As permissões definem quem pode ver as despesas, editá-las, marcá-las como pagas, reembolsá-las ou alterar as configurações do módulo Despesas. Configure tudo uma única vez, para que a equipe financeira possa trabalhar sem precisar pedir a um/a admin toda vez e ninguém veja mais do que deveria.

Configure as permissões de Despesas

Visão geral

• As permissões são dadas por meio de grupos de permissões. Cada colaborador/a pertence a um único grupo e recebe todas as permissões desse grupo.
• A Factorial vem com três grupos: Administradores (todas as permissões, não pode ser editado), Grupo padrão (todas as pessoas que não foram movidas para outro grupo; a página dele se chama Colaboradores padrão) e Espaço de boas-vindas. Edite o Grupo padrão ou crie os seus, por exemplo "Equipe financeira" ou "Líderes de equipe".
• As permissões não definem quem aprova uma despesa (isso é o fluxo de aprovação) nem, se sua empresa paga por usuário/a, quem pode criar despesas (isso depende de ser usuário/a de Despesas). Consulte as perguntas frequentes 4 e 5.

Como usar

1. Acesse Configurações > Permissões.
2. Clique em Ver grupo em um grupo (por exemplo, Grupo padrão, que inclui todas as pessoas que não foram movidas para outro grupo) ou crie um com Novo grupo personalizado.
3. Role até a seção Despesas.
4. Marque as permissões de que você precisa. Nas três permissões que têm escopo, marque também a quem elas se aplicam (consulte a pergunta frequente 8).
5. Role até o final e clique em Salvar. Se você sair da página sem salvar, as alterações são descartadas.

Atenção: uma permissão sem escopo (por exemplo, Pode marcar despesas como pagas) também dá Pode visualizar e baixar "Despesas" para toda a empresa. Consulte a pergunta frequente 6.

As permissões de Despesas

Permissões que se aplicam a toda a empresa:

Permissões que você pode limitar a algumas pessoas (pergunta frequente 8): Pode visualizar e baixar "Despesas" (ver a lista de despesas e exportá-la), Pode editar despesas com status pendente e Pode excluir despesas manuais rejeitadas.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Alguém com permissões ainda não consegue criar despesas.
Se sua empresa paga por usuário/a, a pessoa precisa ser usuária de Despesas. Consulte Adicione pessoas ao módulo Despesas.

Um/a líder de equipe vê as despesas de todo mundo, não só as da equipe dele/dela.
Confira as permissões sem escopo do grupo. Ativar uma delas (por exemplo, Pode marcar despesas como pagas) dá Pode visualizar e baixar "Despesas" para toda a empresa.

Não vejo Adicionar novas despesas em nome de outra pessoa nem Pode reembolsar despesas.
Elas dependem do seu plano. Seu/sua account manager pode confirmar.

Alguém não consegue abrir nem clicar em nada em Configurações > Despesas (políticas, fluxo de aprovação, verificações de despesas).
A pessoa precisa de Pode acessar as configurações de despesas.

Uma permissão que eu não marquei foi ativada sozinha.
Algumas permissões precisam de outras para funcionar, então a Factorial as ativa para você. Consulte a pergunta frequente 6.

Minhas alterações de permissões sumiram.
As alterações só são salvas quando você clica em Salvar no final da página; se sair sem salvar, elas são descartadas.

Perguntas frequentes

1. Agora as configurações abrem o ONE. Os/as admins ainda podem alterar as configurações manualmente?
   A maioria, sim: os tipos de despesa, o formulário de despesas, as taxas, os grupos de despesas e a contabilidade continuam sendo alterados manualmente. O fluxo de aprovação e as verificações de despesas só são criados e alterados conversando com o ONE: você revisa o resultado e nada muda até clicar em Salvar. Para os dois, você precisa de Pode acessar as configurações de despesas.
   
2. Um/a colaborador/a pode pertencer a mais de um grupo de permissões?
   Não. Cada colaborador/a pertence a um único grupo. Para mudar as permissões de alguém, mova a pessoa para outro grupo ou edite o grupo dela.
   
3. Onde está a lista de usuários/as de Despesas? Antes ela ficava em Permissões.
   Agora ela fica em Configurações > Assinatura > Usuários de Despesas.
   
