Esta fase reúne as necessidades internas e apoia a tomada de decisões antes da criação de uma ordem de compra. Todos os documentos envolvidos antes da compra formal são gerenciados aqui.
No Factorial , a fase de Entrada para Aquisição é gerenciada por meio de solicitações de compra e seus fluxos de trabalho associados. Os funcionários enviam solicitações usando tipos de compra predefinidos, e cada solicitação segue um processo de aprovação estruturado antes que uma ordem de compra possa ser criada.
Visão geral do processo
A fase de Admissão ao Processo de Aquisição normalmente segue estes passos:
- Um funcionário envia uma solicitação de compra.
- A solicitação é analisada por meio de um fluxo de trabalho.
- Tarefas e aprovações concluídas
- O pedido foi aprovado ou rejeitado.
- Se aprovado, um pedido de compra poderá ser criado.
Documentos tratados nesta fase
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Solicitação/Requisição de Compra
Ponto de partida do processo. Os usuários internos especificam o que precisam, em que quantidade e em qual centro de custos, entre outros requisitos. -
Cotação/Orçamento do Fornecedor (opcional)
Utilizada para comparar opções, justificar a compra e avaliar o custo esperado. É possível carregar e comparar vários orçamentos. -
Fatura pró-forma (opcional)
Uma “pré-fatura” é usada para antecipar o custo estimado. Ela geralmente desencadeia aprovações internas ou etapas administrativas, como adiantamentos ou solicitações de licença. -
Contrato ou Acordo-Quadro (opcional)
Um documento que define os termos comerciais antes da emissão de uma ordem de compra.
Funções envolvidas
Diferentes funções podem estar envolvidas nesta fase:
- Funcionários : enviem solicitações de compra
- Gerentes : analisar e aprovar solicitações
- Equipes de finanças ou compras : validar orçamento, fornecedores e aprovação final.
Status dos pedidos de compra
Durante esta fase, um pedido de compra pode passar por diferentes estados, tais como:
- Rascunho
- Aguardando aprovação
- Em andamento
- Aprovado
- Rejeitado
Resultado da fase de Admissão à Aquisição
Após a análise e aprovação da solicitação, o sistema gera a ordem de compra , que inicia a próxima fase.
Nesta fase, a ordem de compra ainda não existe — o resultado da entrada de dados é precisamente a aprovação que possibilita a sua criação.