Spesenrichtlinien definieren die Grenzen, Kategorien und Bedingungen, unter denen Mitarbeiter Spesen einreichen können. Sie sind wichtig für:

• Sicherstellung von Konsistenz und Fairness zwischen den Teams.
• Behalten Sie die Kontrolle über die Unternehmensausgaben.
• Gewährleistung der Einhaltung sowohl interner Richtlinien als auch gesetzlicher Standards.

Sie können mehrere Richtlinien erstellen, um unterschiedliche Regeln für verschiedene Abteilungen, Rollen, Standorte oder Mitarbeitertypen widerzuspiegeln. So sorgen Sie für Flexibilität und behalten gleichzeitig die Übersicht.

Wo finde ich Spesenrichtlinien?

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben
2. Klicken Sie oben in der Mitte auf die Registerkarte „Mitarbeiterausgaben“
3. Navigieren Sie zur Unterregisterkarte „Richtlinien“
4. Von dort aus sehen Sie eine Liste der vorhandenen Richtlinien und die Möglichkeit, neue zu erstellen

So erstellen Sie eine neue Spesenrichtlinie

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Mitarbeiterausgaben“
3. Wählen Sie die Unterregisterkarte „ Richtlinien “
4. Hier sehen Sie eine Liste aller vorhandenen Richtlinien und die Möglichkeit, eine neue zu erstellen
5. Klicken Sie oben rechts oder unten in der Mitte auf „Neue Richtlinie“.
6. Wählen Sie eine Richtlinienvorlage (z. B. Mahlzeiten, Reisen, Transport). Sie können alles später anpassen
7. Geben Sie der Richtlinie einen eindeutigen Titel, wählen Sie ein Symbol und fügen Sie eine Beschreibung hinzu
8. Klicken Sie im Abschnitt „Grenzen“ auf „+ Kategorie hinzufügen“ , um eine Regel zu definieren.
   • Wählen Sie eine Kategorie (z. B. Mahlzeiten, Transport), legen Sie einen Höchstbetrag fest und wählen Sie einen Zeitraum (z. B. pro Ausgabe, täglich, wöchentlich).
   • Fügen Sie eine optionale Beschreibung der Regel hinzu und klicken Sie auf „Senden“ . Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Kategorien oder Beschränkungen hinzuzufügen.
9. Gehen Sie zum Abschnitt „Zuständige Personen“ . Standardmäßig ist die Richtlinie allen Mitarbeitern zugewiesen.
   • Um es bestimmten Benutzern zuzuweisen, wählen Sie Ausgewählte Mitarbeiter und verwenden Sie den Selektor

So bearbeiten Sie eine vorhandene Richtlinie

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Mitarbeiterausgaben“
3. Wählen Sie die Unterregisterkarte „ Richtlinien “
4. Hier sehen Sie eine Liste aller bestehenden Richtlinien
5. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Richtlinie, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten
6. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, z. B. das Aktualisieren von Limits, das Ändern von Kategorien oder das Ändern von Zuständigen.
7. Klicken Sie auf „Senden“ , um Ihre Änderungen zu speichern

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

• Einfach anfangen: Beginnen Sie mit allgemeinen Richtlinien und fügen Sie bei Bedarf spezifischere hinzu.
• Kommunizieren Sie klar: Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, welche Richtlinie für sie gilt und wo sie die Regeln finden können.
• Setzen Sie angemessene Grenzen: Legen Sie Kontrollen fest, um das Risiko von Überausgaben und Betrug zu verringern.
• Überprüfen Sie Ihre Richtlinien regelmäßig: Passen Sie Ihre Richtlinien an Budgetzyklen oder organisatorische Änderungen an, um sicherzustellen, dass sie relevant bleiben.

Häufig gestellte Fragen

1. Was passiert mit Ausgaben, die vor der Bearbeitung einer Police eingereicht wurden?
   Änderungen an einer bestehenden Richtlinie wirken sich nur auf zukünftige Ausgaben aus. Für frühere Ausgaben gelten weiterhin die Regeln der Richtlinie zum Zeitpunkt ihrer Einreichung.