Los flujos de aprobación definen quién debe revisar y aprobar los gastos enviados antes de su procesamiento. Estos flujos pueden ser simples, como la aprobación de un/a solo manager, o más complejos, con múltiples pasos y reglas específicas para diferentes equipos o roles. Tiene la flexibilidad de configurar tantos niveles de aprobación como necesite y asignarlos a usuarios, roles o equipos específicos, lo que proporciona un control granular sobre su proceso de validación de gastos.

Dónde encontrar flujos de aprobación

1. En su barra lateral, vaya a Configuración
2. Puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar el módulo de configuración de Gastos o ir a la sección de finanzas y hacer clic en Gastos
3. Encuentre la sección Aprobaciones y reglas inteligentes
4. Aquí es donde administrará la lógica de aprobación global de gastos

Cómo crear un nuevo flujo de aprobación

1. En la barra lateral, vaya a Configuración
2. Puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar el módulo de configuración de Gastos o ir a la sección de finanzas y hacer clic en Gastos
3. Busque la sección Aprobaciones y reglas inteligentes y haga clic en + Agregar nuevo grupo de aprobación
4. Llenar:
   • Un nombre claro para el flujo (por ejemplo, Equipo de ventas - UE )
   • Una breve descripción (opcional)
   • Habilite el interruptor para el grupo de aprobación automática si no se requieren aprobaciones
5. Haga clic en Guardar para continuar

Su nuevo flujo ahora aparecerá con un nivel de aprobación predeterminado:

1. Haga clic en la flecha hacia abajo en el cuadro Flujo de aprobación predeterminado
2. Utilice el menú de tres puntos para editar el nivel de aprobación actual:
   • Haga clic en el ícono del lápiz y luego elija aprobadores filtrando usuarios o roles
   • Haga clic en Guardar para confirmar
3. Utilice el ícono “+” para agregar más aprobadores al mismo nivel (solo uno de ellos necesita aprobar)
4. Utilice “+ Agregar nivel de aprobación” para crear niveles adicionales: cada uno debe aprobarse en secuencia
5. Haga clic en Guardar cambios para finalizar el flujo

Ahora define a quién se aplica este flujo :

1. Vaya a la subpestaña Empleados
2. Haga clic en “Agregar empleados”
   • Filtrar por empleados, lugares de trabajo o equipos
   • Seleccione a las personas relevantes
   • Haga clic en Guardar

Cómo editar o actualizar un flujo de aprobación existente

1. En la barra lateral, vaya a Configuración
2. Puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar el módulo de configuración de Gastos o ir a la sección de finanzas y hacer clic en Gastos
3. En la lista de flujos de aprobación, haga clic en la flecha derecha junto al grupo que desea editar
4. Abra la estructura de aprobación mediante la flecha hacia abajo en el cuadro Flujo de aprobación predeterminado
5. Usar:
   • Tres puntos → Editar el nivel de aprobación para actualizar los usuarios o roles asignados
   • El icono “+” para agregar más aprobadores a un nivel
   • “+ Agregar nivel de aprobación” para expandir el flujo
6. Haga clic en Guardar cambios cuando haya terminado
7. Cambie a la subpestaña Empleados para ajustar a quién se aplica el flujo

Consejos y mejores prácticas

• Utilice la aprobación automática: configure flujos de aprobación automática para gastos de bajo riesgo para ahorrar tiempo y agilizar el proceso.
• Limite los niveles de aprobación: mantenga los niveles de aprobación al mínimo para evitar demoras en el reembolso.
• Utilice roles y gerentes: asigne responsabilidades de aprobación a roles y gerentes en lugar de a personas específicas para garantizar la escalabilidad y la continuidad.
• Comuníquese con claridad: informe a su equipo sobre las estructuras de aprobación para que sepan qué esperar y quién es responsable de las aprobaciones de sus gastos.
• Revisión trimestral: revise periódicamente sus flujos de aprobación para asegurarse de que permanezcan alineados con los cambios organizacionales y los presupuestos actuales.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puede un solo informe de gastos requerir múltiples aprobaciones?
   Sí, puede agregar varios niveles de aprobación a un flujo. Cada nivel debe aprobar el gasto secuencialmente antes de pasar a la siguiente etapa, lo que garantiza un proceso de revisión exhaustivo.