Le policy di spesa definiscono i limiti, le categorie e le condizioni in base alle quali i dipendenti possono presentare le spese. Sono essenziali per:

• Garantire coerenza ed equità tra i team.
• Mantenere il controllo sulla spesa aziendale.
• Garantire la conformità sia alle politiche interne che agli standard legali.

È possibile creare più policy per riflettere regole diverse per vari reparti, ruoli, sedi o tipologie di dipendenti, garantendo flessibilità e mantenendo la supervisione.

Dove trovare le politiche di spesa

1. Nella barra laterale, vai su Spese
2. Fare clic sulla scheda Spese dei dipendenti in alto al centro
3. Passare alla sotto-scheda Criteri
4. Da lì, vedrai un elenco delle policy esistenti e l'opzione per crearne di nuove

Come creare una nuova politica di spesa

1. Nella barra laterale, vai su Spese
2. Fare clic sulla scheda Spese dei dipendenti
3. Selezionare la sotto-scheda Criteri
4. Qui vedrai un elenco di tutte le policy esistenti e l'opzione per crearne una nuova
5. Fare clic su Nuova politica, che si trova in alto a destra o in basso al centro
6. Seleziona un modello di policy (ad esempio, Pasti, Viaggi, Trasporti). Puoi personalizzare tutto in seguito
7. Assegna un titolo chiaro alla policy, scegli un'icona e aggiungi una descrizione
8. Nella sezione Limiti , fare clic su + Aggiungi categoria per definire una regola
   • Scegli una categoria (ad esempio, Pasti, Trasporto), imposta un importo massimo e seleziona un intervallo di tempo (ad esempio, per spesa, giornaliero, settimanale)
   • Aggiungi una descrizione facoltativa della regola e fai clic su Invia . Ripeti per aggiungere altre categorie o limiti.
9. Vai alla sezione Assegnatari . Per impostazione predefinita, la policy è assegnata a Tutti i dipendenti.
   • Per assegnarlo a utenti specifici, seleziona Dipendenti selezionati e usa il selettore

Come modificare una policy esistente

1. Nella barra laterale, vai su Spese
2. Fare clic sulla scheda Spese dei dipendenti
3. Selezionare la sotto-scheda Criteri
4. Qui vedrai un elenco di tutte le policy esistenti
5. Fare clic sui tre punti accanto alla policy che si desidera modificare e selezionare Modifica
6. Apporta le modifiche necessarie, come l'aggiornamento dei limiti, la modifica delle categorie o la modifica degli assegnatari
7. Fare clic su Invia per salvare le modifiche

Suggerimenti e buone pratiche

• Inizia in modo semplice: inizia con criteri generali e aggiungine di più specifici in base alle necessità.
• Comunicare in modo chiaro: informare i dipendenti sulle politiche a loro applicabili e su dove possono trovare le regole.
• Applica limiti ragionevoli: imposta controlli per ridurre il rischio di spese eccessive e frodi.
• Rivedi regolarmente le politiche: allinea le tue politiche ai cicli di budget o ai cambiamenti organizzativi per assicurarti che rimangano pertinenti.

Domande frequenti

1. Cosa succede alle spese inviate prima della modifica della polizza?
   Le modifiche a una polizza esistente avranno effetto solo sulle nuove spese future. Le spese precedenti manterranno le regole della polizza in vigore al momento della loro presentazione.