Com a permissão Utilizar modelos de documentos na secção Documentos, um(a) colaborador(a) pode adicionar, eliminar, pré-visualizar e enviar modelos de documentos em massa.
Quando esta permissão é ativada, o(a) colaborador(a) encontra uma nova secção em A sua empresa > Documentos.
Variáveis do modelo de documento e permissões relacionadas
Para que um(a) colaborador(a) possa utilizar as variáveis cuja informação também depende de uma permissão específica, tem de ter pelo menos a permissão "Ver" para essa variável para os colaboradores que vão receber o modelo.
💡 Exemplo:
Para utilizar a variável "Valor do salário" {{valor_salario}}, o(a) colaborador(a) deve ter pelo menos a permissão "Ver salário" ativada para os colaboradores a quem vai enviar um modelo.
Para compreender as permissões das variáveis do modelo de documento
Para representar as permissões que um(a) colaborador(a) tem, desenvolvemos Níveis de acesso. Esta é uma forma simplificada de representar as informações a que um(a) colaborador(a) tem acesso em relação ao organigrama da empresa.
- Acesso público: a pessoa pode aceder às informações de toda a empresa porque são públicas para todos (nome, apelido, etc.).
- Acesso total: a pessoa pode aceder a esta informação de toda a empresa porque tem autorização.
- Acesso parcial: a pessoa pode aceder às informações dos seus subordinados.
- Sem acesso: a pessoa não pode aceder às informações dos restantes colaboradores.
💡 Os níveis de acesso estarão disponíveis na secção Variáveis disponíveis:
- Na sua barra lateral, vá para Documentos
- Abra Modelos de documento
- Desloque-se para baixo até Variáveis disponíveis
Prevenção de erros de permissão no envio de modelos
Se um(a) colaborador(a) com permissão para utilizar modelos de documentos enviar um modelo com uma variável para a qual não tem a permissão "Ver", o sistema apresentará diferentes mensagens de aviso, consoante o caso.
- Modelo que inclui pelo menos uma variável com acesso parcial: neste caso, o sistema avisa-o do seu estado de acesso parcial a algumas variáveis do modelo.
- Modelo com pelo menos uma variável sem acesso: neste caso, o sistema não permite o envio desse modelo porque o documento conteria um espaço em branco em vez da informação da variável sem acesso.
Modelos e permissões de pastas de colaboradores
Um(a) colaborador(a) com a permissão "Utilizar modelos de documentos" só pode enviar modelos em massa para as pastas de colaboradores que tem permissão para gerir.
💡 Exemplo:
Se um(a) colaborador(a) tiver permissão para gerir apenas as pastas de colaboradores "Folhas de pagamento" e "IDs", estas serão as únicas pastas disponíveis quando enviar modelos de documentos em massa.