Con l'autorizzazione Usa modelli di documento nella sezione Documenti , un dipendente può aggiungere, eliminare, visualizzare in anteprima e inviare modelli di documento in blocco.
Se questa autorizzazione è abilitata, il dipendente troverà una nuova sezione in Documenti (della tua azienda).
Variabili del modello di documento e autorizzazioni correlate
Affinché un dipendente possa utilizzare le variabili le cui informazioni dipendono anche da un'autorizzazione specifica, deve disporre almeno dell'autorizzazione "Visualizza" per quella variabile per i dipendenti che riceveranno il modello.
Esempio:
Per utilizzare la variabile "Importo stipendio" {{salary_amount}}, il dipendente deve avere almeno l'autorizzazione "Visualizza stipendio" abilitata per i dipendenti a cui invierà un modello.
Nota: le autorizzazioni per le variabili del modello di documento sono predefinite e non possono essere modificate. Ogni variabile ha un proprio livello di accesso, gestito automaticamente dal sistema.
Informazioni sulle autorizzazioni delle variabili modello di documento
Per rappresentare i permessi di un dipendente, abbiamo sviluppato i Livelli di accesso . Si tratta di un modo semplificato per rappresentare le informazioni a cui un dipendente ha accesso in relazione all'organigramma aziendale.
- Accesso pubblico : il dipendente può accedere alle informazioni dell'intera azienda perché sono pubbliche per tutti (nome, cognome...).
- Accesso completo : il dipendente può accedere a queste informazioni aziendali perché ha l'autorizzazione.
- Accesso parziale : il dipendente può accedere alle informazioni dei propri collaboratori.
- Nessun accesso : il dipendente non può accedere alle informazioni degli altri dipendenti.
I livelli di accesso saranno disponibili nella sezione Variabili disponibili:
- Sulla barra laterale vai a Documenti
- Modelli di documento aperti
- Scorri verso il basso fino a Variabili disponibili
Prevenire errori di autorizzazione durante l'invio di modelli
Se un dipendente autorizzato a utilizzare modelli di documenti invia un modello con una variabile per la quale non dispone dell'autorizzazione "Visualizza", il sistema visualizzerà messaggi di avviso diversi a seconda dei casi.
- Modello che include almeno una variabile con accesso parziale: in questo caso, il sistema ti avvisa del tuo stato di accesso parziale per alcune variabili nel modello.
- Modello con almeno una variabile senza accesso: in questo caso il sistema non consente di inviare quel modello perché il documento conterrebbe uno spazio vuoto al posto delle informazioni sulla variabile senza accesso.
Modelli e autorizzazioni per le cartelle dei dipendenti
Un dipendente con autorizzazione "Usa modelli di documenti" può inviare modelli in blocco solo alle cartelle Dipendenti per le quali è autorizzato a gestire.
Esempio:
Se un dipendente ha l'autorizzazione a gestire solo le cartelle dipendenti Paghe e ID, queste saranno le uniche cartelle disponibili quando si inviano modelli di documenti in blocco.