1. Que signifie le statut « refusé » sur un document que j'ai envoyé pour signature ?
Le statut « refusé » d'un document que vous avez envoyé pour signature signifie que la personne a refusé de le signer. En cas de refus, elle doit justifier sa décision par SMS, lequel est collecté par le système. L'administrateur recevra une notification par courriel indiquant le motif, qui apparaîtra également dans la visionneuse de documents.
2. Comment envoyer plusieurs documents à signer ?
Pour envoyer plusieurs documents à signer, suivez ces étapes :
- Dans votre barre latérale, accédez à Documents
- Sélectionnez Envoyer en masse
- Télécharger un document PDF
- Décider des paramètres de fractionnement
- Conserver les documents avec toutes leurs pages
- Répartition par pages
- Combiner tous les documents en un seul
- Choisissez le dossier de destination
- Sélectionnez « Demander une signature électronique »
- Destinataire : Le destinataire du document recevra une demande de signature.
- Signataire supplémentaire : les utilisateurs sélectionnés recevront également une demande de signature du fichier.
- Cliquez sur Télécharger le fichier
- Une fois le document téléchargé, appliquez des filtres si nécessaire et sélectionnez les employés = destinataires
- Cliquez sur Envoyer à X employés
Le document sera téléchargé dans la section « Mes documents » du destinataire, dans le dossier défini. L'employé recevra un courriel dès qu'un nouveau document sera téléchargé et recevra une notification par courriel et concernant sa tâche en attente.
3. Comment signer un document ?
Pour signer un document, vous devez suivre les étapes ci-dessous :
- Ouvrez la notification reçue sur votre tableau de bord indiquant qu'une signature est requise
- Lisez les instructions et cliquez sur Démarrer
- Signer le document
- Accepter les conditions
- Cliquez sur Envoyer le document
Le document que vous signez doit être au format PDF et ne doit être ni modifié ni chiffré. Assurez-vous de placer la signature dans le champ prévu à cet effet.
Après avoir signé et envoyé le document, votre administrateur sera informé de votre signature et recevra également une confirmation par e-mail.
4. Est-il possible de signer plusieurs pages d’un document ?
Oui, vous pouvez signer plusieurs pages d'un document. Cependant, grâce à notre signature numérique avancée, vous n'avez besoin de signer qu'une seule page. La signature numérique agit comme un tampon qui recouvre toutes les pages du document. Pour plus d'informations, consultez la page de notre partenaire : Documents - Questions .
Si vous préférez qu'un utilisateur signe chaque page, vous pouvez le faire via le profil de l'employé. Cette option est disponible uniquement pour les fichiers téléchargés individuellement et destinés à un seul destinataire.
- Dans votre barre latérale, accédez à Employés
- Sélectionnez l'employé pour lequel vous souhaitez demander une signature électronique
- Télécharger un document PDF
- Choisissez le dossier de destination (si vous n'êtes pas déjà dans un dossier)
- Sélectionnez « Demander une signature électronique »
- Destinataire : Le destinataire du document recevra une demande de signature.
- Signataire supplémentaire : les utilisateurs sélectionnés recevront également une demande de signature du fichier
- Sélectionnez « Paramètres de signature avancés » si vous souhaitez placer la signature
- Faites glisser et déposez les cartes de signature à l'endroit où vous souhaitez que le destinataire signe et redimensionnez-les si nécessaire.
Vous pouvez placer plusieurs signatures dans le même document, ce qui signifie que l'utilisateur peut signer plusieurs fois dans le même document.
8. Cliquez sur Télécharger le document et demander une signature électronique.
5. Est-il possible de décider de l’emplacement des signatures ?
Oui, vous pouvez choisir l'emplacement des signatures. Cette option est disponible via le profil de l'employé et uniquement lors du téléchargement de fichiers individuels. Ces paramètres avancés vous permettent de spécifier l'emplacement exact de la signature.
Veuillez suivre les étapes décrites dans la question précédente pour ce faire.
6. La signature électronique Factorial est-elle légale ?
Oui, la signature électronique Factorial est légale. La solution de signature électronique proposée par Factorial est proposée par Signaturit, une société de technologie juridique accréditée comme prestataire de services de confiance qualifié (PSCQ). Cette société propose des solutions de signature électronique, de livraison électronique certifiée et d'identification électronique. Dans l'Union européenne, le règlement eIDAS établit les exigences minimales pour qu'une signature électronique soit valide et ses effets juridiques. Cependant, la validité juridique des signatures électroniques peut varier selon le document et est soumise à la législation de chaque pays. Il est donc recommandé de consulter un conseiller juridique pour des cas d'utilisation spécifiques.
7. Quelle est la taille maximale d'un document envoyé pour signature ?
La taille maximale d'un document pouvant être envoyé pour signature électronique est de 15 Mo. Tout fichier plus volumineux sera correctement enregistré, mais aucune signature électronique ne sera demandée.