4. As permissões definem quem aprova uma despesa?
   Não. Quem aprova uma despesa é definido pelo fluxo de aprovação, e os/as revisores/as sempre podem ver as despesas que precisam revisar. Consulte Configure o fluxo de aprovação.
   
5. As permissões definem quem pode criar despesas?
   Se sua empresa paga por usuário/a, não: isso depende de ser usuário/a de Despesas. Se não paga, é a permissão Pode criar uma despesa. Consulte Adicione pessoas ao módulo Despesas.
   
6. Quais permissões de Despesas ativam outras automaticamente?
   
   • Editar despesas pendentes, excluir as rejeitadas, redefinir o fluxo de aprovação, marcar como pago, Aprovador global e ver a entidade jurídica ativam Pode visualizar e baixar "Despesas". As permissões sem escopo dão essa permissão para toda a empresa; então, se alguém só deve ver as despesas da própria equipe, não dê a essa pessoa nenhuma permissão sem escopo.
   • Adicionar novas despesas em nome de outra pessoa também ativa Pode criar uma despesa e Pode visualizar e baixar "Despesas".
   • Pode reembolsar despesas também ativa Pode marcar despesas como pagas e a permissão da folha de pagamento para criar complementos a partir de despesas.
   • Pode acessar as configurações de despesas também ativa Editar configuração de aprovações.
   • Pode gerenciar cartões ativa as permissões de cartões e contas bancárias de que precisa.
   
   
7. Como configuro um grupo de permissões para a equipe financeira?
   Normalmente, a equipe financeira revisa as despesas de todo mundo, faz os reembolsos e mantém as configurações atualizadas. Acesse Configurações > Permissões e crie um grupo chamado, por exemplo, "Equipe financeira". Em Despesas, ative Pode visualizar e baixar "Despesas" Para toda a empresa e, depois, Pode marcar despesas como pagas, Pode reembolsar despesas (se seu plano incluir) e Pode acessar as configurações de despesas. Adicione as pessoas da equipe financeira ao grupo e salve.
   
8. Quais permissões de Despesas posso limitar a algumas pessoas (escopo) e a quem?
   Três permissões podem ser limitadas. Você escolhe Para si mesmo/a, Para subordinados diretos e indiretos, Para pessoas das equipes que lidera, Para pessoas da sua entidade jurídica ou Para toda a empresa:

   Permissão	O que permite fazer
   Pode visualizar e baixar "Despesas"	Ver a lista de despesas e exportá-la.
   Pode editar despesas com status pendente	Alterar uma despesa enquanto ela aguarda aprovação. A despesa continua pendente e a aprovação não é reiniciada.
   Pode excluir despesas manuais rejeitadas	Excluir despesas rejeitadas que não foram pagas com cartão.

   Todas as outras permissões de Despesas se aplicam a toda a empresa.
   
9. Como impeço que os/as colaboradores/as vejam as despesas uns/umas dos/das outros/as?
   Acesse Configurações > Permissões e abra o grupo ao qual eles/elas pertencem (para todo mundo, o Grupo padrão). Em Despesas, defina Pode visualizar e baixar "Despesas" como Para si mesmo/a ou desmarque essa permissão. Confira também se o grupo não tem nenhuma permissão sem escopo ativada (por exemplo, Pode marcar despesas como pagas), porque essas permissões a dão para toda a empresa. Clique em Salvar.
   
10. Alguém tem a permissão, mas não vê as despesas de outra entidade jurídica. Por quê?
    Confira o escopo de Pode visualizar e baixar "Despesas". Para pessoas da sua entidade jurídica limita a permissão à própria entidade jurídica da pessoa; escolha Para toda a empresa para incluir as outras. Ver a entidade jurídica do colaborador só mostra a qual entidade jurídica cada colaborador/a pertence: não dá acesso às despesas.
    
11. Por que alguém não vê Gastos > Despesas de colaboradores, ou só vê as despesas de alguns/algumas colaboradores/as?
    Essa página mostra as despesas de outras pessoas. É preciso ter Pode visualizar e baixar "Despesas" para subordinados diretos e indiretos, para as equipes que a pessoa lidera ou para toda a empresa, ou ter recebido uma solicitação para revisar uma despesa. Todo mundo vê as próprias despesas em Meus gastos > Despesas. Se a página não aparecer para alguém que deveria vê-la, consulte Descubra por que você não vê Despesas ou o botão Nova despesa.