Quando um/a funcionário/a deixa a empresa, substituir essa posição rapidamente é muitas vezes uma prioridade. Com a criação automática de backfill, você pode garantir que cada rescisão seja imediatamente refletida no seu plano de contratação, ajudando sua equipe a se manter alinhada com as necessidades da força de trabalho e evitando perder solicitações de substituição.
Neste artigo, você aprenderá como habilitar a criação automática de backfill e como o sistema gera vagas ou requisições quando um/a funcionário/a é demitido/a.
Saiba mais sobre como demitir um/a funcionário/a aqui.
Visão Geral
A criação automática de backfill permite que o sistema crie uma solicitação de substituição sempre que um/a funcionário/a é demitido/a. O backfill é automaticamente vinculado à posição correspondente no plano de contratação, garantindo que seu planejamento de recrutamento permaneça preciso e atualizado.
Dependendo da sua configuração, o sistema pode criar:
- Uma vaga
- Uma requisição (se as requisições estiverem habilitadas para sua empresa)
Requisitos
- Sua Factorial assinatura deve incluir o módulo ATS Hiring Plan.
- Para usar o modo Requisição, sua empresa também deve ter o recurso Requisições habilitado.
- Apenas administradores (ou usuários com permissão para demitir funcionários) podem acionar o fluxo de backfill.
Quando e por que deve ser usado
Use este recurso para manter seu plano de contratação alinhado com as mudanças no número de funcionários e reduzir o trabalho manual para recrutadores e gerentes.
Essa funcionalidade é especialmente útil para empresas com alta rotatividade de funcionários, onde criar manualmente solicitações de substituição pode ser demorado e fácil de esquecer.
Os benefícios incluem:
- Prevenir solicitações de backfill perdidas
- Responder mais rapidamente às saídas de funcionários
- Manter o plano de contratação atualizado automaticamente
- Garantir que as solicitações de substituição estejam vinculadas à posição correta
As informações do/a funcionário/a devem estar completas para que o sistema possa criar uma vaga ou requisição automaticamente.
Como usar
- Vá para Configurações
- Abra Recrutamento
- Clique em Processos
- Role para baixo até Criação de backfill
- Selecione o tipo de solicitação que você deseja que o sistema crie:
- Não criar backfill: Nada acontece automaticamente quando um/a funcionário/a é demitido/a
- Criar requisição (aprovação necessária): Uma requisição de contratação é criada e enviada através do seu fluxo de aprovação antes que uma vaga seja aberta
- Criar vaga diretamente: Uma vaga é aberta imediatamente, preenchida com os dados do/a funcionário/a que saiu, sem nenhuma etapa de aprovação
O que acontece após um/a funcionário/a ser demitido/a
Quando um/a administrador/a demite um/a funcionário/a e marca a opção "Abrir backfill" no modal de demissão, Factorial inicia o processo de backfill em segundo plano. Aqui está o que acontece passo a passo:
Passo 1 — Factorial coleta os dados do/a funcionário/a que saiu
Dentro de alguns minutos após a demissão ser salva, Factorial automaticamente coleta as seguintes informações do perfil e contrato do/a funcionário/a:
- Cargo — do papel atribuído no seu Catálogo de Cargos, ou o cargo no contrato se nenhum papel do catálogo estiver definido.
- Equipe — a equipe à qual o/a funcionário/a pertencia.
- Localização / local de trabalho — o escritório ou local remoto no perfil do/a funcionário/a.
- Gerente direto — o/a gerente direto/a do/a funcionário/a.
-
Faixa salarial — do nível do Catálogo de Cargos atribuído ao/a funcionário/a
- A moeda volta para a moeda da entidade legal se não estiver definida no catálogo
Passo 2 — Factorial verifica se os dados estão completos
Um backfill só pode ser criado automaticamente se todos os seguintes campos estiverem presentes no perfil do/a funcionário/a no momento da demissão:
- Cargo
- Gerente direto
- Localização / local de trabalho
- Salário (pelo menos um valor mínimo)
- Moeda do salário
- Equipe
Se algum desses estiver faltando, Factorial não pode abrir o backfill automaticamente.
