Dove trovare le spese

1. Dalla barra laterale, vai in Spese
2. Seleziona Spese dei dipendenti

Come aggiungere una spesa

Esistono due modi per aggiungere le spese: automaticamente o manualmente.

Spese automatiche

1. Dalla barra laterale, vai a Le mie spese
2. Clicca sulla spesa creata automaticamente
   1. Non potrai modificare il fornitore, la categoria, l'importo e la data.
   2. Se lo desideri, puoi modificare l'importo IVA e aggiungere una descrizione o un riferimento interno.
3. Scorri verso il basso fino ai file e aggiungi una foto della ricevuta
4. Fai clic su Invia per l'approvazione

Spese manuali

1. Dalla barra laterale, vai a Le mie spese
2. Clicca su +Aggiungi 
3. Scegli tra Spese ordinarie o Chilometraggio

Spesa ordinaria:

Puoi aggiungere le tue spese in due modi:

1. Utilizzando la scansione intelligente dei documenti

1. Aggiungi un documento in modo che possiamo iniziare a completare il modulo spese e completare alcuni campi per te utilizzando la scansione intelligente dei documenti (OCR)
2. Il tuo documento verrà letto e le informazioni verranno caricate automaticamente

La scansione intelligente dei documenti crea una nuova spesa come bozza con le informazioni del documento.

• Gli utenti possono modificare e aggiungere ulteriori informazioni.
• Puoi salvare i tuoi progressi come bozza o inviarli per l'approvazione.

🔥 La tecnologia OCR legge PDF, PNG e JPG e riconosce le informazioni nei documenti.

2. Compilando manualmente le informazioni:

1. Fai clic su Salta questo passaggio
2. Compila manualmente le informazioni relative alle tue spese

Spesa chilometrica:

1. Clicca su + Aggiungi
2. Seleziona Chilometraggio
3. Compila il modulo con il dettaglio della spesa

Impostazione della tariffa chilometrica: 
 

Hai la possibilità di configurare le impostazioni della tariffa chilometrica, consentendo alle persone della tua azienda con autorizzazioni di gestione delle spese di stabilire una o più tariffe di chilometraggio.

Questa funzionalità elimina la necessità per i dipendenti di inserire manualmente le informazioni ogni volta che segnalano il loro chilometraggio. Avranno invece accesso alle opzioni preconfigurate impostate in precedenza.

1. Dalla barra laterale, vai in Spese
2. Clicca sui tre puntini situati nell'angolo in alto a destra
3. Fai clic su Impostazioni spese
4. Scorri fino a Modulo spese
5. Seleziona Chilometraggio
6. Da lì, scegli Tariffa chilometrica
   1. Fare clic sull'icona delle impostazioni
   2. Aggiungi opzione
   3. Accetta

Segnala le spese chilometriche sul cellulare:

1. Dalla tua app, apri la scheda Spese
2. Seleziona Spesa chilometrica
3. Aggiungi il chilometraggio totale e la data e invia

Nota: nell'ultimo passaggio, non è necessario completare manualmente la tariffa chilometrica se ne hai una predefinita.

❗Per i dipendenti con spese in bozza:

Se sei un dipendente con spese in stato di bozza, ora potrai accedervi più facilmente utilizzando i filtri. Ogni volta che crei una bozza di spesa, questa verrà visualizzata nella sezione Le mie spese, garantendo che nulla venga trascurato.

Per i manager con attività in sospeso:

Se sei un manager con spese in sospeso per l'approvazione, ora avrai un accesso più semplice ad esse. Ogni volta che hai una spesa in attesa di approvazione, questa verrà visualizzata nella sezione Spese.

 

Come aggiungere sottocategorie quando si riporta una spesa?

1. Dalla sezione Le mie spese
2. Aggiungi spesa
3. Seleziona tra Ordinaria o Chilometraggio
4. Seleziona la categoria a cui hai aggiunto le sottocategorie
5. Compila le informazioni richieste
6. Invia per l'approvazione

🚨 È necessario creare la sottocategoria poiché nessuna delle categorie esistenti ha opzioni predefinite.

❗️ Le sottocategorie possono essere impostate come facoltative o obbligatorie.

 

❗Quando paghi con le carte Factorial potrai anche modificare la categoria di spesa prima di inviare la spesa. In questo modo puoi assicurarti che la spesa venga inviata con la giusta categoria.

 

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Come aggiungere una spesa da un'altra valuta

Seleziona una valuta qualsiasi quando riporti una spesa di chilometraggio o una spesa manuale regolare. Questa valuta sarà visibile anche nella tabella delle spese, nella dashboard e nei report.

1. Nella barra laterale, vai a Le mie spese
2. Clicca su +Aggiungi spesa
3. Seleziona il tipo di spesa: Chilometraggio o Spesa ordinaria
4. Compila le informazioni
5. Nel campo Valuta del documento selezionare la valuta della spesa
6. Completa il processo e scegli Invia per l'approvazione

Diversi stati di una spesa

Una spesa può avere diversi stati:

• Bozza: la spesa è stata creata automaticamente o manualmente ma non è pronta per essere approvata. Il dipendente può ancora apportare modifiche.
• In sospeso: è lo stato dopo la bozza. La spesa è pronta per essere approvata e non può più essere modificata.
• Approvata: la spesa è stata approvata.
• Rifiutata: la spesa è stata rifiutata.
• Rimborsata: la spesa è stata rimborsata (è solo per le spese automatiche)

Come riportare le spese per conto di qualcun altro 

Per attivare la funzionalità:

1. Dalla barra laterale, vai su Impostazioni 
2. In Generale, clicca su Autorizzazioni 
3. Scegli il gruppo di autorizzazioni per il quale desideri abilitare la funzione 
4. Clicca su Spese
5. Attiva l'autorizzazione Aggiungi nuove spese per conto di qualcun altro 
6. Salva le modifiche

Per riportare una spesa per conto di qualcun altro:

1. Dalla barra laterale, vai a Le mie spese 
2. Clicca su + Aggiungi 
3. Carica un documento 
4. Seleziona il Proprietario della spesa. Per impostazione predefinita, sarà lo stesso che riporta la spesa. 
5. Compila eventuali campi mancanti e invia per l'approvazione