Visão geral

A integração conecta Factorial a dois serviços de dados DATEV. Para cada entidade legal, você escolhe qual serviço de dados ela usa: um, ou ambos.

Para ambos os serviços de dados:

• Programas de folha de pagamento DATEV suportados: DATEV LODAS e DATEV Lohn und Gehalt
• Fluxo de dados: somente leitura, do DATEV para Factorial.
• Autorização por entidade legal: cada entidade legal é autorizada dentro do DATEV. Factorial lê apenas os dados para os clientes e serviços de dados que você autorizou.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

Factorial recupera os holerites diretamente do DATEV assim que um ciclo de folha de pagamento é fechado. Os holerites são armazenados na distribuição em massa do Factorial. Lá, você pode verificar como os holerites foram correspondidos e disponibilizá-los para seus colaboradores. Você não precisa mais baixar, renomear ou encaminhar arquivos por e-mail. Cada holerite é associado a um colaborador pelo primeiro nome, sobrenome e ID Legal. Ninguém vê os holerites até que você tenha verificado a correspondência e os disponibilizado.

Dados recuperados

• Holerites (Brutto/Netto-Abrechnung, tipo de documento DATEV LOBN) para cada colaborador

DATEV Lohnergebnisdatenservice

Factorial importa os resultados da folha de pagamento de um mês do DATEV para a execução da folha de pagamento desse mês em Factorial. Você não precisa digitar os valores manualmente ou importar arquivos.

Dados recuperados (por colaborador e mês contábil)

• Tipos de salários brutos, com número do tipo de salário, nome e valor
• Adições e deduções líquidas, com número, nome e valor
• Pagamento líquido

Factorial mapeia os tipos de salário do DATEV com os conceitos de folha de pagamento do Factorial usando o mapeamento de tipos de salário do DATEV LAUDS.

Pré-requisitos para usar os serviços de dados DATEV na DATEV eG

Informações gerais sobre os serviços de dados DATEV estão disponíveis na DATEV eG aqui:

• DATEV Lohnauswertungsdatenservice (Loja)
• DATEV Lohnergebnisdatenservice (Loja)

Informações sobre como solicitar e configurá-los na DATEV eG estão disponíveis em Configurar serviços de dados DATEV e nos documentos de ajuda www.datev.de/hilfe/1007329 (para empresas de consultoria tributária) e www.datev.de/hilfe/1022677 (para empresas). Para cada serviço de dados:

Além das empresas de consultoria tributária, o parceiro DATEV Onboarding também ajuda a configurar os serviços de dados DATEV para empresas em negócios de clientes vinculados a membros que trabalham por conta própria com um programa de contabilidade DATEV.

Agendamentos e mais informações estão disponíveis em go.datev.de/partner-onboarding-info. A DATEV oferece ajuda para registrar os serviços de dados em www.datev.de/partner-onboarding.

Resumindo, seu consultor tributário faz isso na DATEV:

1. Solicitar e ativar o DATEV Lohnauswertungsdatenservice e/ou o DATEV Lohnergebnisdatenservice para cada cliente (Mandant) que você deseja conectar ao Factorial.
2. Certificar-se de que o cliente está configurado para troca de dados através do centro de dados DATEV (RZ-Kommunikation).
3. Dar à pessoa que conectará suas entidades legais da conta da sua empresa em Factorial um DATEV SmartLogin com acesso a esse cliente.

Pré-requisitos em Factorial

• DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) está instalado e conectado. A integração obtém esses dados do DATEV LAUDS: seu número de consultor (Beraternummer), qual número de cliente (Mandantennummer) pertence a cada entidade legal. O DATEV Lohnergebnisdatenservice também utiliza o mapeamento de tipos de salário já configurado durante as configurações do DATEV LAUDS.
• A entidade legal está na Alemanha. Somente entidades legais alemãs podem ser conectadas.
• Você é um administrador em Factorial, portanto, pode instalar e configurar integrações.
• Somente para o DATEV Lohnergebnisdatenservice: uma execução regular da folha de pagamento deve existir em Factorial para o mês para o qual você deseja importar dados.

