Las políticas de gastos definen los límites, las categorías y las condiciones bajo las cuales los empleados pueden presentar gastos. Son esenciales para:

• Garantizar la coherencia y la equidad entre los equipos.
• Mantener el control sobre los gastos de la empresa.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas internas y de las normas legales.

Puede crear múltiples políticas para reflejar diferentes reglas para varios departamentos, roles, ubicaciones o tipos de empleados, lo que proporciona flexibilidad y mantiene la supervisión.

Dónde encontrar políticas de gastos

1. En la barra lateral, vaya a Gastos
2. Haga clic en la pestaña Gastos de colaboradores/as en la parte superior central
3. Vaya a la subpestaña Políticas
4. Desde allí, verá una lista de políticas existentes y la opción de crear nuevas

Cómo crear una nueva política de gastos

1. En la barra lateral, vaya a Gastos
2. Haga clic en la pestaña Gastos de colaboradores/as
3. Seleccione la subpestaña Políticas
4. Aquí verá una lista de todas las políticas existentes y la opción de crear una nueva
5. Haga clic en Nueva política, ubicada en la parte superior derecha o en la parte inferior central
6. Seleccione una plantilla de política (p. ej., Comidas, Viajes, Transporte). Puede personalizar todo más adelante
7. Dele un título claro a la política, elija un ícono y agregue una descripción
8. En la sección Límites, haga clic en + Agregar categoría para definir una regla
   • Elija una categoría (por ejemplo, Comidas, Transporte), establezca un monto máximo y seleccione un período de tiempo (por ejemplo, por gasto, diario, semanal)
   • Agregue una descripción opcional de la regla y haga clic en Enviar. Repita este proceso para agregar más categorías o límites
9. Vaya a la sección Asignado. Por defecto, la política está asignada a todos los/as colaboradores/as
   • Para asignarlo a usuarios específicos, elija Colaboradores/as seleccionados/as y utilice el selector

Cómo editar una política existente

1. En su barra lateral, vaya a Gastos
2. Haga clic en la pestaña Gastos de empleados/as
3. Seleccione la subpestaña Políticas
4. Aquí verá una lista de todas las políticas existentes
5. Haga clic en los tres puntos junto a la política que desea editar y seleccione Editar
6. Realice los cambios necesarios, como actualizar límites, modificar categorías o cambiar asignados
7. Haga clic en Enviar para guardar los cambios

Consejos y mejores prácticas

• Comience por algo sencillo: comience con políticas generales y agregue otras más específicas según sea necesario.
• Comuníquese claramente: informe a los colaboradores/as sobre qué política se aplica a ellos y dónde pueden encontrar las reglas.
• Aplique límites razonables: establezca controles para reducir el riesgo de gasto excesivo y fraude.
• Revise las políticas periódicamente: alinee sus políticas con los ciclos presupuestarios o los cambios organizacionales para garantizar que sigan siendo relevantes.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué sucede con los gastos enviados antes de editar una política?
   Las modificaciones a una política existente solo afectarán a los nuevos gastos en adelante. Los gastos anteriores conservarán las reglas de la política vigentes al momento de su envío.