Les polítiques de despeses defineixen els límits, les categories i les condicions sota les quals els empleats poden presentar despeses. Són essencials per a:

• Garantir la coherència i la imparcialitat entre els equips.
• Mantenir el control sobre la despesa de l'empresa.
• Garantir el compliment tant de les polítiques internes com de les normes legals.

Podeu crear diverses polítiques per reflectir diferents regles per a diversos departaments, rols, ubicacions o tipus d'empleats, cosa que proporciona flexibilitat i alhora manté la supervisió.

On puc trobar polítiques de despeses

1. A la barra lateral, aneu a Despeses
2. Feu clic a la pestanya Despeses dels empleats a la part superior central
3. Navegueu a la subpestanya Polítiques
4. Des d'allà, veureu una llista de polítiques existents i l'opció de crear-ne de noves.

Com crear una nova política de despeses

1. A la barra lateral, aneu a Despeses
2. Feu clic a la pestanya Despeses dels empleats
3. Seleccioneu la subpestanya Polítiques
4. Aquí veureu una llista de totes les polítiques existents i l'opció de crear-ne una de nova
5. Feu clic a Nova política, situada a la part superior dreta o inferior central
6. Seleccioneu una plantilla de política (per exemple, Àpats, Viatges, Transport). Podeu personalitzar-ho tot més tard
7. Doneu un títol clar a la política, trieu una icona i afegiu-hi una descripció
8. A la secció Límits , feu clic a + Afegeix categoria per definir una regla.
   • Trieu una categoria (per exemple, Àpats, Transport), definiu un import màxim i seleccioneu un període de temps (per exemple, per despesa, diari, setmanal)
   • Afegiu una descripció opcional de la regla i feu clic a Envia . Repetiu el procés per afegir més categories o límits.
9. Aneu a la secció Assignats . Per defecte, la política s'assigna a Tots els empleats
   • Per assignar-ho a usuaris específics, trieu Empleats seleccionats i utilitzeu el selector

Com editar una política existent

1. A la barra lateral, aneu a Despeses
2. Feu clic a la pestanya Despeses dels empleats
3. Seleccioneu la subpestanya Polítiques
4. Aquí veureu una llista de totes les polítiques existents
5. Feu clic als tres punts que hi ha al costat de la política que voleu editar i seleccioneu Edita
6. Feu els canvis necessaris, com ara actualitzar els límits, modificar categories o canviar els assignats
7. Feu clic a Envia per desar els canvis

Consells i bones pràctiques

• Comença de manera senzilla: comença amb polítiques generals i afegeix-ne de més específiques segons calgui.
• Comunicar clarament: informar els empleats sobre quina política se'ls aplica i on poden trobar les normes.
• Aplicar límits raonables: establir controls per reduir el risc de despesa excessiva i frau.
• Reviseu les polítiques regularment: Alineeu les vostres polítiques amb els cicles pressupostaris o els canvis organitzatius per garantir que segueixin sent rellevants.

Preguntes freqüents

1. Què passa amb les despeses presentades abans que s'editi una pòlissa?
   Les modificacions d'una política existent només afectaran les despeses noves a partir d'ara. Les despeses anteriors conservaran les normes de la política en el moment de la seva presentació.