Vereinfachen Sie den Genehmigungsprozess, indem Sie vordefinierte Regeln implementieren, die bestimmte Arten von Ausgaben automatisch genehmigen, sodass keine manuellen Überprüfungen wiederkehrender Ausgabenarten erforderlich sind.
💡Wenn Sie beispielsweise Essenskosten für weniger als 30 € immer wieder genehmigen, können Sie eine Regel erstellen und Factorial erledigt die Arbeit für Sie.
So erstellen Sie intelligente Regeln
❗Nur Benutzer mit der Berechtigung „Kann auf Ausgabeneinstellungen zugreifen“ können Genehmigungsregeln erstellen.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
- Scrollen Sie nach unten zu „Finanzen“ und klicken Sie auf „Ausgaben“ .
- Öffnen oder erstellen Sie im Abschnitt „Genehmigungen und intelligente Regeln“ eine neue Genehmigungsgruppe
- Klicken Sie auf Neue intelligente Regel
- Fügen Sie einen Regelnamen hinzu
- Definieren Sie die Bedingungen: Geben Sie die Bedingungen für die automatisierte Kostengenehmigung an:
- Ausgabenart: Factorial , Auslagen oder beides.
- Kategorie: Wählen Sie eine oder mehrere Kategorien aus.
- Unterkategorie (falls vorhanden).
- Zeitrahmen: Legen Sie Regeln pro Ausgabe fest oder definieren Sie einen Zeitrahmen: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Ausgaben innerhalb des angegebenen Zeitrahmens werden schrittweise genehmigt, bis eine Ausgabe das festgelegte Limit überschreitet. Die Ausgaben, die das Limit überschreiten, werden einer manuellen Genehmigung unterzogen.
- Währung: Nur die Ausgaben, die in der von Ihnen definierten Währung getätigt wurden, werden automatisch genehmigt.
- Höchstgrenze: Legen Sie eine Betragsgrenze fest.
- Klicken Sie auf Speichern
💡Sobald Sie gespeichert haben, sind alle zukünftigen Ausgaben von der Genehmigungsregel betroffen.
❗ Ausgaben müssen alle definierten Bedingungen erfüllen, um automatisch genehmigt zu werden. Wenn die Ausgabe die Regel für die automatische Genehmigung nicht erfüllt, durchläuft sie den manuellen Genehmigungsprozess.
