Si la teva empresa té informació de polítiques emmagatzemada com a PDFs a Documents, ara pots convertir fitxers elegibles en Polítiques. Això fa que la informació estigui disponible per a One, de manera que els empleats puguin fer preguntes i obtenir respostes basades en les polítiques de la teva empresa.
Visió general
Factorial pot detectar PDFs semblants a polítiques emmagatzemats en Documents públics i suggerir-ne la conversió en Polítiques.
La detecció es basa en IA i és conservadora: res s'aconverteix automàticament. Un/a administrador/a sempre revisa i confirma la conversió abans que es creï una Política.
Aquesta funcionalitat és útil quan:
- La informació de polítiques ja està emmagatzemada com a PDFs a Documents
- Voleu que els empleats puguin fer preguntes a One sobre aquesta informació
- Voleu mantenir els vostres documents existents mentre feu que el seu contingut estigui disponible a les Polítiques
- Voleu evitar recrear manualment polítiques que ja existeixen com a documents
Només els PDFs emmagatzemats a l'espai Públic són elegibles per a la detecció.
Com utilitzar
Crear una Política a partir d'una nova càrrega
- Al teu menú lateral, ves a Documents
- Accedeix a la pestanya Pública
- Fes clic a Càrrega de fitxers i carrega un PDF
- Si Factorial detecta que el fitxer pot contenir una Política, apareix una suggerència per crear una Política
- Tria l'acció que millor s'adapti a les teves necessitats:
- Crear només la Política
- Càrrega només el document
- Crear la Política i carregar el document
- Si crees una Política, revisa el contingut convertit i completa la configuració de la Política
- Publica la Política
Convertir PDFs de polítiques existents
- Al teu menú lateral, ves a Documents
- Accedeix a la pestanya Pública
- Busca la pancarta que mostra PDFs que Factorial ha detectat com a possibles Polítiques
- Fes clic a la pancarta per revisar els documents detectats
- En la finestra de revisió, selecciona un document
- Revisa o canvia la categoria de Política suggerida
- Selecciona a qui s'aplica la Política
- Si cal, habilita un reconeixement per a la Política
- Revisa el contingut convertit
- Publica la Política
Un cop publicada, el PDF original roman a Documents i està vinculat a la nova Política. Mai s'eliminen.
Important: Només els/les usuaris/es amb el permís de Gestionar el Manual de l'Empresa poden veure la pancarta que mostra els PDFs detectats com a polítiques.
Si un document ha estat detectat però el contingut convertit no és correcte, revisa la versió convertida en comparació amb el PDF original abans de publicar. Pots editar el contingut convertit segons sigui necessari abans de crear la Política.
Si has rebutjat o gestionat un document i ja no el veus a les suggerències, això és normal. Els documents que ja han estat gestionats es marquen perquè no se't torni a demanar que els revisis.
Si One no pot respondre a una pregunta d'una Política convertida, assegura't que la Política s'ha creat i publicat amb èxit. Si el problema persisteix, contacta amb l'equip de Suport.
Consells i bones pràctiques
- Revisa el contingut convertit abans de publicar. La detecció i conversió per IA ajuden a estalviar temps, però sempre has de confirmar que la Política reflecteix amb precisió el document original.
- Utilitza categories i audiències de Política clares. Això ajuda a mantenir les teves Polítiques organitzades i assegura que les persones adequades hi puguin accedir.
- Manten els teus documents originals. El PDF original roman disponible a Documents després de la conversió, així que no cal que et preocupis de perdre el fitxer font.
- Utilitza les Polítiques per a la informació que els empleats necessiten preguntar. Un cop convertit, el contingut pot ser llegit per One i utilitzat per respondre a les preguntes dels empleats.
- No et preocupis per les suggerències repetides. Els documents que ja has gestionat es marquen, així que Factorial no et tornarà a demanar que revisis el mateix document.
- Les imatges es converteixen en contingut de Política. Això permet que la informació continguda en imatges dins de documents suportats s'inclogui a la Política convertida.
FAQ
-
Quins tipus de documents pot detectar Factorial?
Factorial detecta possibles Polítiques en fitxers PDF emmagatzemats a Documents Públics de l'Empresa. La detecció es basa en IA i considera informació com el nom del fitxer i, durant l'escaneig de documents existents, part del contingut del fitxer.
-
Es converteixen els documents automàticament?
No. Factorial només suggereix documents que poden ser Polítiques. Un/a administrador/a ha de revisar i confirmar la conversió.
-
Qui pot convertir un document en una Política?
Els/les administradors/es amb el permís de Gestionar el Manual de l'Empresa poden revisar documents detectats i convertir-los en Polítiques.
-
Què passa amb el PDF original?
El PDF original es queda a Documents. No s'eliminen i està vinculat a la nova Política.
-
Puc triar a qui s'aplica la Política?
Sí. Pots establir l'audiència de la Política utilitzant S'aplica a. Tothom és seleccionat per defecte.
-
Puc requerir que els empleats reconeguin la Política?
Pots configurar opcionalment un reconeixement en crear la Política.
-
Puc editar la Política després de ser convertida?
Sí. El PDF es converteix en contingut de Política editable, que pots revisar i ajustar abans de publicar.
-
Podeu One utilitzar Polítiques convertides per respondre a les preguntes dels empleats?
Sí. Un cop el contingut està disponible com a Política publicada, One pot llegir-lo i utilitzar-lo per respondre a les preguntes dels empleats.
-
Suggestarà Factorial el mateix document de nou?
No. Els documents que ja has gestionat es marquen perquè no se't torni a demanar que els revisis.
-
Poden les imatges d'un document ser convertides en contingut de Política?
Sí. Les imatges es converteixen en contingut de Política com a part del procés de conversió.