As políticas em Factorial ajudam as empresas a centralizar a documentação interna importante e garantir que os funcionários não apenas tenham acesso a ela, mas também a leiam e a reconheçam quando necessário.

Com as últimas melhorias, as Políticas agora suportam todo o ciclo de vida da política: desde a publicação de um documento, até o direcionamento do público-alvo certo, solicitando reconhecimento e acompanhando a conformidade ao longo do tempo.

O que são Políticas em Factorial?

As Políticas permitem que as empresas criem, carreguem, organizem e distribuam documentação interna, como:

• Manuais de funcionários
• Código de conduta
• Políticas de TI e segurança
• Diretrizes de saúde e segurança
• Políticas de despesas e viagens
• Acordos de trabalho remoto
• Documentos de proteção de dados e conformidade

As Políticas podem ser direcionadas a grupos específicos de funcionários e, quando necessário, os funcionários podem ser solicitados a confirmar que leram e entenderam o conteúdo.

Isso ajuda as equipes de RH e Operações a melhorar a comunicação, a conformidade e a visibilidade em toda a empresa.

O que você pode fazer com Políticas?

Com as Políticas, você pode:

• Carregar e publicar políticas da empresa
• Controlar quem pode acessar cada política
• Direcionar políticas por:
  • Entidade Legal
  • Local de Trabalho
  • Equipe
• Solicitar reconhecimento dos funcionários
• Acompanhar taxas de reconhecimento
• Monitorar a adoção e visibilidade da política
• Detectar quais funcionários ainda precisam revisar documentação importante

Quando as Políticas devem ser usadas?

As Políticas são especialmente úteis quando a informação deve ser:

• Claramente comunicada
• Facilmente acessível
• Reconhecida pelos funcionários
• Auditoria para fins de conformidade

Exemplos comuns incluem:

Isso é especialmente útil para políticas obrigatórias, como código de conduta, proteção de dados ou diretrizes de saúde e segurança.

Como a visibilidade funciona

Ao publicar uma política, você pode definir exatamente quais funcionários devem ter acesso a ela.
A visibilidade pode ser configurada usando um ou mais dos seguintes filtros:

• Entidade Legal
• Local de Trabalho
• Equipe

Isso garante que os funcionários vejam apenas políticas que são relevantes para eles.

Como o reconhecimento funciona

O reconhecimento permite que as empresas solicitem aos funcionários que confirmem que leram e entenderam uma política.

Quando o reconhecimento está habilitado:

1. Os funcionários incluídos nas configurações de visibilidade recebem uma tarefa.
2. Eles podem abrir e revisar a política.
3. Confirmam a compreensão por meio de uma simples ação de reconhecimento.
4. RH e Administradores podem acompanhar o progresso do reconhecimento diretamente da visão geral da política.

Isso é particularmente importante para documentação obrigatória ou relacionada à conformidade.

Como criar e publicar uma política

1. Abra Políticas na barra lateral:
   Documentos → Políticas
2. Crie ou carregue uma política
   Você pode:
   • Carregar um documento existente
   • Criar uma nova política diretamente no Factorial
   • Os formatos suportados dependem da configuração da sua empresa.
3. Configure a visibilidade
   • Durante a publicação, selecione os funcionários que devem ter acesso escolhendo:
     • Entidade Legal
     • Local de Trabalho
     • Equipe
     • Você pode combinar vários filtros para criar regras de visibilidade mais precisas.
4. Ative o reconhecimento (opcional)
   Ative a solicitação de reconhecimento se os funcionários precisarem confirmar que leram e entenderam a política.
5. Publique a política
   Uma vez publicada:
   • Os funcionários incluídos nas configurações de visibilidade terão acesso
   • Os funcionários que requerem reconhecimento receberão uma tarefa pendente
   • RH e Administradores podem acompanhar o progresso a partir da visão geral da política

Acompanhamento de reconhecimentos

A partir da visão geral das Políticas, Administradores e equipes de RH podem monitorar:

• Total de funcionários afetados
• Número de reconhecimentos concluídos
• Reconhecimentos pendentes
• Percentual geral de reconhecimento

Isso ajuda as equipes a identificar:

• Políticas com baixa adoção
• Funcionários que ainda precisam de lembretes
• Gaps de documentação em departamentos ou locais

Dashboard de Políticas e Insights

As Políticas também incluem um dashboard dedicado que ajuda as equipes de RH e Administração a entender como os funcionários interagem com as políticas da empresa e identificar lacunas de conhecimento em toda a organização.

