Introdução
O que é Milena?
Milena é um software de gestão de folha de pagamento desenvolvido pela Seresco , projetado para automatizar e simplificar todos os processos relacionados à gestão de pessoal e ao cálculo da folha de pagamento .
A integração entre Factorial e Milena conecta seu sistema de RH com seu sistema de folha de pagamento , automatizando a transferência de informações entre as duas plataformas.
Benefícios da integração
- Sincronize automaticamente os dados dos funcionários entre Factorial e Milena.
- Elimine a entrada de dados duplicados e reduza a carga de trabalho manual.
- Garanta atualizações em tempo real para contratações, alterações e demissões.
- Melhore a precisão da folha de pagamento com dados consistentes e atualizados.
- Reduzir erros e retrabalho no processamento da folha de pagamento
- Acesse seus contracheques e documentos fiscais em ambos os sistemas.
Processo e funcionalidades
A integração funciona em ambas as direções, dependendo da configuração:
Arquitetura
A integração foi desenvolvida pelo nosso parceiro tecnológico, Illusion Studio .
É baseado em:
- Consumo da API Factorial .
- Geração de arquivos via SFTP para Milena.
- Validação manual no Milena antes da criação ou atualização de registros.
Na interface Milena, um formulário de validação de RH é exibido para que a equipe de RH possa revisar as informações antes de confirmá-las.
Dados sincronizados
De Factorial a Milena
- Novos funcionários (apenas dados pessoais, sem dados contratuais)
- Rescisões contratuais de funcionários (data e motivo da rescisão)
- Atualizações de funcionários (somente dados pessoais)
- Suplementos de folha de pagamento (arquivo gerado e enviado por e-mail, não importado automaticamente)
De Milena a Factorial
- Documentos de folha de pagamento (PDF)
- Certificados de retenção (sincronização diária durante a noite)
Campos sincronizados
| Sincronizado | Não sincronizado |
|---|---|
| Dados pessoais | Dados contratuais |
| Contratações e demissões | Salários |
| Motivos da rescisão | Ausências |
| Documentos de folha de pagamento | Controle de tempo |
| Certificados fiscais | Contabilidade |
Dados que estão sincronizados
De Factorial → Milena (Contratações, Atualizações e Demissões)
| Categoria | Campo Factorial | Campo Milena | Notas |
|---|---|---|---|
| Identificação | Primeiro nome | Nome | Texto livre |
| Identificação | Sobrenome(s) | Sobrenome 1 / Sobrenome 2 | Divisão automática |
| Identificação | DNI/ID | Documento | Deve existir previamente em Milena |
| Seguro Social | Número da Segurança Social | SSN | 14 dígitos, sem separadores |
| Organização | Pessoa jurídica | Empresa | O código deve corresponder. |
| Organização | Centro de trabalho | Centro | Obrigatório |
| Organização | Departamento | Departamento | Deve existir em Milena |
| Organização | Centro de custos | Centro de custos | Apenas One por funcionário. |
| Contato | Primário | ||
| Contato | Número de telefone | Telefone | Prioridades pessoais |
| Endereço | Endereço completo | Rua | Campo único |
| Situação profissional | Data de contratação | Data de início | |
| Situação profissional | Data de término | Data de término | |
| Situação profissional | Motivo da rescisão | Motivo da rescisão | Códigos sincronizados |
De Milena → Factorial (Documentos)
| Tipo de documento | Fonte | Freqüência | Destino em Factorial |
|---|---|---|---|
| Recibo de pagamento | Milena | Mensal | Documentos do funcionário (PDF) |
| Certificado de retenção | Milena | Trabalho diário (noturno) | Documentos do funcionário |
Complementos salariais
| Fonte | Formatar | Método |
|---|---|---|
| Factorial | Formato de arquivo Seresco | Entrega por e-mail (sem importação automática) |
Campos que não estão sincronizados
Informações contratuais (não enviadas da Factorial para a Milena)
| Categoria | Campo | Razão |
|---|---|---|
| Contrato | Tipo de contrato | A integração sincroniza apenas os dados dos funcionários. |
| Contrato | Data de início do contrato | Fora do escopo |
| Contrato | data de término do contrato | Fora do escopo |
| Contrato | Horário de trabalho / % | Gerenciado exclusivamente em Milena |
| Contrato | Salário base | Dados salariais não sincronizados |
| Contrato | Categoria profissional | Gerenciado diretamente em Milena |
| Contrato | Acordo coletivo | Não mapeado |
| Contrato | Grupo de contribuição | Não sincronizado |
Dados financeiros e contábeis
| Categoria | Campo | Razão |
|---|---|---|
| Contabilidade | Contas contábeis | Fora do escopo do conector |
| Contabilidade | Lançamentos automáticos no diário | Não gerado a partir de Factorial |
| Contabilidade | Alocação analítica | Não suportado |
| Contabilidade | Histórico de folha de pagamento | Somente os documentos novos são sincronizados. |
Horário e ausências
| Categoria | Campo | Razão |
|---|---|---|
| Tempo | Férias | Não integrado à folha de pagamento. |
| Tempo | Licença médica | Não sincronizado |
| Tempo | Ausências | Não sincronizado |
| Tempo | Ao longo do tempo | Não sincronizado |
| Tempo | Turnos | Não sincronizado |
| Tempo | Controle de tempo | Não sincronizado |
Outros dados não suportados
| Categoria | Campo | Razão |
|---|---|---|
| Personalização | Campos personalizados | Não mapeável em Milena |
| Organização | Gerente | Nenhum campo correspondente |
| Organização | Organograma | Não sincronizado |
| Organização | Múltiplos centros de custo | Apenas um permitido |
| Documentos | Anexos não relacionados à folha de pagamento | Apenas recibos de pagamento e certificados. |
Como configurar a integração
Passo 1: Habilite a integração no Factorial
- Acesse Configurações → Integrações
- Selecione Milena e clique em Conectar.
