Com a permissão Usar modelos de documentos na seção Documentos, um(a) colaborador(a) pode adicionar, excluir, visualizar e enviar modelos de documentos em massa.
Quando essa permissão estiver ativada, a pessoa encontrará uma nova seção em A sua empresa > Documentos.
Variáveis do modelo de documento e permissões relacionadas
Para que um(a) colaborador(a) use as variáveis cujas informações também dependem de uma permissão específica, a pessoa deve ter pelo menos a permissão "Visualizar" para essa variável para os colaboradores que receberão o modelo.
💡 Exemplo:
Para utilizar a variável "Valor do salário" {{valor_salário}}, o(a) colaborador(a) deve ter pelo menos a permissão "Ver salário" habilitada para os colaboradores para os quais enviará um modelo.
Entendendo as permissões das variáveis do modelo de documento
Para representar as permissões que um(a) colaborador(a) tem, desenvolvemos os Níveis de acesso. Essa é uma forma simplificada de representar as informações às quais um(a) colaborador(a) tem acesso em relação ao organograma da empresa.
- Acesso público: a pessoa pode acessar as informações de toda a empresa porque elas são públicas para todos (nome, sobrenome, etc.)
- Acesso total: a pessoa pode acessar informações de toda a empresa porque tem permissão.
- Acesso parcial: a pessoa pode acessar as informações de seus subordinados.
- Sem acesso: a pessoa não pode acessar essas informações dos demais colaboradores.
💡 Os níveis de acesso estarão disponíveis na seção Variáveis Disponíveis:
- Na barra lateral, vá para Documentos
- Abra Modelos de documentos
- Role para baixo até Variáveis disponíveis
Evitando erros de permissão ao enviar modelos
Se um(a) colaborador(a) com permissão para usar modelos de documentos enviar um modelo com uma variável para a qual ele não tem permissão de "Visualização", o sistema exibirá mensagens de aviso diferentes, dependendo do caso.
- Modelo que inclui pelo menos uma variável com acesso parcial: neste caso, o sistema avisa sobre seu status de acesso parcial para algumas variáveis do modelo.
- Modelo com pelo menos uma variável sem acesso: neste caso, o sistema não permite o envio daquele modelo porque o documento conteria um espaço em branco no lugar da informação da variável sem acesso.
Modelos e permissões de pastas de colaboradores
Uma pessoa com a permissão "Usar modelos de documentos" pode enviar modelos em massa apenas para as pastas de colaboradores que ela tem permissão para gerenciar.
💡 Exemplo:
Se um(a) colaborador(a) tiver permissão para gerenciar apenas as pastas "Folhas de pagamento" e "IDs de colaboradores", essas serão as únicas pastas disponíveis ao enviar modelos de documentos em massa.