Les signatures électroniques confèrent une validité juridique et une clarté accrues aux plans d'action. Cet article vous explique comment exiger des signatures électroniques dans vos plans d'action, comment se déroule le processus de signature et où trouver le document final signé.
Aperçu
La fonctionnalité de signature électronique permet aux responsables et aux employés de signer officiellement les plans d'action de performance une fois ceux-ci finalisés. Lorsqu'elle est activée, le plan d'action est automatiquement converti en PDF et envoyé pour signature électronique via Signaturit, garantissant ainsi la conformité légale et la bonne tenue des registres.
Quand et pourquoi l'utiliser
Vous devriez utiliser des signatures électroniques dans les plans d'action relatifs à la performance lorsque :
- Votre entreprise opère dans des pays où un plan d'action signé est une obligation légale (par exemple, en France).
- Il vous faut une conclusion officielle et vérifiable au processus d'évaluation des performances.
- Vous souhaitez un document signé qui puisse être téléchargé, imprimé ou stocké à des fins de conformité et pour les archives RH.
Cette fonctionnalité contribue à garantir la transparence , la responsabilité et la conformité tout en répondant aux attentes des employés et des gestionnaires.
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, accédez à Performance > Avis .
- Ouvrir un brouillon ou une évaluation de performance en cours .
- Dans les paramètres de révision, activez l'option « Exiger une signature électronique » .
- Intégrez le plan d'action à l'évaluation des performances.
- Ajoutez des commentaires, des actions à entreprendre et une conclusion.
- Le responsable et l'employé soumettent tous deux le plan d'action.
- Une fois que la dernière personne l'a soumis, un PDF est automatiquement généré .
- Les deux parties reçoivent une demande de signature électronique du document dans Signaturit .
- Une fois les deux signatures apposées, le PDF signé est automatiquement enregistré dans les documents de l'employé, dans le dossier « Évaluations de performance » .
Si le processus de signature électronique ne démarre pas, assurez-vous que l'option « Signature électronique obligatoire » est activée dans les paramètres d'évaluation des performances et vérifiez que les deux parties ont bien soumis le plan d'action.
Si un utilisateur n'a pas reçu la demande de signature, demandez-lui de vérifier son dossier de courriers indésirables et de confirmer que son adresse électronique est correcte dans Factorial .
Si le document signé est introuvable, assurez-vous de disposer des autorisations d'accès appropriées aux documents de l'employé.
Conseils et bonnes pratiques
- Activez l'option « Signature électronique requise » avant de lancer le plan d'action afin d'éviter tout retard ultérieur.
- Veuillez vous assurer que tous les commentaires et points d'action sont définitifs avant de soumettre, car aucune modification ne sera possible une fois le processus de signature entamé.
- Informez à l'avance les employés et les gestionnaires qu'ils recevront une demande de signature par courriel de la part de Signaturit.
FAQ
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La signature électronique est-elle juridiquement valable ?
Oui. Les plans d'action sont signés via Signaturit, qui fournit des signatures électroniques conformes à la législation en vigueur dans les pays pris en charge. La validité juridique peut varier selon les pays ; consultez votre service juridique si nécessaire.
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Peut-on modifier le plan d'action après sa signature ?
Non. Une fois le document signé par les deux parties, il est définitif et ne peut plus être modifié.
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Une seule partie peut-elle signer le plan d'action ?
Non. Le responsable et l'employé doivent tous deux signer pour que la procédure soit terminée.
Comment signer un document (signature électronique)
À propos de la signature électronique
Comment demander une signature électronique