- Seu gerente de conta Factorial entrará em contato com você para:
- Compartilhe a documentação
- Coordenar o processo de integração com o Illusion Studio
Etapa 2: Configuração do mapeamento de campos
Você receberá um arquivo de configuração para definir o mapeamento de campos entre os dois sistemas, juntamente com seus consultores (Seresco e Factorial ).
Principais áreas a serem analisadas:
- Pessoa jurídica (obrigatório)
- Centro de trabalho (deve corresponder exatamente a Milena)
- Motivos da rescisão (verificar códigos)
Salve a configuração após a validação.
Juntamente com sua equipe de TI, você deve gerar um subdomínio (URL) para se conectar ao servidor e compartilhá-lo com o Illusion Studio.
Etapa 3: Validação
- Criar ou atualizar um funcionário de teste
- Verifique se os dados estão refletidos corretamente em Milena.
Caso ocorram erros, revise o mapeamento dos campos.
Limitações e considerações técnicas
Campos e formatos
- Sobrenomes: Factorial usa um único campo; Milena os divide automaticamente.
- Número de Segurança Social: Deve conter 14 dígitos consecutivos , sem espaços nem hífenes.
- Endereço: Enviado inteiramente no campo “Rua”
- Números de telefone: O telefone pessoal tem prioridade; caso não esteja disponível, utiliza-se o telefone do trabalho.
- E-mail: Recomenda-se um único endereço de e-mail principal.
Regras de sincronização
- O período de experiência pode ser alterado dependendo da categoria profissional em Milena.
- Algumas áreas aplicam-se apenas a contratos de tempo parcial.
- É permitido apenas um centro de custos por funcionário.
- Os departamentos devem ser previamente configurados no Milena.
- Os suplementos devem seguir o formato Seresco.
- Você deve definir a frequência de sincronização de dados e notificar Milena.
Âmbito geográfico
As funcionalidades disponíveis variam conforme o país (Chile, Colômbia, Porto Rico, Alemanha e Estados Unidos).
As listas suspensas devem estar alinhadas em ambos os sistemas.
Levar em consideração
- Em Milena , um funcionário pode ter vários contratos sob diferentes entidades legais, mas em Factorial , isso não é possível. → Quando uma alteração desse funcionário é sincronizada de Factorial para Milena, apenas a alteração no perfil da entidade legal em Factorial será sincronizada. Se a alteração precisar ser aplicada às outras entidades legais em Milena, ela deverá ser feita manualmente.
- Em Milena, o campo de endereço/residência pode ter vários campos e um limite de 40 caracteres. Em Factorial , haverá apenas um campo; se exceder o limite de caracteres, ele será exibido em branco.
- (Milena → Factorial ) Se você alterar o Centro de Trabalho do funcionário, ele será alocado ao novo centro, mas não removido do anterior. O centro original permanecerá como um centro secundário e deverá ser atualizado manualmente no Factorial .
- Os contratos não são enviados em formato PDF .
Perguntas frequentes (FAQs)
- Como funcionam os códigos de funcionário da Milena?
- O código é atribuído automaticamente pela Milena quando o funcionário é criado → Nesse caso, o cliente deixará o campo company_identifier vazio no Factorial . Ao sincronizar com a Milena, como nenhum dado foi fornecido, um código será atribuído automaticamente. Esse novo código deve ser enviado de volta para o Factorial para que possa ser usado em futuras sincronizações de atualizações.
- O código é atribuído manualmente pelo cliente ao criar o funcionário → Nesse caso, o cliente preencherá o campo company_identifier no Factorial com o código que deseja usar no Milena. Quando o novo funcionário for sincronizado com o Milena, ele será criado com esse código especificado.
- Quem é o Illusion Studio?
A Illusion Studio é a parceira tecnológica que desenvolveu e mantém a integração Factorial – Milena.
- A integração tem algum custo?
Sim. Existe uma taxa mensal recorrente para manutenção, atualizações e suporte. Entre em contato com seu Gerente de Contas para obter mais detalhes.
- A sincronização é em tempo real?
Não. A frequência é definida durante a configuração inicial com o parceiro.
- O que acontece se um campo não existir em Milena?
Esses dados não serão sincronizados e deverão ser gerenciados manualmente ou criados previamente no Milena.
- Posso configurar variáveis diferentes por país?
Sim. Listas e variáveis são configuradas por país.
- Por que o endereço aparece em um único campo?
Porque Factorial envia o endereço completo em um único campo.
- O que devo fazer se a sincronização falhar?
Analise o mapeamento do campo.
Validar os códigos de entidade e centro.
Se o problema persistir, entre em contato com o suporte.
- Onde posso reportar problemas?
- Envie um e-mail para:
suporte@illusionstudio.es - Inclua sempre:
- Passos para reproduzir o problema.
- Evidências ou capturas de tela.
- Envie um e-mail para: