A política de exclusão do Canal Seguro ajuda você a gerenciar por quanto tempo as denúncias são mantidas após alcançarem um status final. Neste artigo, você aprenderá como configurar o período de retenção, entender quando uma denúncia expira e excluir ou manter denúncias quando necessário.
Visão geral
A política de exclusão permite que administradores definam por quanto tempo as denúncias devem ser retidas após alcançarem um status final.
Você pode definir um período de retenção entre 1 e 120 meses. O período de retenção padrão é 3 meses.
O período de retenção se aplica a denúncias que alcançam um status final após a política ser configurada. Denúncias que já foram fechadas mantêm a data de expiração que lhes foi atribuída anteriormente.
Importante: Denúncias não são excluídas automaticamente. A exclusão é sempre uma ação deliberada realizada por um gestor.
Como usar
Configurar o período de retenção
- No menu lateral esquerdo, acesse Configurações.
- Selecione Canal Seguro.
- Role para baixo até Política de retenção.
- Insira o período de retenção em meses:
- Escolha um período entre 1 e 120 meses
- Salve suas alterações.
- O período de retenção começa quando uma denúncia alcança um dos seguintes status finais:
- Resolvida
- Descartada
- Arquivada
A data de expiração é calculada a partir da data em que a denúncia alcança seu status final
Se uma denúncia Resolvida for arquivada posteriormente, sua data de expiração é recalculada com base na data em que foi arquivada.
Gestores responsáveis pela categoria da denúncia recebem um e-mail 7 dias antes da denúncia alcançar sua data de expiração.
Para revisar denúncias que estão se aproximando da expiração, use o filtro Expirado para exibir denúncias que já passaram do seu período de retenção.
Excluir uma denúncia expirada
- No menu lateral esquerdo, acesse Canal Seguro.
- Vá para a lista de denúncias.
- Encontre uma denúncia expirada.
- Selecione a denúncia que deseja excluir.
- Nos (…), clique em Excluir.
- Confirme a exclusão.
- Excluir uma denúncia remove permanentemente:
- Mensagens
- Arquivos
- Anexos
- Notas internas
A própria exclusão permanece registrada no log de atividades para fins de conformidade.
Você pode excluir denúncias individualmente ou em massa.
Se a data de expiração de uma denúncia não mudou após eu atualizar a política de retenção, isso é esperado se a denúncia já estava fechada antes da mudança da política. Denúncias já fechadas mantêm a data de expiração que lhes foi originalmente atribuída. O novo período de retenção se aplica a denúncias que alcançam um status final após a alteração da configuração.
Se uma denúncia não foi excluída automaticamente após sua data de expiração, isso é um comportamento esperado. Denúncias nunca são excluídas automaticamente. Um gestor deve excluir deliberadamente uma denúncia expirada.
Denúncias excluídas permanecem listadas na aba Excluídas. Isso permite que a empresa mantenha um registro de auditoria mostrando quem excluiu a denúncia e quando, sem reter o conteúdo sensível da denúncia.
Dicas e melhores práticas
- Defina um período de retenção que atenda aos requisitos legais e de conformidade da sua empresa.
- Verifique regularmente o filtro Expirado para identificar denúncias que estão prontas para revisão.
- Use a notificação de 7 dias como um lembrete para revisar denúncias antes que se tornem elegíveis para exclusão.
- Use Cancelar exclusão quando uma denúncia precisar ser mantida por um motivo legítimo.
- Lembre-se de que mudar a configuração de retenção não altera as datas de expiração de denúncias que já foram fechadas. A nova configuração se aplica a denúncias fechadas após a alteração.
Perguntas Frequentes
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Qual é o período de retenção padrão?
O período de retenção padrão é 3 meses.
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Quais períodos de retenção posso configurar?
Você pode configurar um período de retenção de 1 a 120 meses.
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Quando começa o período de retenção?
O período de retenção começa quando uma denúncia alcança um status final: Resolvida, Descartada ou Arquivada.
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O que acontece se uma denúncia Resolvida for arquivada depois?
Sua data de expiração é recalculada usando a data em que foi arquivada.
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As denúncias são excluídas automaticamente quando expiram?
Não. A expiração apenas indica que uma denúncia está pronta para exclusão. Um gestor deve excluí-la manualmente.
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Quem recebe o lembrete de expiração?
Gestores da categoria da denúncia recebem um e-mail 7 dias antes da denúncia alcançar sua data de expiração.
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Posso excluir várias denúncias de uma vez?
Sim. Gestores podem excluir denúncias expiradas individualmente ou em massa.
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O que acontece quando eu excluo uma denúncia?
As mensagens, arquivos, anexos e notas privadas da denúncia são removidos permanentemente. Uma entrada no log de atividades registrando a exclusão permanece para fins de conformidade.
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Posso manter uma denúncia após sua expiração?
Sim. Use Cancelar exclusão para manter a denúncia além de seu período de retenção.
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Posso mudar o período de retenção depois?
Sim. No entanto, mudar a política só afeta denúncias que alcançam um status final após a mudança. Denúncias que já foram fechadas mantêm suas datas de expiração existentes.
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Por que denúncias excluídas ainda estão listadas?
Denúncias excluídas aparecem na aba Excluídas para que a empresa possa manter um registro de auditoria da exclusão sem reter o conteúdo sensível da denúncia.
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Posso recuperar uma denúncia excluída?
Não. A exclusão é permanente. As mensagens, arquivos, anexos e notas internas da denúncia são removidas permanentemente.