Manter as informações dos colaboradores atualizadas é essencial para a precisão da folha de pagamento, relatórios e gestão de pessoas. Neste artigo, você aprenderá como editar os dados dos colaboradores individualmente no perfil do colaborador e em massa na seção Organização, de acordo com suas necessidades.
Alguns campos podem estar restritos com base nas suas permissões. Se não conseguir editar determinados campos, verifique as configurações da sua função ou entre em contato com um administrador.
A Factorial permite que você atualize as informações dos colaboradores de duas maneiras:
- Edição individual: Edite campos específicos diretamente do perfil do colaborador.
- Edição em massa: Atualize o mesmo campo para vários colaboradores simultaneamente a partir da seção Organização.
Ambas as opções ajudam você a manter dados de colaboradores precisos e consistentes, além de economizar tempo.
Quando e por que deve ser usado
Utilize a edição individual quando:
- Você precisa atualizar as informações de um colaborador específico.
- As alterações são únicas (ex.: dados pessoais, mudanças de cargo, atualizações de contrato).
Use a edição em massa quando:
- Você precisa atualizar as mesmas informações para vários colaboradores.
- Você está gerenciando mudanças organizacionais, como atualizações de departamentos ou mudanças de localização.
Como usar
Edite um colaborador individualmente a partir do perfil dele.
- No menu lateral esquerdo, acesse Organização.
- Selecione o colaborador que deseja editar.
- No perfil do colaborador, navegue pelas diferentes abas (ex.: Dados pessoais, cargo, remuneração, contrato).
- Clique no campo que deseja atualizar.
- Faça as alterações necessárias
- Envie suas alterações.
Você pode editar quantos campos forem necessários, alternando entre as abas.
Editar colaboradores em massa
- No menu lateral esquerdo, acesse Organização.
- Selecione os colaboradores que deseja editar marcando as caixas ao lado dos nomes deles.
- Após a seleção, um menu aparecerá na parte inferior da tela.
- Clique na opção de edição em massa.
- Selecione o campo que deseja atualizar.
- Insira as novas informações
- Confirme e salve as alterações.
Se a opção de edição em massa não aparecer, verifique se você selecionou mais de um colaborador. A opção só aparece após a seleção de vários colaboradores.
Ativar a edição de e-mails em massa
Para permitir a atualização de e-mails por meio da edição em massa, acesse Configurações > Definições de Segurança e habilite a opção Alteração em massa de e-mails.
Após a ativação, o campo E-mail ficará disponível na edição em massa para que os administradores possam atualizar o endereço de e-mail de vários colaboradores diretamente pela plataforma.
Dicas e boas práticas
- Antes de fazer alterações em massa, verifique novamente os colaboradores selecionados para evitar atualizações indesejadas.
- Utilize a edição individual para informações sensíveis ou exclusivas.
- Mantenha os dados dos colaboradores atualizados regularmente para garantir relatórios precisos e conformidade.
- Se aparecerem várias opções de texto ou de campo, escolha aquela que melhor reflita a sua estrutura interna.
Permissões
O acesso à edição de informações de colaboradores é controlado por meio de permissões baseadas em funções para garantir a segurança e a precisão dos dados. Somente usuários com as permissões apropriadas podem visualizar ou modificar os registros de colaboradores. Essas permissões podem ser configuradas para permitir acesso total ou direitos de edição limitados (como dados pessoais, informações sobre o cargo ou dados de remuneração), dependendo da função do usuário e do grupo de permissões atribuído a ele.
- No menu lateral esquerdo, acesse Configurações.
- Selecione Permissões.
- Escolha um grupo de permissões.
- Na aba Permissões, clique em Colaboradores.
- Ative ou desative as permissões conforme necessário.
- Editar colaboradores em massa
- Editar informações pessoais
- Clique em Salvar.
Ao atribuir permissões cuidadosamente, as organizações podem garantir que os dados confidenciais dos colaboradores sejam editados apenas por pessoal autorizado, mantendo a conformidade e a integridade dos dados.
Perguntas frequentes
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Posso desfazer uma edição em massa?
Não, edições em massa não podem ser desfeitas. Revise sua seleção cuidadosamente antes de confirmar.
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Posso editar em massa todos os campos dos colaboradores?
Não, apenas campos específicos podem ser editados em massa. Se um campo não estiver disponível, ele deverá ser editado individualmente.