Passo 3 — A vaga ou requisição é criada
Dependendo do modo configurado:
Modo Vaga
Factorial abre uma nova vaga no seu Plano de Contratação, preenchida com o papel do/a funcionário/a que saiu, faixa salarial, equipe, localização, gerente direto e um prazo de 30 dias. A vaga está vinculada ao/a funcionário/a demitido/a para que você possa acompanhar qual posição está sendo preenchida. Ela está pronta para você revisar, enriquecer e publicar.
Modo Requisição
Factorial cria uma requisição de contratação com os mesmos dados preenchidos e a envia pelo fluxo de aprovação da sua empresa. Uma vez aprovada, a requisição se torna uma vaga ativa. A pessoa que submeteu a demissão recebe uma notificação com um link para acompanhar o status de aprovação da requisição.
Se uma vaga ou requisição não foi criada após demitir um/a funcionário/a, pode ser porque:
- As informações exigidas do/a funcionário/a estão incompletas
- O recurso não está habilitado em Configurações > Recrutamento > Processos
- Requisições estão selecionadas, mas o recurso de requisições não está habilitado para a empresa
- O sistema não conseguiu vincular o/a funcionário/a a uma posição no plano de contratação
Verifique os dados do/a funcionário/a e a configuração do plano de contratação, e tente novamente. Se o problema persistir, entre em contato com o Suporte.
Se recrutadores ou gerentes não receberam uma notificação, verifique se os usuários relevantes têm as permissões necessárias e as configurações de notificação configuradas corretamente.
Notificações
Todas as notificações são enviadas para a pessoa que realizou a demissão — não são transmitidas para toda a equipe. Elas aparecem na Factorial caixa de entrada e também são entregues por e-mail.
Vaga criada
Quando: A vaga foi aberta com sucesso.
- Título da caixa de entrada: Vaga de backfill [nome da vaga] está pronta para ser completada
- Assunto do e-mail: Uma vaga de backfill foi criada para [nome do/a funcionário/a]
- Mensagem: "Criamos a vaga [nome da vaga] para preencher [nome do/a funcionário/a]. Abra-a para revisar os detalhes e completar qualquer informação faltante."
- Link: Leva você diretamente para a nova vaga no ATS.
Requisição criada
Quando: A requisição foi criada com sucesso e está aguardando aprovação.
- Título da caixa de entrada: Requisição de backfill [nome da requisição] aguarda aprovação
- Assunto do e-mail: Uma requisição de backfill foi criada para [nome do/a funcionário/a]
- Mensagem: "Criamos a requisição [nome da requisição] para preencher [nome do/a funcionário/a]. Abra-a para revisar os detalhes e acompanhar sua aprovação."
- Link: Leva você diretamente para a página da requisição no ATS.
Backfill não pôde ser criado
Quando: Factorial não conseguiu abrir o backfill automaticamente — seja porque os dados do/a funcionário/a estavam incompletos ou porque algo inesperado deu errado.
- Título da caixa de entrada: Não conseguimos criar o backfill para [nome do/a funcionário/a]
- Assunto do e-mail: Ação necessária: backfill para [nome do/a funcionário/a] não pôde ser criado automaticamente
- Mensagem: "Não conseguimos abrir uma solicitação de backfill automaticamente para [nome do/a funcionário/a]. Abra o formulário para completá-lo manualmente."
- Link: Leva você a um formulário "Nova vaga" ou "Nova requisição" já preenchido, com o/a funcionário/a demitido/a já anexado/a, para que você possa preencher os campos faltantes e enviar manualmente.
E se o backfill não puder ser criado automaticamente?
Existem duas situações em que Factorial envia a notificação "não pôde ser criado":
1. Dados do/a funcionário/a incompletos
O/a funcionário/a demitido/a estava faltando um ou mais campos obrigatórios no momento da demissão. Causas comuns:
| Campo faltante | Causa provável |
|---|---|
| Cargo | O/a funcionário/a não tinha nenhum papel atribuído no Catálogo de Cargos e nenhum cargo no contrato. |
| Gerente direto | O/a funcionário/a não tinha nenhum/a gerente atribuído/a no Factorial. |
| Localização | O/a funcionário/a não tinha nenhum escritório ou local de trabalho vinculado ao seu perfil. |
| Salário | Nenhuma faixa salarial foi definida no Catálogo de Cargos para seu nível, e nenhum salário foi definido em seu contrato. |
| Moeda do salário | Nenhum salário foi encontrado e a entidade legal não tem moeda configurada. |
| Equipe | O/a funcionário/a não foi atribuído/a a nenhuma equipe. |
O que fazer: Clique no link da notificação para abrir um formulário pré-preenchido. O/a funcionário/a já estará anexado/a — preencha as informações faltantes e envie manualmente.
2. Algo inesperado deu errado
Em casos raros, a própria etapa de criação pode falhar por um motivo fora do seu controle. O comportamento é o mesmo: você recebe a notificação "não pôde ser criado" com um link para abrir o formulário manualmente e completar o backfill você mesmo/a.
Casos em que nenhuma notificação é enviada
Existem algumas situações em que Factorial ignora completamente o processo de backfill e não envia nenhuma notificação:
| Situação | Por que |
|---|---|
| A caixa de seleção "Abrir backfill" não foi marcada durante a demissão | O fluxo é totalmente opt-in por demissão. Nenhuma caixa de seleção = nenhuma tentativa de backfill. |
| O modo de backfill está definido como "Não criar backfill" | A configuração da empresa desabilita explicitamente o recurso. |
| Um backfill já existe para este/a funcionário/a | Factorial verifica se uma vaga ou requisição vinculada a este/a funcionário/a já existe e ignora se sim, para evitar duplicatas. |
| O modo de requisição está selecionado, mas Requisições não estão habilitadas | O recurso de Requisições requer um direito separado. Se estiver desativado, nenhuma tentativa de backfill será feita. |
Dicas e melhores práticas
- Revise as informações do/a funcionário/a regularmente para garantir que todos os dados exigidos estejam completos antes que uma demissão ocorra
- Confirme que as posições estão corretamente configuradas no plano de contratação para garantir que os backfills sejam atribuídos com precisão
- Revise regularmente as novas vagas ou requisições criadas para validar as prioridades de contratação
- Se sua empresa usa fluxos de aprovação, certifique-se de que recrutadores e gerentes entendam os próximos passos após receber uma notificação
FAQ
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Posso acionar um backfill depois do fato, sem re-demitir o/a funcionário/a?
Sim. Se a criação automática falhou ou você não marcou a caixa no momento da demissão, vá para ATS → Plano de Contratação → Vagas (ou Requisições) e crie uma nova entrada manualmente. Selecione o/a funcionário/a demitido/a no campo "Funcionário/a sendo substituído/a" ou "Funcionário/a para backfill" para vincular a vaga ou requisição a ele/a.
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Quem recebe a notificação?
Sempre a pessoa que realizou a demissão. A notificação nunca é enviada para um grupo amplo.
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Quão rapidamente o backfill é criado?
Geralmente dentro de alguns minutos após a demissão ser salva. Pode levar um pouco mais de tempo sob alta carga.
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Qual salário é usado para preencher a vaga?
Factorial usa a faixa salarial definida no Catálogo de Cargos para o nível do/a funcionário/a (valores mínimo e máximo). Se nenhuma faixa for definida, volta para o salário bruto. A moeda é retirada do catálogo; se não estiver definida lá, da entidade legal à qual o/a funcionário/a pertencia.
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O prazo do backfill pode ser alterado?
O prazo padrão é definido para 30 dias a partir da data da demissão. Você pode editá-lo manualmente na vaga ou requisição uma vez que tenha sido criada.