Cette phase permet de recenser les besoins internes et d'appuyer la prise de décision avant la création d'un bon de commande. Tous les documents nécessaires avant l'achat formel sont gérés à ce stade.
Dans Factorial , la phase de réception des commandes est gérée par le biais de demandes d'achat et de leurs flux de travail associés. Les employés soumettent leurs demandes en utilisant des types d'achat prédéfinis, et chaque demande suit un processus d'approbation structuré avant qu'un bon de commande puisse être créé.
Aperçu du processus
La phase d'approvisionnement suit généralement les étapes suivantes :
- Un employé soumet une demande d'achat
- La demande est examinée via un flux de travail.
- Les tâches et les approbations sont terminées.
- La demande est approuvée ou rejetée
- Si la demande est approuvée, un bon de commande pourra être créé.
Documents traités dans cette phase
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Demande d'achat / Réquisition
Le point de départ du processus. Les utilisateurs internes précisent leurs besoins : ce dont ils ont besoin, en quelle quantité et pour quel centre de coûts, entre autres exigences. -
Devis du fournisseur / Budget (facultatif)
Cet outil permet de comparer les options, de justifier l'achat et d'évaluer le coût prévisionnel. Il est possible de télécharger et de comparer plusieurs devis. -
Facture pro forma (facultative)
Une « préfacture » sert à anticiper le coût estimé. Elle déclenche souvent des approbations internes ou des démarches administratives telles que des avances ou des demandes de licence. -
Contrat ou accord-cadre (facultatif)
Un document qui définit les conditions commerciales avant l'émission d'un bon de commande.
Rôles impliqués
Différents rôles peuvent être impliqués dans cette phase :
- Employés : soumettre les demandes d'achat
- Gestionnaires : examiner et approuver les demandes
- Équipes financières ou d'approvisionnement : validation du budget, des fournisseurs et approbation finale
statuts des demandes d'achat
Durant cette phase, une demande d'achat peut passer par différents statuts, tels que :
- Brouillon
- En attente d'approbation
- En cours
- Approuvé
- Rejeté
Résultat de la phase de collecte et d'approvisionnement
Une fois la demande examinée et approuvée, le système génère le bon de commande , ce qui lance la phase suivante.
À ce stade, le bon de commande n'existe pas encore ; l'issue de la réception des commandes est précisément l'approbation qui permet sa création.