Aperçu
Les centres de coûts personnalisés offrent aux équipes une flexibilité totale dans l'affectation des dépenses. Au lieu de se baser uniquement sur le centre de coûts par défaut de l'employé, vous pouvez désormais imputer une dépense à un ou plusieurs centres de coûts et définir une répartition précise en pourcentage pour chacun. Ainsi, le service financier dispose dès le départ de données exactes et validées.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez des centres de coûts personnalisés lorsqu'une dépense ne relève pas entièrement du service ou du projet par défaut de l'employé. Cela est particulièrement utile pour :
- Initiatives interdépartementales
- travail par projet
- Frais liés aux clients ou à l'événement
- Les affectations qui doivent être réparties entre plusieurs centres de coûts
Cette fonctionnalité garantit que les données relatives aux dépenses correspondent à l'activité financière réelle, réduisant ainsi les corrections manuelles et renforçant la fiabilité des rapports.
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, ouvrez Mes dépenses → Dépenses
- Créer une nouvelle dépense ou en ouvrir une existante
- Ouvrez les détails des dépenses et faites défiler vers le bas jusqu'au champ Centre de coûts .
- Par défaut, le centre de coûts attribué à l'employé apparaîtra.
- Ouvrez le menu déroulant pour sélectionner un autre centre de coûts si nécessaire.
- Pour ajouter plusieurs centres de coûts, cliquez sur « Ajouter un centre de coûts ».
- Saisissez le pourcentage d'affectation pour chaque centre de coûts. Le total doit être égal à 100 %.
- Les personnes qui soumettent les demandes et celles qui les approuvent peuvent examiner et ajuster ces affectations avant d'approuver la dépense.
- Une fois approuvée, la dépense est enregistrée dans la répartition finale des centres de coûts, garantissant ainsi que le service financier reçoive des données fiables et exactes.
Si la somme des pourcentages ne correspond pas à 100 % , ajustez la répartition jusqu'à ce que le total atteigne 100 %. Le formulaire ne pourra pas être soumis dans le cas contraire.
Si vous ne parvenez pas à modifier le centre de coûts, vérifiez si la dépense est déjà devenue non modifiable (par exemple, après approbation finale). Dans le cas contraire, assurez-vous de disposer des autorisations nécessaires. Si le problème persiste, contactez l'assistance.
Conseils et bonnes pratiques
- Utilisez des noms de centres de coûts descriptifs pour aider les personnes qui soumettent les demandes à choisir rapidement la bonne option.
- Si vos équipes travaillent sur des projets en rotation, partagez des directives internes sur les centres de coûts à utiliser pour chaque scénario.
- Vérifiez toujours les pourcentages avant de soumettre ou d'approuver ; la somme des valeurs doit être égale à 100 %.
- Encouragez les responsables à examiner les centres de coûts lors des approbations afin de détecter rapidement les incohérences.
FAQ
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Les approbateurs peuvent-ils modifier l'affectation des centres de coûts ?
Oui. Les approbateurs peuvent ajuster les centres de coûts et les pourcentages avant l'approbation finale.
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Le centre de coûts par défaut de l'employé est-il toujours applicable ?
Oui, il est prérempli automatiquement, mais peut être modifié ou complété avec plusieurs centres de coûts.
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La répartition des coûts entre plusieurs centres est-elle obligatoire ?
Non. Vous pouvez utiliser un seul centre de coûts, mais des ventilations sont possibles en cas de besoin.
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