Aquesta fase recull les necessitats internes i dóna suport a la presa de decisions abans de crear una comanda de compra. Aquí es gestionen tots els documents implicats abans de la compra formal.
A Factorial , la fase d'admissió a l'adquisició es gestiona mitjançant sol·licituds de compra i els seus fluxos de treball associats. Els empleats envien sol·licituds utilitzant tipus de compra predefinits i cada sol·licitud segueix un procés d'aprovació estructurat abans que es pugui crear una comanda de compra.
Visió general del procés
La fase d'admissió per a l'adquisició normalment segueix aquests passos:
- Un empleat envia una sol·licitud de compra
- La sol·licitud es revisa mitjançant un flux de treball
- Les tasques i les aprovacions s'han completat
- La sol·licitud és aprovada o rebutjada
- Si s'aprova, es pot crear una comanda de compra
Documents gestionats en aquesta fase
-
Sol·licitud de compra / Requisició
El punt de partida del procés. Els usuaris interns especifiquen què necessiten, en quina quantitat i contra quin centre de cost, entre altres requisits. -
Pressupost / pressupost del proveïdor (opcional)
S'utilitza per comparar opcions, justificar la compra i avaluar el cost previst. Es poden carregar i comparar diversos pressupostos. -
Factura proforma (opcional)
Una "prefactura" que s'utilitza per anticipar el cost estimat. Sovint desencadena aprovacions internes o passos administratius com ara bestretes o sol·licituds de llicència. -
Contracte o Acord Marc (opcional)
Un document que defineix els termes comercials abans d'emetre una comanda de compra.
Rols implicats
En aquesta fase poden participar diferents rols:
- Empleats : enviïn sol·licituds de compra
- Managers : revisen i aproven les sol·licituds
- Equips de finances o compres : validen el pressupost, els proveïdors i l'aprovació final
Estats de les sol·licituds de compra
Durant aquesta fase, una sol·licitud de compra pot passar per diferents estats, com ara:
- Esborrany
- Pendent d'aprovació
- En curs
- Aprovat
- Rebutjat
Resultat de la fase d'admissió per a la compra
Un cop revisada i aprovada la sol·licitud, el sistema genera la comanda de compra , que inicia la fase següent.
En aquesta etapa, la comanda de compra encara no existeix: el resultat de l'admissió és precisament l'aprovació que permet la seva creació.