Los flujos de aprobación definen los pasos que debe seguir un gasto antes de ser reembolsado o contabilizado en el sistema. En Factorial , cada flujo incluye:
- Un nombre y una descripción (para que los flujos sean fáciles de identificar).
- Uno o más niveles de aprobación .
- En cada nivel, uno o más aprobadores .
- Aprobadores elegidos por rol o seleccionando personas específicas.
Roles de aprobador disponibles
Al crear un flujo de aprobación, puede asignar aprobadores utilizando los siguientes roles:
- Autoaprobación → Los empleados pueden aprobar sus propios gastos. Rara vez se usa, solo para fundadores o altos ejecutivos.
- Gerente → gerente de línea directa del empleado.
- Aprobador de ausencias → la persona ya designada para aprobar las ausencias del empleado. Útil para mantener la coherencia en los procesos de RR. HH.
- Administradores → administradores de sistemas en Factorial . Se usa comúnmente en finanzas o recursos humanos.
- Equipo → un equipo completo (todos los miembros serán notificados y cualquiera podrá aprobar).
- Líder de equipo → el líder del equipo asignado al empleado.
Flujos recomendados por tipo de empresa
Startup (hasta ~50 empleados)
- Objetivo : Mantener las aprobaciones livianas y evitar demoras.
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Flujo sugerido:
- Nombre : Aprobación del estándar de inicio
- Descripción : Flujo de un nivel para una rápida validación de gastos
- Nivel 1: Gerente
Si hay fundadores o altos ejecutivos sin gerentes, cree un flujo dedicado utilizando la autoaprobación o los administradores como aprobador.
PYME (50 a ~500 empleados)
- Objetivo : Agregar una capa de finanzas manteniendo los flujos eficientes.
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Flujo sugerido:
- Nombre : Aprobación de dos pasos para PYME
- Descripción : El gerente verifica la relevancia del negocio, Finanzas garantiza el cumplimiento.
- Nivel 1: Gerente
- Nivel 2: Administradores (equipo de finanzas)
Opcionalmente, reemplace el Nivel 2 con Líder de equipo o Aprobador de tiempo libre si el control de presupuesto se gestiona en ese nivel.
Multinacional (más de 500 empleados o múltiples entidades)
- Objetivo : Garantizar controles consistentes en todos los departamentos y entidades legales.
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Flujo sugerido:
- Nombre : Aprobación de entidad multinacional
- Descripción : Validación de varios pasos para el cumplimiento de departamentos y entidades.
- Nivel 1: Gerente
- Nivel 2: Jefe de equipo o jefe de departamento (configurado como rol de líder de equipo)
- Nivel 3: Administradores (equipo de finanzas de la entidad local)
Para departamentos de alto riesgo o alto gasto (como Ventas u Operaciones), puede agregar un Nivel 4 con el Director de entidad (asignado directamente como persona).
Mejores prácticas
- Proporcione siempre a los flujos nombres y descripciones claros para que Finanzas y Recursos Humanos sepan qué empleados están cubiertos.
- Empieza por algo sencillo : uno o dos niveles suelen ser suficientes. Añade más solo cuando sea absolutamente necesario.
- Utilice roles, no individuos, siempre que sea posible. Esto evita interrupciones en el flujo de trabajo cuando las personas cambian de puesto.
- Adapta la cultura empresarial : las startups valoran la velocidad, las multinacionales el control. Adapta tus flujos en consecuencia.
- Revise periódicamente : las estructuras de aprobación deben evolucionar con su organización.