhalts der Datei.
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Werden Dokumente automatisch umgewandelt?
Nein. Factorial schlägt nur Dokumente vor, die möglicherweise Richtlinien sind. Ein Administrator muss die Umwandlung überprüfen und bestätigen.
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Wer kann ein Dokument in eine Richtlinie umwandeln?
Administratoren mit der Berechtigung Unternehmenshandbuch verwalten können erkannte Dokumente überprüfen und in Richtlinien umwandeln.
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Was passiert mit dem ursprünglichen PDF?
Das ursprüngliche PDF bleibt in Dokumenten. Es wird nicht gelöscht und ist mit der neuen Richtlinie verknüpft.
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Kann ich auswählen, für wen die Richtlinie gilt?
Ja. Sie können die Zielgruppe der Richtlinie mit Gültig für festlegen. Alle wird standardmäßig ausgewählt.
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Kann ich von Mitarbeitenden verlangen, die Richtlinie zu bestätigen?
Sie können optional eine Bestätigung bei der Erstellung der Richtlinie konfigurieren.
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Kann ich die Richtlinie nach der Umwandlung bearbeiten?
Ja. Das PDF wird in bearbeitbare Richtlinieninhalte umgewandelt, die Sie überprüfen und anpassen können, bevor Sie veröffentlichen.
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Kann One umgewandelte Richtlinien verwenden, um Fragen von Mitarbeitenden zu beantworten?
Ja. Sobald der Inhalt als veröffentlichte Richtlinie verfügbar ist, kann One ihn lesen und verwenden, um Fragen von Mitarbeitenden zu beantworten.
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Wird Factorial dasselbe Dokument erneut vorschlagen?
Nein. Dokumente, die Sie bereits bearbeitet haben, sind markiert, sodass Sie nicht aufgefordert werden, sie erneut zu überprüfen.
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Können Bilder in einem Dokument in Richtlinieninhalte umgewandelt werden?
Ja. Bilder werden im Rahmen des Umwandlungsprozesses in Richtlinieninhalte umgewandelt.