Cómo solicitar firmas electrónicas para documentos internos

1. En la barra lateral, dirígete a Documentos
2. Selecciona internos
3. Abre la carpeta a la que deseas acceder al documento
4. Haz clic en la flecha al lado del documento para abrirlo
5. Haz clic en Pedir firma electrónica
6. Selecciona a las personas que deben firmar electrónicamente el documento
7. Haz clic en Pedir firmas electrónicas para  X usuarios

Cómo solicitar firmas electrónicas para los documentos que enviarás a los/as empleados/as

A través de la función de envío en masa

1. En la barra lateral, ve a Documentos
2. Selecciona Enviar en masa
3. Sube un documento PDF
4. Decide la configuración de la división:
   1. Mantener los documentos con todas sus páginas
   2. Dividir por páginas
   3. Combinar todos los documentos en uno solo
5. Elige la carpeta de destino
6. Selecciona “Solicitar firma electrónica”
   1. Destinatario/a: El destinatario/a del documento recibirá una solicitud de firma
   2. Firmante adicional: Los usuarios/as seleccionados también recibirán una solicitud para firmar el archivo
7. Haz clic en Subir archivo
8. Una vez que el documento se haya subido, aplica los filtros si es necesario y selecciona a los/as empleados/as como destinatarios/as
9. Haz clic en Enviar a X empleados/as

A través del perfil del empleado/a

1. En la barra lateral, ve a Empleados
2. Selecciona al empleado/a del que deseas solicitar una firma electrónica
3. Sube un documento PDF
4. Elige la carpeta de destino (si no te encuentras ya dentro de una carpeta)
5. Selecciona Solicitar firma electrónica
   1. Destinatario/a: El destinatario/a del documento recibirá una solicitud de firma.
   2. Firmante adicional: Los usuarios/as seleccionados también recibirán una solicitud para firmar el archivo.
6. Selecciona "Configuración avanzada de firma" si deseas colocar la firma en el documento

7. Arrastra y suelta los campos de firma en el lugar donde deseas que el destinatario/a firme y redimensiónalos si es necesario

8. Haz clic en Subir documento y solicitar firma electrónica

Estado de firma electrónica

Estado del documento

En los listados de documentos aparece el estado global, que variará según el estado de la(s) firma(s) solicitada(s).

Dentro del visor de documentos, puedes ver el estado de cada firmante:

• Pendiente: El firmante aún no ha firmado el documento.
• Firmado: El firmante ha completado y firmado el documento.
• Rechazado: El firmante ha rechazado firmar el documento. Debe proporcionar un motivo, que es recogido por Signaturit mediante un mensaje de texto. El solicitante recibirá una notificación por correo electrónico con el motivo, y también se mostrará en el visor de documentos.
• Correo rechazado: La dirección de correo electrónico del firmante puede ser incorrecta o tener problemas de entrega, lo que provoca el rechazo por parte del servidor de correo. La firma electrónica se cancela automáticamente y esta copia del documento no puede ser firmada. El solicitante recibirá una notificación por correo electrónico sobre el problema. Para solucionarlo, verifica la dirección de correo electrónico y envía una nueva solicitud de firma.
• Cancelado: La solicitud de firma ha sido cancelada porque el documento fue movido a la papelera o el periodo de firma expiró. Los firmantes recibirán una notificación por correo electrónico de Signaturit.
• Error: La solicitud de firma ha fallado. Asegúrate de que el archivo no esté protegido contra escritura, que tenga páginas, que no esté dañado ni cifrado, y que no exceda el límite de tamaño de 15 MB. Intenta de nuevo con un documento válido.

Notificaciones de firma electrónica

El/La empleado/a recibirá:

• Una notificación por correo electrónico
• Una tarea pendiente en el tablero de inicio

El/La administrador/a recibirá:

• Una notificación vía correo electrónico una vez firmado el documento