O que revisar com seu consultor tributário

Para ambos os serviços de dados:

• Cliente por entidade legal: qual número de cliente DATEV pertence a qual entidade legal em Factorial.
• Fechamento do mês contábil: quando o mês é fechado no DATEV. Os dados só estarão acessíveis após isso.

Também para o DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Tipos de salário: quais tipos de salário DATEV são utilizados e qual conceito de folha de pagamento do Factorial cada um corresponde. Esses mapeamentos são configurados ao configurar o DATEV LAUDS.
• Adições e deduções líquidas: certifique-se de mapear os tipos de salário líquidos no DATEV LAUDS também. A importação dos resultados da folha de pagamento precisa deles.
• Números de pessoal: Factorial corresponde os resultados da folha de pagamento pelo número de pessoal DATEV. Os números de pessoal em Factorial devem corresponder aos do DATEV. Eles são sincronizados através do DATEV LAUDS.

Acesso para seu consultor tributário

Para conectar uma entidade legal, uma pessoa precisa de duas coisas: um DATEV SmartLogin que seja autorizado para o cliente daquela entidade legal no DATEV, e direitos de administrador para integrações em Factorial. Isso geralmente é quem faz a folha de pagamento da sua empresa. Se ninguém na sua empresa tiver um SmartLogin adequado, seu consultor tributário pode conectar por você:

1. Convide seu consultor tributário para Factorial como um usuário externo e dê a ele direitos de administrador para integrações.
2. Ele faz login em Factorial, abre as Configurações da integração e conecta a entidade legal com seu próprio DATEV SmartLogin (veja Configuração em Factorial).

Em Factorial, a conexão pertence à sua empresa:

• Factorial mostra o nome de quem fez a conexão, apenas para referência.
• No DATEV, o acesso permanece vinculado ao SmartLogin daquela pessoa.
• Se o acesso ao cliente for perdido ou o consentimento for retirado no DATEV, a conexão para de funcionar e deve ser estabelecida novamente.

Configuração em Factorial

1. Instale a integração
   Abra o Factorial Marketplace, encontre a integração DATEV e clique em Instalar para a empresa.
   Uma mensagem confirma a instalação e informa que você deve conectar cada entidade legal alemã nas Configurações da integração.
   Feche com Entendi para garantir que tudo esteja pronto para começar.
    
2. Abra as Configurações
   Nas Configurações da integração, conexões DATEV lista todas as suas entidades legais alemãs com o formato “Nome da entidade legal (ID do cliente DATEV)”, por exemplo “Alpenblick Maschinenbau AG (455148-10020)”.
   Cada entrada mostra se a entidade está conectada, para quais serviços de dados, por quem, quando e quando a conexão expira.
    
3. Escolha uma entidade legal e clique em Conectar
    
4. Escolha os serviços de dados
   Marque o que esta entidade legal deve usar: Lohnauswertungsdatenservice, Lohnergebnisdatenservice ou ambos.
   Factorial solicita ao DATEV exatamente os serviços de dados que você marcar aqui.
    
5. Faça login no DATEV
   Clique em Conectar. Uma janela do DATEV se abre.
   Faça login com seu DATEV SmartLogin e escaneie o código QR com o aplicativo DATEV SmartLogin.
   Assim que o DATEV confirmar, você retorna à lista e a entidade legal aparece como conectada.
    
6. Repita os passos 3 a 5 para cada entidade legal adicional

Importando holerites (DATEV Lohnauswertungsdatenservice)

Assim que seu consultor tributário fechar o mês contábil no DATEV:

1. Em Factorial, abra Documentos e inicie uma distribuição em massa de arquivos.
2. No passo de upload, clique em Importar do DATEV.
3. Escolha o mês contábil. Por padrão, o mês anterior é selecionado.
4. Factorial recupera os holerites daquele mês para todas as entidades legais conectadas ao DATEV Lohnauswertungsdatenservice e os combina em um único PDF.
5. No assistente de distribuição, Factorial divide o documento por página e associa cada página a uma pessoa pelo Nome, Sobrenome e Número de Seguro Social. Verifique se a correspondência está correta e, em seguida, disponibilize os holerites.

