Les politiques de dépenses définissent les limites, les catégories et les conditions dans lesquelles les employés peuvent soumettre des dépenses. Elles sont essentielles pour :

• Assurer la cohérence et l’équité entre les équipes.
• Maintenir le contrôle des dépenses de l’entreprise.
• Garantir le respect des politiques internes et des normes légales.

Vous pouvez créer plusieurs politiques pour refléter différentes règles pour différents services, rôles, emplacements ou types d'employés, offrant ainsi une flexibilité tout en maintenant la surveillance.

Où trouver les politiques de dépenses

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses
2. Cliquez sur l'onglet Dépenses des employés en haut au centre
3. Accédez au sous-onglet Politiques
4. À partir de là, vous verrez une liste des politiques existantes et la possibilité d'en créer de nouvelles

Comment créer une nouvelle politique de dépenses

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses
2. Cliquez sur l'onglet Dépenses des employés
3. Sélectionnez le sous-onglet Politiques
4. Ici, vous verrez une liste de toutes les politiques existantes et la possibilité d'en créer une nouvelle
5. Cliquez sur Nouvelle politique, située en haut à droite ou en bas au centre
6. Sélectionnez un modèle de politique (par exemple, Repas, Voyage, Transport). Vous pourrez tout personnaliser ultérieurement
7. Donnez à la politique un titre clair, choisissez une icône et ajoutez une description
8. Dans la section Limites , cliquez sur + Ajouter une catégorie pour définir une règle
   • Choisissez une catégorie (par exemple, Repas, Transport), définissez un montant maximum et sélectionnez une période (par exemple, par dépense, quotidiennement, hebdomadairement)
   • Ajoutez une description facultative de la règle et cliquez sur Soumettre . Répétez l'opération pour ajouter d'autres catégories ou limites.
9. Accédez à la section Affectés . Par défaut, la politique est affectée à tous les employés.
   • Pour l'attribuer à des utilisateurs spécifiques, choisissez Employés sélectionnés et utilisez le sélecteur

Comment modifier une politique existante

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses
2. Cliquez sur l'onglet Dépenses des employés
3. Sélectionnez le sous-onglet Politiques
4. Ici, vous verrez une liste de toutes les politiques existantes
5. Cliquez sur les trois points à côté de la politique que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier
6. Apportez les modifications nécessaires, telles que la mise à jour des limites, la modification des catégories ou le changement des attributaires.
7. Cliquez sur Soumettre pour enregistrer vos modifications

Conseils et bonnes pratiques

• Commencez simplement : commencez par des politiques générales et ajoutez-en des plus spécifiques si nécessaire.
• Communiquez clairement : informez les employés de la politique qui s’applique à eux et de l’endroit où ils peuvent trouver les règles.
• Appliquer des limites raisonnables : définir des contrôles pour réduire le risque de dépenses excessives et de fraude.
• Revoyez régulièrement vos politiques : alignez vos politiques sur les cycles budgétaires ou les changements organisationnels pour vous assurer qu’elles restent pertinentes.

FAQ

1. Qu'advient-il des dépenses soumises avant la modification d'une politique ?
   Les modifications apportées à une politique existante n'affecteront que les nouvelles dépenses ultérieures. Les dépenses antérieures conserveront les règles de la politique en vigueur au moment de leur soumission.