A maioria dos problemas com despesas vem de alguns hábitos: um recibo que falta, a categoria errada ou uma despesa enviada semanas depois. Aqui você encontra orientações prontas para compartilhar, para que cada função saiba as poucas coisas que importam. A Factorial cuida do resto: ela pode ler os recibos, verificar as despesas de acordo com sua política e encaminhá-las para o/a aprovador/a certo/a.

O que dizer aos/às colaboradores/as

Os/as colaboradores/as querem ser reembolsados/as rápido e não querem que as despesas voltem para eles/elas. Compartilhe estes cinco hábitos:

1. Tire uma foto do recibo na hora de pagar. Tire pelo aplicativo da Factorial ou faça o upload do PDF. A Factorial preenche o valor, a data, o comerciante e os impostos com base nele.
2. Confira o que a Factorial leu e escolha a categoria. A categoria define a contabilidade, então Hotel e Refeições não são a mesma coisa.
   

   

3. Diga para que foi. «Almoço com o cliente Acme, 3 pessoas» é melhor do que «Almoço».
4. Leia a verificação da política antes de enviar. Enquanto a despesa é um rascunho, você verá Pronta para enviar ou Vale revisar antes de enviar, com o motivo. Corrija na hora para que ela não volte.
5. Vai pagar com um cartão Factorial? A despesa é criada para você. Basta adicionar o recibo.

O que dizer aos/às aprovadores/as

1. Aprove dentro do prazo da sua empresa, por exemplo, dois dias úteis. Você pode aprovar pelo aplicativo.
2. Use a recomendação. Cada despesa mostra Aprovação recomendada, Revisão recomendada ou Rejeição recomendada, com o motivo. Dedique seu tempo às que precisam.
3. Solicite alterações em vez de rejeitar quando algo puder ser corrigido, e diga exatamente o que corrigir.
4. Não aprove o que você não entende. Primeiro, faça uma pergunta nos comentários.

O que configurar na equipe financeira ou como admin

Quanto menos escolhas os/as colaboradores/as tiverem que fazer, menos erros acontecem.

1. Mantenha as categorias simples. Desative as que você não usa e adicione algumas subcategorias claras, cada uma com sua conta contábil.
2. Torne obrigatórios os campos importantes em Configurações > Despesas > Formulário de despesas, como o projeto ou os participantes, e oculte o resto.
3. Escreva sua política uma só vez, nas verificações de despesas. Descreva a política para o ONE com palavras simples. Consulte Verifique as despesas de acordo com sua política de despesas.
4. Deixe o fluxo de aprovação encaminhar as despesas. Descreva para o ONE quem aprova o quê e aprove automaticamente o que cumpre a política. Consulte Configure o fluxo de aprovação.
5. Permita que todas as pessoas que fazem gastos criem despesas. Se sua empresa paga por usuário, adicione essas pessoas como usuários/as de Despesas; se não, dê a elas a permissão para criar despesas.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Um/a colaborador/a não consegue criar despesas.
Ele/ela ainda não é usuário/a de Despesas ou não tem a permissão para criar despesas. Um/a admin faz essa configuração. Consulte Adicione pessoas ao módulo Despesas.

As despesas voltam sempre pelo mesmo motivo.
Veja o motivo no resultado da política. Se for sempre a mesma regra, explique-a para a equipe ou ajuste a verificação.

Perguntas frequentes

1. O recibo é sempre obrigatório?
   Depende da sua política. As verificações de despesas predefinidas sinalizam as despesas regulares sem um recibo legível. As despesas sinalizadas podem ser enviadas mesmo assim: quem decide é o/a aprovador/a.
   
2. Os/as colaboradores/as podem enviar uma despesa sinalizada?
   Sim. Os resultados da política nunca impedem o envio nem a aprovação: quem decide é o/a aprovador/a.
   
3. Os/as aprovadores/as precisam saber nossa política de cor?
   Não. As verificações de despesas aplicam a política a cada despesa e mostram ao/à aprovador/a o que revisar.
   
4. Como os/as colaboradores/as podem saber em que ponto está a despesa sem perguntar à equipe financeira?
   Eles/elas podem conferir o status na Factorial: Pendente, Aprovado, Na folha de pagamento, Enviado para ser pago, Pago ou Alterações solicitadas, se algo precisar ser corrigido. Saiba mais em Consulte os status e alertas das despesas.
   
5. Por que os/as aprovadores/as devem aprovar rápido?
   Os/as aprovadores/as mantêm o dinheiro circulando: uma aprovação lenta atrasa todos os reembolsos seguintes. Combinem um prazo, por exemplo, dois dias úteis; os/as aprovadores/as podem aprovar pelo aplicativo.
   
6. Por que a configuração feita pela equipe financeira ou pelos admins é importante?
   Sua configuração define como é fácil fazer as coisas do jeito certo. Com as verificações de despesas, cada despesa é verificada de acordo com a política que você descreve ao ONE.