A vinculação automática de transações garante que cada compra feita com um Cartão Factorial seja rastreada, conciliada e preparada instantaneamente para relatórios de despesas. Isso elimina o trabalho manual dos funcionários e oferece às equipes de Finanças total visibilidade e controle sobre os gastos da empresa.
Sempre que uma transação é realizada com sucesso com um Cartão Factorial , Factorial cria automaticamente um rascunho de despesa vinculado ao titular do cartão. Esse processo economiza tempo, reduz erros e garante que as despesas da empresa sejam sempre registradas e visíveis em tempo real.
Como funciona
Sempre que uma transação for realizada com sucesso utilizando o Cartão Factorial :
- Uma despesa provisória é criada automaticamente.
- Vinculado ao funcionário que possui o cartão (titular do cartão).
- Contém detalhes importantes como data, valor e estabelecimento comercial.
- Este rascunho aparece na seção "Minhas Despesas" do funcionário.
- Uma notificação push é enviada ao titular do cartão.
- O funcionário é lembrado de fazer o upload do recibo ou da fatura.
- Após o upload, eles podem submeter a despesa para aprovação.
- Visibilidade das transações em diferentes seções
- Visualização dos detalhes do cartão : Na aba Pagamentos com Cartão (visualização padrão), a transação é exibida imediatamente.
- Tesouraria → Cartões : Gerentes e administradores financeiros visualizam o pagamento vinculado ao cartão correto.
- Tesouraria → Bancos : Na conta do cartão de despesas vinculada a esse cartão Factorial , a lista completa de transações inclui a nova.
- Contabilidade : As transações também são registradas nos arquivos contábeis para uma escrituração precisa.
Factorial não oferece uma opção para configurar ou exibir o Cadastro Comercial Central (RCM) nos detalhes das transações de despesas. O sistema extrai automaticamente os dados do cadastro comercial quando uma fatura é digitalizada usando OCR (reconhecimento óptico de caracteres). No entanto, não há uma configuração manual que permita ao usuário adicionar ou configurar esses dados.
Por que isso é útil
- Para os funcionários : Não é preciso criar despesas manualmente - os rascunhos são criados automaticamente, economizando tempo e garantindo que nada seja esquecido.
- Para gestores : As revisões de despesas são mais rápidas, uma vez que as transações são vinculadas aos pagamentos com cartão em tempo real.
- Para as equipes de finanças : Visibilidade completa dos gastos, conciliação perfeita e menos erros.
Notas importantes
- Somente transações concluídas com sucesso geram uma despesa provisória. Transações recusadas ou pendentes não geram.
- Os funcionários ainda precisam fazer o upload do recibo para concluir a despesa antes que ela possa prosseguir no fluxo de aprovação.
- As despesas vinculadas automaticamente por meio de transações com cartão seguem o mesmo fluxo de aprovação e as mesmas regras orçamentárias que as despesas manuais.
Perguntas frequentes
- Transações recusadas geram despesas com cheques?
Não, apenas as transações bem-sucedidas geram uma despesa provisória.
- Os funcionários podem editar rascunhos de despesas criados automaticamente?
Sim, os funcionários podem editar detalhes ou adicionar informações faltantes antes de enviar.
- As despesas automáticas seguem o mesmo fluxo de aprovação que as despesas manuais?
Sim, todas as despesas (manuais ou automáticas) seguem as mesmas regras de aprovação e orçamento.