Les reçus manquants sont l'un des problèmes les plus courants en gestion des dépenses. Ils ralentissent les approbations, génèrent une charge de travail supplémentaire pour le service financier et peuvent entraîner des risques de conformité ou de fiscalité. Cet article explique comment les gérer dans Factorial .

Meilleures pratiques

1. Rendre les reçus obligatoires
   • Configurez le formulaire de dépenses afin que le champ de reçu soit obligatoire pour les dépenses régulières.
   • Cela garantit que les employés ne peuvent pas soumettre une dépense sans joindre un document.
   • Pour les indemnités kilométriques et les indemnités journalières, les reçus ne sont pas toujours requis, mais nous vous recommandons de joindre des pièces justificatives (par exemple, des confirmations de voyage, des journaux de bord ou des déclarations).
2. Examinez attentivement les documents
   • Si le reçu téléchargé n'est pas clair ou n'est pas valide, utilisez Demander des modifications avec une brève explication pour l'employé.
   • Si la réclamation semble frauduleuse, vous pouvez également rejeter la dépense.
3. Exceptions aux documents
   • Il arrive que des reçus soient perdus. Dans ce cas, n'approuvez le reçu que s'il existe un justificatif valable (par exemple, un relevé bancaire ou une confirmation de réservation).
   • Ajoutez une note claire dans le champ Description expliquant pourquoi la dépense a été approuvée sans reçu standard.
   • Cela aide les services financiers et les auditeurs à comprendre ultérieurement la raison de l’exception.

Comment gérer les dépenses sans reçus dans Factorial

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Dépenses des employés
2. Utilisez des filtres pour rechercher les dépenses sans pièces jointes (si le champ n'a pas été défini comme obligatoire) ou examinez celles signalées par les approbateurs
3. Pour chaque cas :
   • Reçu valide joint → approuver normalement
   • Reçu invalide ou peu clair → demander des modifications
   • Pas de reçu, mais une preuve de remplacement → approuver avec justification dans la description
   • Pas de reçu ni de preuve → rejeter

Conseils aux employés

• Téléchargez toujours le reçu lorsque vous soumettez une dépense.
• Si vous le perdez, fournissez une preuve de remplacement (e-mail de confirmation, relevé bancaire ou autre preuve valide).
• Ajoutez une courte note dans la description pour expliquer la situation.

Conseils pour les gestionnaires et les finances

• Approuver uniquement lorsqu'un reçu ou un substitut valide est présent.
• Utilisez Demander des modifications pour rappeler aux employés lorsque le document est manquant ou peu clair.
• En cas d'approbation sans reçu, laissez toujours une note dans le champ Description pour la traçabilité de l'audit.
• Effectuez un examen mensuel pour vous assurer qu’aucune exception n’est laissée sans documentation.

À retenir

La meilleure façon d'éviter les problèmes de reçus manquants est de rendre le champ « reçu » obligatoire dans vos formulaires de dépenses. Pour les rares exceptions qui passent inaperçues, gérez-les de manière cohérente : demandez des modifications, refusez-les ou approuvez-les en justifiant clairement leur contenu dans la description.