Las políticas de gastos definen los límites, las categorías y las condiciones bajo las cuales los empleados pueden presentar gastos. Son esenciales para:

• Garantizar la coherencia y la equidad entre los equipos.
• Mantener el control sobre los gastos de la empresa.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas internas y de las normas legales.

Puede crear múltiples políticas para reflejar diferentes reglas para varios departamentos, roles, ubicaciones o tipos de empleados, lo que proporciona flexibilidad y mantiene la supervisión.

Dónde encontrar políticas de gastos

1. En tu barra lateral, ve a Gastos
2. Haga clic en la pestaña Gastos de empleados en la parte superior central
3. Vaya a la subpestaña Políticas
4. Desde allí, verá una lista de políticas existentes y la opción de crear nuevas.

Cómo crear una nueva política de gastos

1. En la barra lateral, ir a Gastos
2. Hacer clic en la pestaña Gastos de empleados/as
3. Seleccionar la subpestaña Políticas
4. Aquí verás una lista de todas las políticas existentes y la opción de crear una nueva
5. Hacer clic en Nueva política, ubicada en la parte superior derecha o en la parte inferior central
6. Seleccionar una plantilla de política (p. ej., Comidas, Viajes, Transporte). Puedes personalizar todo más adelante
7. Dale un título claro a la política, elegir un ícono y agregar una descripción
8. En la sección Límites, hacer clic en + Agregar categoría para definir una regla
   • Elegir una categoría (por ejemplo, Comidas, Transporte), establezca un monto máximo y seleccionar un período de tiempo (por ejemplo, por gasto, diario, semanal)
   • Agregar una descripción opcional de la regla y hacer clic en Enviar. Repetir este proceso para agregar más categorías o límites
9. Ir a la sección Asignados. Por defecto, la política está asignada a todos/as los/as empleados/as
   • Para asignarlo a usuarios específicos, elegir Empleados/as seleccionados/as y utilixar el selector

Cómo editar una política existente

1. En la barra lateral, ir a Gastos
2. Hacer clic en la pestaña Gastos de empleados/as
3. Seleccionar la subpestaña Políticas
4. Aquí verás una lista de todas las políticas existentes
5. Hacer clic en los tres puntos junto a la política que deseas editar y seleccionar Editar
6. Realizar los cambios necesarios, como actualizar límites, modificar categorías o cambiar asignados
7. Hacer clic en Enviar para guardar los cambios

Consejos y mejores prácticas

• Comienza por algo sencillo: comienza con políticas generales y agrega otras más específicas según sea necesario.
• Comunica claramente: informa a los/as empleados/as sobre qué política se aplica a ellos/as y dónde pueden encontrar las reglas.
• Aplica límites razonables: establece controles para reducir el riesgo de gasto excesivo y fraude.
• Revisa las políticas periódicamente: alinea tus políticas con los ciclos presupuestarios o los cambios organizacionales para garantizar que sigan siendo relevantes.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué sucede con los gastos enviados antes de editar una política?
   Las modificaciones a una política existente solo afectarán a los nuevos gastos en adelante. Los gastos anteriores conservarán las reglas de la política vigentes al momento de su envío.