¿Cómo crear y configurar un flujo de trabajo?
Tienes dos formas de crear un flujo de trabajo:
- Desde una plantilla: las plantillas vienen con pasos predefinidos y propuestas de tareas, lo que facilita la configuración de un flujo de trabajo. Son totalmente personalizables, lo que te permite adaptar el flujo de trabajo a tus necesidades específicas. Es una solución flexible para organizar muchos tipos de tareas de incorporación y salida, ahorrando tiempo.
- Desde cero: comienza a construir tu flujo de trabajo desde cero, brindándote total libertad y flexibilidad para diseñar el proceso que se adapte a tus requisitos.
Para crear un flujo de trabajo a partir de una plantilla
- En tu barra lateral, haz clic en Flujos de trabajo
- Elige la plantilla que necesitas y haz clic en Usar esta plantilla
- Aparecerá la vista previa de la plantilla, léela y haz clic en Siguiente.
- Ingresa un nombre de flujo de trabajo y una descripción
- Haz clic en Usar esta plantilla
6. Serás redirigido a la página de Configuración.
7. Verifica todos los pasos y tareas y, si es necesario, edítalos o elimínalos haciendo clic en el ícono de tres puntos.
💡 También puedes agregar nuevos pasos y/o tareas.
Para crear un flujo de trabajo desde cero
- En tu barra lateral, haz clic en Flujos de trabajo
- Haz clic en Crear flujo de trabajo
- Ingresa un nombre de flujo de trabajo y una descripción
- Elige la progresión de pasos (decida cómo los empleados pasan de un paso a otro)
- Automático: habilita la progresión automática cuando se completan las tareas obligatorias, reduciendo la necesidad de intervención manual.
- Manual: haz avanzar manualmente a los empleados de un paso a otro.
- Por fecha: programa cuándo los empleados pasan de un paso a otro utilizando fechas relativas como fecha de inicio del contrato, fecha de finalización del contrato,…
- Haz clic en crear
¿Cómo agregar un paso?
- Desde la página de Configuración, haz clic en Agregar paso
- Introduce un nombre
- Define dónde incluir este paso:
- Antes/después del paso x
- Paso de inicio: ya configurado antes
- Haz clic en Agregar paso
❗Si necesitas cambiar la configuración del paso de inicio:
- En tu barra lateral, ve a Flujos de trabajo
- De la lista de flujos de trabajo, colocados en el flujo de trabajo en cuestión.
- Haz clic en el icono de tres puntos.
- Haz clic en Editar flujo de trabajo
- Edita la progresión de pasos
- Haz clic en Guardar cambios
¿Cómo agregar una tarea?
- Desde la página de Configuración, haz clic en Agregar una tarea
- Introduce un nombre
- Define a qué paso pertenece esta tarea
- Agregaruna descripción (opcional)
- Establece una fecha límite para completar la tarea. Si no necesitas una fecha límite, simplemente desactiva la opción.
- Elige si es una tarea obligatoria
-
Asignado a: una tarea siempre debe tener al menos un asignado. Selecciona quién debe completar la tarea eligiendo entre:
- Selección manual
- Usuario afectado
- Papel relativo
- Espacio de trabajo
- Equipo
- Si es necesario, adjunta documentos
-
Súper tareas: agiliza el proceso de creación y finalización de tareas con menos clics con la súper tarea del documento.
- Cargar un documento: permita a los empleados cargar documentos a sus tareas.
- Haz clic en Guardar tarea
❗ Para que un flujo de trabajo funcione correctamente debe tener al menos un paso con una tarea y al menos una persona asignada.
Página de descripción general
Desde la descripción general, puedes agregar uno o varios empleados al flujo de trabajo. Allí podemos ver:
- Nombre de empleado
- Paso en el que se encuentra
- Si tiene tareas obligatorias o no
- ¿Cuándo es la fecha límite de la próxima tarea?
- Cuántas tareas se han completado del número total de tareas en el paso.
Para agregar empleados al flujo de trabajo
- Desde la página Descripción general, haz clic en Agregar empleado
- Selecciona los empleados
- Haz clic en Agregar empleados
💡 Para cada empleado se muestran:
- El estado de cada paso.
- Tareas completadas y pendientes
- Asignados de tareas
💡 Cuando un flujo de trabajo desencadena un nuevo paso, todas sus tareas se asignan simultáneamente a diferentes personas.
Notificaciones
Para los asignados y empleados, cada vez que se activa un nuevo paso, verán nuevas tareas en su bandeja de entrada y en la sección de tareas. Estas tareas tendrán una línea de tiempo que mostrará dónde se encuentran en el proceso.
Cuando se completa una tarea, también se marcará automáticamente como completada por parte del administrador.