Aperçu
L' exportation du résumé des transactions d'avantages sociaux basé sur les employés vous permet de générer des résumés de transactions avec une ligne par employé, au lieu d'une par catégorie d'avantages.
Ce nouveau format est conçu pour s'intégrer en douceur aux systèmes de paie externes et simplifier la gestion des données pour les équipes RH et financières.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez cette fonctionnalité lors de la préparation de vos exportations de paie mensuelles ou périodiques.
Cela vous aide à :
- Optimisez la préparation de la paie.
- Réduisez les modifications manuelles lors de l’importation de données dans un logiciel de paie.
- Assurez-vous que les avantages de chaque employé sont consolidés et faciles à consulter.
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, accédez à la section Avantages dans Factorial
- Cliquez sur l'onglet résumé
- Accédez au bouton rouge Exporter
- Dans la barre latérale, vous verrez désormais une colonne pour chaque avantage au lieu d'une seule colonne Catégorie
(Facultatif) Réorganisez ou renommez les colonnes d'avantages pour qu'elles correspondent à la structure de votre logiciel de paie - Cliquez sur Exporter pour télécharger le fichier
- Votre exportation affichera désormais une ligne par employé, la rendant ainsi prête pour une importation directe dans votre système de paie.
Conseils et bonnes pratiques
- Faire correspondre les noms des colonnes : renommez les colonnes d'avantages pour les aligner sur le format requis par votre logiciel de paie pour une importation plus fluide.
- Test avant l'automatisation : si vous utilisez des importations de paie automatisées, testez le nouveau format une fois pour confirmer la compatibilité.
- Collaborez avec les finances : assurez-vous que votre équipe financière ou comptable est informée de la nouvelle structure pour éviter les doublons de données ou les colonnes non concordantes.
Dépannage
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Mon système de paie rejette le fichier.
- Vérifiez que les en-têtes de colonnes correspondent au format requis par votre logiciel de paie.
- Vérifiez que le délimiteur de fichier (CSV ou XLSX) correspond à ce que votre système accepte.
Si les problèmes persistent, contactez l’ équipe d’assistance Factorial pour obtenir de l’aide.
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Certaines colonnes d’avantages apparaissent vides.
Solution:- Confirmez que tous les employés ont des transactions d’avantages sociaux enregistrées pour la période sélectionnée.
- Réexportez le fichier en vous assurant que la plage de dates correcte est sélectionnée.
FAQ
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Qu'est-ce qui a changé dans le format d'exportation ?
L'ancienne exportation créait une ligne par catégorie d'avantages. La nouvelle version génère une ligne par employé, consolidant tous les avantages en colonnes.
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Puis-je toujours accéder au format d’exportation précédent ?
Non, le nouveau format basé sur les employés a remplacé l’ancienne exportation basée sur les catégories pour une meilleure compatibilité et une plus grande facilité d’utilisation.
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Puis-je personnaliser les avantages qui apparaissent dans l’exportation ?
Oui, vous pouvez réorganiser et renommer les colonnes directement dans la barre latérale d'exportation avant de télécharger le fichier.