Fehlende Belege gehören zu den häufigsten Problemen im Spesenmanagement. Sie verlangsamen Genehmigungen, verursachen Mehraufwand für die Finanzabteilung und können Compliance- oder Steuerrisiken mit sich bringen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie in Factorial damit umgehen.

Bewährte Methoden

1. Machen Sie Quittungen obligatorisch
   • Konfigurieren Sie das Spesenformular so, dass das Belegfeld für regelmäßige Spesen erforderlich ist .
   • Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeiter keine Ausgaben einreichen können, ohne ein Dokument anzuhängen.
   • Für Kilometergelder und Tagespauschalen sind Belege nicht immer erforderlich, wir empfehlen jedoch , Belege (z. B. Reisebestätigungen, Protokolle oder Erklärungen) beizufügen.
2. Dokumente sorgfältig prüfen
   • Sollte der hochgeladene Beleg unklar oder ungültig sein, nutzen Sie die Funktion „Änderungen anfordern“ mit einer kurzen Erklärung für den Mitarbeiter.
   • Wenn der Anspruch betrügerisch erscheint, können Sie die Ausgabe auch ablehnen .
3. Dokumentausnahmen
   • Manchmal gehen Belege verloren. In diesem Fall genehmigen Sie die Zahlung nur, wenn ein gültiger Ersatzbeleg (z. B. Kontoauszug, Buchungsbestätigung) vorliegt.
   • Fügen Sie im Feld „Beschreibung“ eine klare Anmerkung hinzu, in der Sie erklären, warum die Ausgabe ohne Standardbeleg genehmigt wurde.
   • Dies hilft der Finanzabteilung und den Wirtschaftsprüfern später, den Grund für die Ausnahme zu verstehen.

So verwalten Sie Ausgaben ohne Belege in Factorial

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben
2. Verwenden Sie Filter, um Ausgaben ohne Anhänge zu finden (wenn das Feld nicht als obligatorisch markiert wurde) oder überprüfen Sie die von Genehmigern gekennzeichneten Ausgaben
3. Für jeden Fall:
   • Gültiger Kassenbon beigefügt → normal genehmigen
   • Ungültiger oder unklarer Beleg → Änderungsanfrage
   • Kein Beleg, aber Ersatznachweis → Zustimmung mit Begründung in der Beschreibung
   • Keine Quittung und kein Nachweis → ablehnen

Tipps für Arbeitnehmer

• Laden Sie beim Einreichen einer Ausgabe immer den Beleg hoch.
• Bei Verlust legen Sie bitte einen Ersatznachweis vor (Bestätigungs-E-Mail, Kontoauszug oder einen anderen gültigen Nachweis).
• Fügen Sie der Beschreibung eine kurze Notiz hinzu, um die Situation zu erklären.

Tipps für Manager und Finanzen

• Nur bei Vorlage eines Kassenbons oder eines gültigen Ersatzes genehmigen.
• Verwenden Sie „Änderungen anfordern“, um Mitarbeiter daran zu erinnern, wenn das Dokument fehlt oder unklar ist.
• Wenn Sie ohne Quittung genehmigen, hinterlassen Sie zur Nachverfolgbarkeit bei Prüfungen immer eine Notiz im Beschreibungsfeld .
• Führen Sie eine monatliche Überprüfung durch, um sicherzustellen, dass keine Ausnahmen undokumentiert bleiben.

Wichtigste Erkenntnis

Der beste Weg, Probleme mit fehlenden Belegen zu vermeiden, besteht darin, das Belegfeld in Ihren Spesenabrechnungen obligatorisch zu machen . Gehen Sie bei den wenigen Ausnahmen, die durchrutschen, konsequent vor: Fordern Sie Änderungen an, lehnen Sie sie ab oder genehmigen Sie sie mit einer klaren Begründung in der Beschreibung.