Se alguns holerites ainda não estiverem disponíveis no DATEV para uma entidade legal, ou o DATEV recusar o acesso, Factorial ainda importa os holerites para as entidades disponíveis. Você será informado sobre quais entidades estão faltando e por quê.

Importando resultados da folha de pagamento (DATEV Lohnergebnisdatenservice)

Assim que seu consultor tributário fechar o mês contábil no DATEV:

1. Em Factorial, abra o ciclo para o mês que você deseja importar em Compensações.
2. Abra o menu de três pontos (⋮) no canto superior direito, clique em Importar resultados da folha de pagamento. No passo de upload, clique em Importar do DATEV.
3. Um formulário de verificação aparecerá. Basta clicar no botão Iniciar Importação. Somente entidades legais conectadas ao DATEV Lohnergebnisdatenservice são oferecidas. O mês contábil vem da execução da folha de pagamento.

Antes de importar, Factorial verifica se tudo está pronto:

• Uma execução regular da folha de pagamento existe para o mês.
• O mapeamento de tipos de salário pode ser lido.
• Os colaboradores da entidade legal têm números de pessoal DATEV.
• O DATEV tem resultados da folha de pagamento para aquele mês.

Se uma verificação falhar, você verá o motivo imediatamente e nada será importado. Caso contrário, uma última janela de formulário aparecerá mostrando alguns feedbacks sobre o processo: quantos colaboradores estarão envolvidos, se alguns deles estão faltando no processo, se alguma entidade legal foi encontrada como não conectada…

A importação ocorre em segundo plano e você pode fechar a janela. Quando terminar, Factorial enviará uma notificação interna com algumas informações sobre a importação.

Gerenciando conexões

• Mudar os serviços de dados de uma entidade legal: Em Configurações, escolha a entidade legal, marque os serviços de dados que deseja e clique em Reconectar. Você faz login no DATEV novamente.
• Renovar uma conexão expirada ou revogada: Uma conexão expira dois anos após o login no DATEV. Configurações mostra a data em Expira em. Se uma entidade legal mostrar Expirado — precisa ser reconectado ou Precisa ser reconectado — DATEV revogou a conexão, escolha-a em Configurações e faça login no DATEV novamente. Até lá, as importações pulam essa entidade.
• Desconectar entidades legais específicas: Ao desinstalar a integração, escolha Desconectar entidades legais específicas, marque as que você deseja e finalize com Confirmar. A integração permanece instalada.
• Desinstalar a integração: Ao desinstalar, escolha Desinstalar. Cada entidade legal é desconectada do DATEV e os próprios registros da integração, como suas conexões, são excluídos.

Escopo e limitações

Para ambos os serviços de dados:

• Somente entidades legais alemãs.
• Apenas sob demanda. Factorial recupera dados apenas quando você inicia a importação, não em um cronograma.
• Limite de solicitações DATEV: A DATEV limita o número de solicitações por hora. Se o limite for atingido, você será informado quando poderá tentar novamente.
• Os dados mestres vêm do DATEV LAUDS. Altere o número do consultor, números dos clientes, números de pessoal e mapeamento de tipos de salário no DATEV LAUDS.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice:

• Meses contábeis: você pode recuperar qualquer mês de janeiro do ano anterior até o último mês fechado.
• Sempre documentos para toda a empresa. A DATEV retorna os holerites de todos os colaboradores de todas as entidades legais da empresa. Você não pode recuperar os holerites de apenas um colaborador específico.

DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Importações em uma execução de folha de pagamento existente. Factorial não cria a execução da folha de pagamento. Ela deve já existir para o mês.
• Apenas dados para colaboradores com um número de pessoal DATEV. Qualquer colaborador sem um número de pessoal DATEV, ou sem resultados no DATEV para o mês, é pulado.
• Tipos de salário sem mapeamento no DATEV LAUDS não podem ser importados.

Solução de problemas

Para ambos os serviços de dados

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

DATEV Lohnergebnisdatenservice