Crie processos de integração consistentes e personalizados para novos colaboradores com políticas de integração. Use condições para adaptar tarefas com base no catálogo de cargos, local de trabalho ou entidade legal, e acompanhe seu progresso a partir de um único quadro Kanban.
Visão Geral
A seção Onboarding nas Configurações permite que administradores criem e gerenciem políticas de integração para novos funcionários.
Uma política define os passos, tarefas e responsáveis que um novo colaborador deve seguir durante a integração. Você pode usar condições para fazer com que a mesma política se adapte a diferentes funções do catálogo de cargos, locais de trabalho ou entidades legais.
Os status das tarefas também refletem se a ação requerida foi realmente concluída em Factorial. Isso proporciona aos administradores uma visão mais confiável do progresso de integração de cada pessoa.
Quando e por que deve ser usado
Use políticas de integração quando você quiser:
- Padronizar a experiência de integração em sua organização
- Personalizar a integração com base no catálogo de cargos, local de trabalho ou entidade legal do novo colaborador
- Evitar criar e manter várias versões do mesmo processo de integração
- Garantir que as tarefas sejam consideradas concluídas apenas quando a ação requerida ocorrer
- Usar variáveis nas tarefas para personalizar o conteúdo de integração para cada novo colaborador
- Identificar rapidamente novos colaboradores que estão no caminho certo ou que precisam de atenção
Como usar
Criar uma política de integração
- Na sua barra lateral, vá para Configurações
- Abra a seção Integração de Funcionários
- Crie uma nova política
- Adicione os passos e tarefas que os novos colaboradores precisam completar
- Atribua um responsável a cada tarefa, quando aplicável
- Use variáveis nas tarefas quando precisar que o conteúdo se adapte ao novo colaborador
- Salve a política
- Atribua a política aos novos funcionários relevantes
Você também pode criar uma política usando um modelo ou gerar uma de forma conversacional com ONE.
Adicionar condições a uma tarefa
Condições permitem que uma política de integração se adapte a diferentes perfis de funcionários.
As condições podem ser baseadas em:
- Catálogo de cargos
- Local de trabalho
- Entidade legal
Por exemplo, você pode criar uma tarefa Enviar carteira de motorista que aparece apenas para motoristas. Você pode pedir ao ONE para criá-la apenas para motoristas, e ela se aplicará somente a novos colaboradores cuja função é Motorista. Todos os outros a pulam automaticamente.
Como adicionar uma condição
- Abra a política de integração.
- Peça ao ONE para criar a tarefa que você deseja.
- Diga ao ONE para quem é a tarefa e especifique a condição, por exemplo, "apenas para motoristas".
- Verifique a tarefa que o ONE criou.
- Salve a política.
Os passos não usam condições. Eles usam gatilhos baseados em tempo, como quando o funcionário entra no fluxo, no seu primeiro dia, ou quando as tarefas obrigatórias da fase anterior são concluídas.
Acompanhar o progresso da integração
Você pode acompanhar o progresso da integração a partir da política de integração ou de Organização > Atividade.
A partir da política de integração
- Abra a política de integração.
- Selecione Ver Integrantes.
- Verifique o caminho de integração personalizado do funcionário no Kanban.
Se uma tarefa não puder ser executada, por exemplo, porque o gerente atribuído não existe mais, a tarefa é sinalizada em vermelho na linha do tempo do novo colaborador em vez de ser criada normalmente.
Abra o cartão do novo funcionário para ver o que deu errado e como corrigir, como reatribuir a tarefa a um gerente atual.
Com o novo fluxo de integração, uma tarefa só é marcada como concluída quando a ação subjacente realmente ocorreu em Factorial. Por exemplo, uma tarefa relacionada a documentos é concluída quando o documento requerido foi assinado, em vez de simplesmente quando alguém marca uma caixa.
Se um novo colaborador não estiver recebendo a tarefa esperada, verifique se:
- A política de integração correta está atribuída à pessoa.
- As condições na tarefa correspondem ao catálogo de cargos, local de trabalho ou entidade legal da pessoa.
- A tarefa não está excluída por outra condição.
Você também pode verificar a atividade de integração em Organização > Atividade.
Dicas e melhores práticas
- Use condições em vez de duplicar políticas. Se a maioria dos passos de integração for a mesma, mantenha-os em uma política e use condições para as diferenças.
- Atribua responsáveis claros para as tarefas. Isso facilita para todos entenderem quem é responsável por cada ação.
- Use variáveis nas tarefas. Variáveis podem personalizar tarefas para cada novo colaborador e reduzir o trabalho manual repetitivo.
- Mantenha as políticas alinhadas com seus processos reais. Revise-as regularmente para que novos colaboradores sempre recebam os passos corretos de integração.
- Use o quadro Kanban de forma proativa. Verifique-o regularmente para identificar processos de integração que precisam de atenção antes que se tornem bloqueadores.
FAQ
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Posso criar uma política de integração diferente para cada equipe?
Sim, mas isso não é necessário quando a maior parte do processo de integração é a mesma. Em vez disso, use condições para adaptar uma única política com base no catálogo de cargos, local de trabalho ou entidade legal.
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Marcar uma tarefa como concluída ao checá-la?
Não. Uma tarefa é considerada concluída quando a ação subjacente realmente ocorreu em Factorial. Por exemplo, uma tarefa de documento é concluída quando o documento foi assinado.
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As tarefas podem usar variáveis?
Sim. Variáveis podem ser usadas nas tarefas para personalizar o conteúdo de integração para cada novo colaborador.
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Posso criar uma política de integração sem começar do zero?
Sim. Políticas podem ser criadas a partir de modelos ou geradas de forma conversacional com ONE.
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Como posso ver quem precisa de atenção durante a integração?
Use Ver Integrantes a partir da política de integração ou vá para Organização > Atividade para revisar a atividade de integração.