As políticas de despesas definem os limites, categorias e condições sob as quais os funcionários podem enviar despesas. Elas são essenciais para:

• Garantir consistência e justiça entre as equipes.
• Manter o controle sobre os gastos da empresa.
• Garantir a conformidade com as políticas internas e as normas legais.

Você pode criar várias políticas para refletir regras diferentes para vários departamentos, funções, locais ou tipos de funcionários, proporcionando flexibilidade e mantendo a supervisão.

Onde encontrar políticas de despesas

1. Na barra lateral, vá para Gastos
2. Clique na aba Despesas de funcionários no centro superior
3. Navegue até a subguia Políticas
4. A partir daí, você verá uma lista de políticas existentes e a opção de criar novas

Como criar uma nova política de despesas

1. Na barra lateral, vá para Gastos
2. Clique na aba Despesas de funcionários
3. Selecione a subguia Políticas
4. Aqui, você verá uma lista de todas as políticas existentes e a opção de criar uma nova
5. Clique em Nova política, localizado no canto superior direito ou no centro inferior
6. Selecione um modelo de política (por exemplo, Refeições, Viagens, Transporte). Você pode personalizar tudo mais tarde.
7. Dê um título claro à política, escolha um ícone e adicione uma descrição
8. Na seção Limites , clique em + Adicionar categoria para definir uma regra
   • Escolha uma categoria (por exemplo, refeições, transporte), defina um valor máximo e selecione um período (por exemplo, por despesa, diariamente, semanalmente)
   • Adicione uma descrição opcional da regra e clique em Enviar . Repita para adicionar mais categorias ou limites.
9. Acesse a seção "Atribuídos" . Por padrão, a política é atribuída a "Todos os funcionários".
   • Para atribuí-lo a usuários específicos, escolha Funcionários selecionados e use o seletor

Como editar uma política existente

1. Na barra lateral, vá para Gastos
2. Clique na aba Despesas de funcionários
3. Selecione a subguia Políticas
4. Aqui, você verá uma lista de todas as políticas existentes
5. Clique nos três pontos ao lado da política que deseja editar e selecione Editar
6. Faça as alterações necessárias, como atualizar limites, modificar categorias ou alterar cessionários
7. Clique em Enviar para salvar suas alterações

Dicas e Melhores Práticas

• Comece de forma simples: comece com políticas amplas e adicione outras mais específicas conforme necessário.
• Comunique-se com clareza: informe os funcionários sobre qual política se aplica a eles e onde podem encontrar as regras.
• Aplique limites razoáveis: defina controles para reduzir o risco de gastos excessivos e fraudes.
• Revise as políticas regularmente: alinhe suas políticas com os ciclos orçamentários ou mudanças organizacionais para garantir que elas permaneçam relevantes.

Perguntas frequentes

1. O que acontece com as despesas enviadas antes da edição de uma apólice?
   Edições em uma política existente afetarão apenas as novas despesas futuras. Despesas anteriores manterão as regras da política no momento do envio.