Dependendo das permissões, Administradores e equipes de RH podem acessar análises e insights relacionados a:

• Perguntas que os funcionários estão fazendo sobre políticas
• Temas mais pesquisados
• Áreas que geram confusão ou perguntas repetidas
• Tendências nas preocupações ou curiosidades dos funcionários
• Políticas com baixo entendimento ou engajamento

Esse dashboard ajuda as empresas a passar de documentação estática para um sistema de gerenciamento de conhecimento mais dinâmico e orientado por dados.

Por exemplo, as equipes podem detectar:

• Funcionários perguntando repetidamente sobre regras de férias
• Confusão em torno dos processos de reembolso de despesas
• Aumento das perguntas relacionadas ao trabalho remoto ou horas extras
• Documentação faltante para perguntas operacionais recorrentes

Esses insights podem ser usados para:

• Melhorar políticas existentes
• Criar novas políticas de forma proativa
• Esclarecer seções pouco claras
• Identificar lacunas de comunicação entre equipes ou locais
• Detectar tendências e padrões de comportamento dentro da empresa

O dashboard é especialmente valioso para equipes de RH, Operações, Jurídico e Comunicações Internas que buscam continuamente melhorar a documentação interna e a compreensão dos funcionários.

O acesso ao Dashboard de Políticas depende das permissões do usuário e da configuração do plano de Políticas da sua empresa.

Melhores práticas

• Direcione políticas com cuidado
  Evite compartilhar todas as políticas com todos os funcionários. Limitar a visibilidade melhora a relevância e reduz a sobrecarga de informações.
   
• Use linguagem simples e clara
  Políticas escritas em linguagem clara e compreensível geralmente alcançam taxas de reconhecimento mais altas e melhor compreensão dos funcionários.
   
• Solicite reconhecimento novamente após atualizações importantes
  Se uma política mudar significativamente, solicite reconhecimento novamente para garantir que os funcionários estejam cientes das novas informações.
   
• Revise dados de reconhecimento regularmente
  Monitorar taxas de reconhecimento pode ajudar a identificar:
  • Equipes que estão perdendo informações importantes
  • Lacunas de comunicação
  • Políticas que podem precisar de esclarecimento ou simplificação

Solução de problemas

Se os funcionários não conseguem ver uma política
Verifique se:

• A política está publicada.
• As configurações de visibilidade incluem o correto:
  • Entidade Legal
  • Local de Trabalho
  • Equipe

Se nenhum público for configurado, os funcionários não terão acesso.

As taxas de reconhecimento estão baixas
Verifique se:

• Os funcionários corretos foram direcionados.
• O reconhecimento foi habilitado durante a publicação.
• O conteúdo da política é fácil de entender.

Você também pode considerar re-compartilhar ou lembrar os funcionários manualmente.

Não consigo ver dados de reconhecimento
Você pode não ter as permissões necessárias para acessar análises de políticas ou informações de reconhecimento.

Entre em contato com o Administrador da sua empresa para revisar suas permissões.

FAQ

1. Quem pode criar e publicar políticas?
   Administradores e usuários com as permissões apropriadas podem criar, editar e publicar políticas.
    
2. O que o reconhecimento significa para os funcionários?
   Os funcionários confirmam que leram e entenderam a política por meio de uma simples ação de reconhecimento.
    
3. As notificações são enviadas automaticamente?
   Atualmente, os funcionários recebem uma tarefa solicitando reconhecimento.
   Recursos adicionais de notificação e lembrete estão planejados para lançamentos futuros.
    
4. Posso acompanhar quem reconheceu uma política?
   Sim. As equipes de RH e Administradores podem acompanhar o progresso do reconhecimento e visualizar as taxas de conclusão geral diretamente da visão geral das Políticas.
    
5. Os funcionários podem acessar políticas antigas?
   Os funcionários podem acessar qualquer política que esteja:
   • Publicada
   • Visível para eles de acordo com as configurações de visibilidade configuradas
      
6. O que acontece quando uma política é atualizada?
   Os Administradores podem republicar a versão atualizada e, opcionalmente, solicitar reconhecimento novamente para garantir que os funcionários revisem as últimas mudanças.
    
7. Posso ver quantos funcionários reconheceram uma política?
   Sim. RH e Administradores podem visualizar a porcentagem de funcionários afetados que leram e confirmaram a política.