Las autorizaciones de ausencia son una herramienta en Factorial que ayuda a realizar un seguimiento y gestionar el tiempo de ausencia disponible y utilizado por las personas. Garantizan que las ausencias se registren correctamente y estén alineadas con las políticas de la empresa. Cada contador funciona como una categoría que define cómo se contabilizan los diferentes tipos de ausencia, como los días de vacaciones.
No es necesario crear un contador separado para cada tipo de ausencia. Las ausencias que no descuentan tiempo, como los permisos no remunerados o las licencias especiales, pueden agruparse dentro del contador de vacaciones para facilitar el seguimiento y la gestión.
¿Cómo funcionan los contadores de ausencia?
Los contadores de ausencia forman parte de las Políticas de Ausencia asignadas a las personas empleadas. Cada contador se configura dentro de una política, asegurando que los saldos de ausencia de las personas trabajadoras se controlen de acuerdo con las normas de la empresa.
Antes de vincular un tipo de ausencia a un contador, es necesario configurar primero los tipos de ausencia. Una vez creados, estos pueden asignarse al contador correspondiente dentro de la política de ausencia. Sin embargo, no es necesario crear un contador separado para cada tipo de ausencia. Las ausencias que no descuentan tiempo, como los permisos no remunerados o las licencias especiales, pueden agruparse dentro del contador de vacaciones para facilitar el seguimiento y la gestión.
Dónde encontrar contadores de ausencias
- En la barra lateral, ir a Ausencias
- Allí se muestran los contadores
- Hacer clic en el icono de flecha para obtener más detalles sobre el contador:
- Utilizar las flechas de derecha e izquierda para cambiar de ciclo:
Glosario de contadores
- Por política de la empresa: hay una cantidad de días u horas que se otorgan a todos/as los/as empleados/as. Así, definimos el concepto de días/horas por póliza, como el número total de días/horas a los que se tiene derecho en un periodo determinado.
- Acumulado: los días/horas acumulados son ausencias otorgadas a las personas por períodos específicos que se basan en Políticas de ausencias. Estos días siempre quedarán reflejados en los Contadores de permisos de los empleados, y su cálculo dependerá de cómo la empresa haya configurado sus políticas de permisos.
- Disponible: por Disponible nos referimos al número de días/horas que una persona tiene a su disposición para utilizar. Debido a que hay 2 formas diferentes de configurar estos días disponibles, se notará en los contadores que estos días se pueden otorgar todos a principios de año o se pueden generar de forma diaria o mensual.
- Días tomados: los días/horas tomados son ausencias que se ha disfrutado. Estas ausencias se reflejará como tomado una vez que la persona administradora haya aprobado la ausencia solicitada.
- Acumulado o prorrogado: días/horas que los/as empleados/as pueden prorrogar hasta el siguiente período.
- Ajustes de asignación: son ajustes negativos o positivos que un administrador puede realizar en las ausencias de un/a empleado/a para otorgar o restar días/horas por un período específico.
¿Cómo añadir una nueva autorización de ausencia?
- En el menú lateral, ve a Configuración
- Accede a Ausencias
- Entra en la Política de Ausencia
- Haz clic en Añadir una nueva autorización de ausencia
Recuerda que es necesario tener al menos una autorización de ausencia dentro de una política de ausencia. Si ya existe al menos una, será posible eliminar la segunda.
Se pueden editar las autorizaciones de ausencia en cualquier momento, pero una vez creadas, no se podrá cambiar el tipo de autorización.
Más información sobre las compensaciones por tiempo libre aquí.
¿Cómo añadir o modificar una ausencia en una autorización de ausencia?
Los tipos de ausencia en Factorial no están directamente vinculados a un contador cuando se crean. Para que las personas usuarias puedan seleccionarlos, es necesario asignarlos a un contador. Esta sección explica cómo mover o asignar ausencias a los contadores y asegurarse de que están correctamente configuradas.
Asignar ausencias a una autorización de ausencia
Para asignar una ausencia recién creada o mover una ya existente a otro contador, sigue estos pasos:
- Primero, crea un nuevo tipo de ausencia
- En el menú lateral, ve a Configuración
- Accede a Ausencias
- Entra en la Política de Ausencia
- Haz clic en Editar Autorizaciones
- Localiza los Tipos de Ausencia
- Dentro de la sección de autorizaciones, haz clic en la ausencia que has creado
-
Entender la lista de tipos de ausencia:
- Los tipos de ausencia que aparecen en gris ya están asignados al contador actual.
- Los tipos de ausencia que aparecen en blanco están disponibles para añadirse a este contador.
Mover o desvincular una ausencia de una autorización de ausencia
Si un tipo de ausencia ya está asignado a un contador y deseas moverlo a otro:
- En el menú lateral, ve a Configuración
- Accede a Ausencias
- Entra en la Política de Ausencia
- Haz clic en Editar Autorizaciones
- Localiza los Tipos de Ausencia
- Desmarca la ausencia del contador actual
- Guarda los cambios
- Asigna la ausencia a otro contador:
- Ve a la configuración del contador deseado
- Añade la ausencia seleccionándola de la lista disponible (blanca)
- Guarda los cambios
Nota: Las nuevas ausencias creadas aparecerán inicialmente como no asignadas y deberán añadirse manualmente a un contador siguiendo los pasos anteriores.