1. ¿Cómo configurar las notificaciones de gastos y en qué escenarios es posible recibir notificaciones? ¿Se pueden desactivar todos los canales de notificación?
Para configurar sus alertas de gastos, diríjase a su Perfil y navegue a la sección Notificaciones.
Puede elegir recibir notificaciones por correo electrónico o móvil para los siguientes escenarios:
- Creación de una nueva tarjeta
- Pago realizado con tarjeta
- Rechazo de una tarjeta
- Solicitud de una nueva tarjeta
- Disponibilidad de un informe de gastos para la exportación
- Aprobación o rechazo de un gasto.
Si bien tienes la opción de desactivar ciertos canales (correo electrónico o móvil), no todos se pueden desactivar. Esto se debe a que los gastos requieren un nivel extra de concienciación para garantizar un seguimiento eficiente de todos los gastos que se realizan dentro de tu empresa.
2. ¿Qué pasa si el gasto es rechazado después de haber gastado el dinero?
La empresa tiene la autoridad de determinar el curso de acción cuando un gerente decide rechazar un gasto realizado con tarjeta. Por ejemplo, puede crear manualmente una deducción en la nómina.
3. ¿Es posible descargar o exportar gastos y sus documentos asociados de forma masiva?
¡Por supuesto! Tienes la opción de descargar o exportar gastos en bloque. Simplemente:
- Navegar a la sección Gastos
- Haga clic en el menú ubicado en la esquina superior derecha
- Especifique el formato de archivo deseado, el rango de fechas y si también desea descargar los documentos.
4. ¿Qué pasa con los comentarios si rechazo los gastos y luego reinicio el flujo de aprobación?
Al restablecer el flujo de aprobación, también se eliminarán los comentarios asociados a los gastos rechazados. Sin embargo, si decide rechazar el gasto nuevamente, tendrá la oportunidad de proporcionar nuevos comentarios, que serán visibles en el detalle del gasto.
5. ¿Es posible identificar si un gasto ha sido marcado como Pagado?
¡Por supuesto! Una vez que se haya aprobado el gasto, tienes la opción de marcarlo como Pagado, ya sea en la página de detalles del gasto o de forma masiva en la tabla de Gastos . El empleado recibirá una notificación que indica que el gasto se ha marcado como Pagado, pero puede que transcurra un tiempo hasta que se reciba el dinero.
6. ¿Es posible reportar un gasto en nombre de otra persona?
Por el momento, no es posible informar gastos en nombre de otra persona.
7. ¿Es posible adjuntar varios archivos al enviar mi reclamo de gastos?
Por supuesto, tienes la opción de agregar varios archivos según sea necesario.
🇪🇸 Ten en cuenta que solo un documento se considerará válido y firmado a efectos fiscales. Por lo tanto, se recomienda escanear todas las páginas juntas mediante tu aplicación móvil antes de enviar el documento. Puedes identificar el documento firmado con la etiqueta "eSigned".
8. ¿Cómo puedo habilitar el TIN del vendedor?
- Dirígete a la página de configuración de gastos .
- Habilite el interruptor para que esté visible al agregar un gasto
- Abra la configuración para hacer que este campo sea opcional u obligatorio.
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9. ¿Puedo crear o modificar categorías?
Lamentablemente, no es posible agregar ni editar categorías. Sin embargo, aunque no puedes modificar categorías, puedes crear tantas subcategorías como necesites para cada categoría.
10. ¿Es posible registrar el importe del IVA (Impuesto al Valor Agregado)?
¡Sí! Tienes tres campos disponibles para ingresar la información fiscal: el monto base, el tipo de impuesto y el monto del impuesto. La cantidad de IVA requeridos puede variar según la compra, pero puedes agregar hasta 5 tipos de impuestos.
11. ¿Puedo definir reglas para aprobar automáticamente algunos gastos que coincidan con mi política de gastos? Por ejemplo, un tipo específico de comida por debajo de una determinada cantidad.
Sí, puedes crear una regla para la categoría “Comidas” y la subcategoría “Cena”, definir la cantidad y establecer un período de tiempo.
Y luego, puedes crear otra regla para la categoría “Comidas” y la subcategoría “Desayuno”, definir la cantidad y establecer el período de tiempo.
Los gastos que cumplan con todas las condiciones definidas se aprobarán automáticamente. Los restantes pasarán por el proceso de aprobación manual.
Obtenga más información sobre las reglas inteligentes para la aprobación automática de gastos
12. ¿Puedo cambiar cualquier moneda?
Puede cambiar una amplia variedad de divisas, pero actualmente no todas son compatibles. A continuación, se muestra la lista de divisas disponibles para el cambio:
Dólar australiano (AUD), lev búlgaro (BGN), real brasileño (BRL), dólar canadiense (CAD), franco suizo (CHF), yuan chino (CNY), corona checa (CZK), corona danesa (DKK), euro (EUR), libra esterlina (GBP), dólar de Hong Kong (HKD), florín húngaro (HUF), rupia indonesia (IDR), shekel israelí (ILS), rupia india (INR), corona islandesa (ISK), yen japonés (JPY), won surcoreano (KRW), peso mexicano (MXN), ringgit malayo (MYR), corona noruega (NOK), dólar neozelandés (NZD), peso filipino (PHP), esloti polaco (PLN), leu rumano (RON), corona sueca (SEK), dólar de Singapur (SGD), baht tailandés (THB), lira turca (TRY), dólar estadounidense (USD), Rand sudafricano (ZAR).