1. ¿Qué significa el estado "rechazado" en un documento que he enviado para su firma?
El estado "rechazado" en un documento que envió para su firma significa que la persona se negó a firmar el documento. Cuando una persona rechaza, debe proporcionar un motivo a través de un mensaje de texto que recopila el sistema. El administrador recibirá una notificación por correo electrónico con el motivo, que también aparecerá en el visor de documentos.
2. ¿Cómo enviar varios documentos para firmar?
Para enviar varios documentos a firmar, siga estos pasos:
- En la barra lateral, ir a Documentos
- Seleccionar Enviar en masa
- Cargar un documento PDF
- Decidir la configuración de división
- Mantener los documentos con todas sus páginas
- Dividir por páginas
- Combinar todos los documentos en uno
- Elegir la carpeta de destino
- Seleccionar Solicitar firma electrónica
- Destinatario: El destinatario del documento recibirá una solicitud de firma.
- Firmante adicional: Los usuarios seleccionados también recibirán una solicitud para firmar el archivo.
- Hacer clic en Cargar archivo
- Una vez subido el documento, aplicar filtros, si es necesario, y seleccionar los empleados = destinatarios
- Hacer clic en Enviar a X empleados
El documento se subirá a la sección «Mis documentos» del destinatario en la carpeta definida. Se enviará un correo electrónico al empleado cada vez que se cargue un nuevo documento, y este recibirá una notificación por correo electrónico y en su Tarea pendiente.
3. ¿Cómo firmar un documento?
Para firmar un documento, debe seguir los pasos a continuación:
- Abrir la notificación recibida en su panel de control indicando que se requiere una firma
- Leer las instrucciones y hacer clic en Iniciar.
- Firmar el documento
- Aceptar las condiciones
- Hacer clic en Enviar documento
El documento que estás firmando debe estar en formato PDF y no debe estar editado ni cifrado. Asegúrese de colocar la firma dentro del cuadro provisto.
Después de firmar y enviar el documento, su administrador será notificado de su firma y también recibirá una confirmación por correo electrónico.
4. ¿Es posible firmar varias páginas de un documento?
Sí, se pueden firmar varias páginas de un documento. Sin embargo, con nuestra firma digital avanzada, solo hay que firmar una página. La firma digital actúa como un sello que cubre todas las páginas del documento. Para más información, visite la página de nuestro partner: Documentos - Preguntas.
Se puede hacer que un empleado firme cada página a través del perfil del propio empleado. Esta opción solo está disponible para los archivos cargados individualmente con un único destinatario.
- En la barra lateral, ir a Empleados
- Seleccionar el empleado al que queremos solicitar una firma electrónica
- Cargar un documento PDF
- Elegir la carpeta de destino (si no está ya dentro de una carpeta)
- Seleccionar «Solicitar firma electrónica»
- Destinatario: El destinatario del documento recibirá una solicitud de firma.
- Firmante adicional: Los usuarios seleccionados también recibirán una solicitud para firmar el archivo
- Seleccionar «Configuración avanzada de firma» si desea colocar la firma
- Arrastrar y soltar las tarjetas de firma donde desee que firme el destinatario y cambie su tamaño si es necesario
Puede colocar varias firmas en el mismo documento, lo que significa que el usuario puede firmar varias veces en el mismo documento.
8. Hacer clic en Subir documento y solicitar la firma electrónica.
5. ¿Es posible decidir la ubicación de las firmas?
Sí, puede decidir dónde colocar las firmas. Esta opción está disponible a través del perfil del empleado y solo cuando se cargan archivos individuales. Estos ajustes avanzados le permiten especificar la ubicación exacta de la firma.
Para ello, siga los pasos indicados en la pregunta anterior.
6. ¿Es legal la firma electrónica Factorial ?
Sí, la firma electrónica Factorial es legal. La solución de firma electrónica proporcionada por Factorial se ofrece a través de Signaturit, que es una empresa legaltech acreditada como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP). Esta empresa brinda soluciones de firma electrónica, entrega electrónica certificada e identificación electrónica. En la Unión Europea, el reglamento eIDAS establece los requisitos mínimos para considerar válida una firma electrónica y sus efectos jurídicos. Sin embargo, la validez legal de las firmas electrónicas puede variar dependiendo del documento y está sujeta a la legislación de cada país. Por lo tanto, se recomienda consultar con su asesor legal para casos de uso específicos.
7. ¿Cuál es el tamaño máximo de un documento enviado a firmar?
El tamaño máximo de un documento que se puede enviar para firma electrónica es de 15 MB. Cualquier archivo de mayor tamaño se guardará correctamente, pero no se solicitará ninguna firma electrónica.