Crea, gestisci e monitora facilmente budget personalizzati in base alle tue esigenze specifiche. Rimani entro i limiti, gestisci le spese o qualsiasi altra spesa e prendi decisioni finanziarie informate. Con aggiornamenti in tempo reale, Budgets ti consente di ottimizzare le tue risorse e raggiungere i tuoi obiettivi finanziari.

Come iniziare a usare i budget

Per abilitare la funzionalità

1. Nelle Impostazioni, vai su Autorizzazioni
2. Crea un gruppo di autorizzazioni o selezionane uno esistente
3. Clicca su Finanza
4. Abilitare l'autorizzazione Gestisci budget finanziari
5. Salva

Per impostare i proprietari del budget

Quando si crea un budget, gli utenti con l'autorizzazione Gestisci budget possono designare i proprietari. Questi proprietari hanno accesso esclusivo per visualizzare e gestire i budget di loro proprietà, assicurandosi che non possano accedere a budget a cui non sono associati.

Come creare nuovi budget

1. Nella barra laterale, vai su Spese → Budget
2. In alto, clicca su + Nuovo budget
3. Imposta le informazioni di base come:
   1. Persona giuridica: definisce la valuta del budget, ma gli utenti di qualsiasi persona giuridica possono segnalare le spese per essa.
   2. Titolo: aiuta a identificare il budget.
   3. Descrizione: facoltativa e consente di aggiungere qualsiasi informazione extra.
4. Accesso: definisci chi sarà il proprietario del budget. Di default, sarà il creatore, ma puoi modificare e aggiungere qualsiasi utente dell'azienda. Saranno in grado di vedere, gestire e modificare tutte le informazioni del budget.
5. Limiti:
   1. Data di inizio: per impostazione predefinita verrà impostata la data di creazione, ma è possibile modificarla facilmente se si desidera ritardare l'avvio del budget.
   2. Data di fine: è un campo facoltativo, utile per definire quando termina il budget ed evitare che gli utenti segnalino ulteriori spese.
   3. Intervallo di tempo: può essere giornaliero, settimanale, mensile, trimestrale o annuale
   4. Limite : definire un importo per ciascun periodo.
6. Dipendenti: seleziona i dipendenti che possono usare il budget. Puoi saltare questo passaggio e farlo più tardi.

Come aggiungere record

Tutti i dipendenti inclusi nel budget possono selezionarli quando aggiungono un nuovo record in Spese.

1. Quando si crea un nuovo record, selezionare un budget dall'elenco

Monitoraggio dello stato del budget

Gli utenti autorizzati possono monitorare comodamente ogni stato nella sezione Budget, dove hanno accesso a informazioni complete sul budget.

Definizioni di stato:

• Entro il budget: le spese rimangono entro il limite di budget assegnato. In altre parole, il totale dei record segnalati è ben al di sotto del limite.
• Rischio di bilancio : indica che le spese si stanno avvicinando al limite di bilancio.
• Fuori budget: le spese hanno superato il limite di budget assegnato. In questi casi verrà inviata una notifica via email a tutti i titolari di budget.

Notifiche di bilancio

Gli approvatori delle spese riceveranno avvisi sui dettagli delle spese e notifiche per aiutarli a prendere decisioni consapevoli nella gestione delle spese.

• E-mail: alla ricezione di nuove spese in sospeso, verrà visualizzato lo stato del limite di budget in quel momento.
• Dettaglio delle spese: è incluso un tag di stato, accompagnato da un suggerimento contenente informazioni sul budget (nome, importo segnalato e importo disponibile o speso in eccesso).
• Posta in arrivo: verrà aggiunto un tag di stato con relativa descrizione comandi che riflette lo stato del budget.