Wir haben die neue Schaltfläche „Änderungen anfordern“ eingeführt, um den Spesenprüfungsprozess zu optimieren. Mit dieser Funktion können Prüfer Änderungen an einer Spesenabrechnung anfordern, ohne diese direkt abzulehnen. Das macht den Genehmigungsworkflow effizienter.

Wie es funktioniert

1. Überprüfung einer Ausgabe

Bei der Überprüfung einer Ausgabe stoßen Sie möglicherweise auf einen Fehler, der einer Klärung oder Korrektur bedarf. Anstatt die Ausgabe abzulehnen, können Sie nun direkt beim Einreicher Änderungen anfordern.

2. Änderungen anfordern

Um Änderungen anzufordern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Spesenabrechnung, die geändert werden muss
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen anfordern
3. Geben Sie eine detaillierte Erklärung der erforderlichen Änderungen in das dafür vorgesehene Textfeld ein
4. Senden Sie die Anfrage

3. Benachrichtigung des Einreichers

Sobald die Anfrage übermittelt wurde:

• Der Einreicher erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit klaren Anweisungen dazu, was aktualisiert werden muss.
• Sie können die angeforderten Änderungen überprüfen und die erforderlichen Aktualisierungen an den ursprünglichen Ausgaben vornehmen.

4. Erneutes Einreichen der Kosten

Der Einreicher kann die Ausgabe bearbeiten und erneut zur Genehmigung einreichen, ohne von vorne beginnen zu müssen. Dies gewährleistet einen reibungsloseren und schnelleren Genehmigungsprozess.

Vorteile der Funktion „Änderungen anfordern“

• Verbesserte Effizienz: Bei geringfügigen Anpassungen ist keine vollständige Neuübermittlung mehr erforderlich.
• Klare Kommunikation: Einsender erhalten konkrete Anweisungen, was sie ändern sollen.
• Schnellere Genehmigungen: Reduziert den Hin- und Her-Verkehr, indem direkte Aktualisierungen der Ausgaben möglich sind.